Surat Jalan: Fungsi, Isi, dan Bedanya dengan Delivery Order

Surat jalan adalah dokumen yang menyertai pengiriman barang dari gudang ke pelanggan, berisi rincian barang, jumlah, dan tujuan pengiriman, yang berfungsi sebagai bukti serah terima fisik antara pengirim dan penerima. Surat jalan berbeda dari faktur karena tidak memuat harga, dan istilahnya sering dipakai bergantian dengan delivery order karena keduanya merujuk pada dokumen yang sama, hanya beda bahasa.

Pengertian Surat Jalan

Surat jalan dibuat oleh penjual atau bagian gudang setiap kali barang dikirim, sebelum atau bersamaan dengan pengiriman fisiknya. Dokumen ini menjadi bukti bahwa barang sudah keluar dari gudang dengan jumlah dan jenis tertentu, dan menjadi acuan penerima untuk mengecek kesesuaian barang yang datang dengan yang dipesan. Karena tidak memuat harga, surat jalan aman dibawa oleh driver atau kurir tanpa membocorkan informasi transaksi ke pihak yang tidak berkepentingan.

Isi Surat Jalan yang Wajib Ada

• Nomor surat jalan yang unik dan berurutan, untuk memudahkan pelacakan.
• Tanggal pengiriman.
• Nama dan alamat pengirim serta penerima barang.
• Referensi dokumen sebelumnya, misalnya nomor sales order (SO) atau nomor pesanan pelanggan.
• Daftar barang lengkap dengan kode, nama, dan jumlah unit yang dikirim, tanpa mencantumkan harga.
• Nama driver dan nomor plat kendaraan pengangkut, untuk pengiriman yang memakai armada sendiri.
• Kolom tanda tangan dan nama jelas penerima sebagai bukti barang sudah diterima.

Beda Surat Jalan dengan Delivery Order dan Faktur

Delivery order dan surat jalan pada praktiknya adalah dokumen yang sama, delivery order hanyalah istilah Inggris yang lebih sering dipakai di perusahaan dengan sistem berbahasa Inggris atau di industri logistik dan ekspor-impor. Bedanya dengan sales order jelas: SO dibuat lebih dulu sebagai catatan pesanan, sedangkan surat jalan dibuat belakangan saat barangnya benar-benar dikirim, dan jumlah di surat jalan bisa saja berbeda dari SO kalau pengiriman dilakukan bertahap.

Bukti Penerimaan dan Tanda Tangan

Kolom tanda tangan di surat jalan adalah bagian paling penting secara hukum dan operasional. Tanda tangan penerima, idealnya disertai nama jelas, stempel perusahaan, dan tanggal terima, menjadi bukti bahwa barang sudah sampai dan diterima sesuai jumlah yang tertulis. Kalau ada kekurangan atau kerusakan barang saat diterima, catatan itu sebaiknya langsung ditulis di surat jalan saat serah terima, bukan disampaikan lewat telepon setelah driver pergi, supaya ada bukti tertulis untuk proses retur atau klaim berikutnya.

Contoh di Bisnis Distribusi

Distributor bahan bangunan menerima pesanan 500 sak semen dari sebuah toko material lewat SO. Karena kapasitas truk terbatas, pengiriman dipecah menjadi dua surat jalan: surat jalan pertama untuk 300 sak yang dikirim hari Senin, dan surat jalan kedua untuk 200 sak sisanya yang dikirim hari Rabu. Kedua surat jalan mereferensikan nomor SO yang sama, sehingga saat toko material menerima faktur penjualan di akhir bulan, jumlah total 500 sak di faktur bisa ditelusuri ke dua surat jalan yang masing-masing sudah ditandatangani penerima.

Kesalahan yang Sering Terjadi

• Mengirim barang tanpa surat jalan sama sekali, sehingga tidak ada bukti tertulis kalau terjadi selisih jumlah atau perselisihan dengan pelanggan.
• Membuat surat jalan manual di kertas terpisah dari sistem, sehingga stok gudang tidak otomatis berkurang dan gampang tidak sinkron dengan catatan penjualan.
• Tidak meminta tanda tangan dan nama jelas penerima, hanya cap stempel, sehingga sulit ditelusuri siapa yang menerima kalau ada sengketa.
• Nomor surat jalan tidak berurutan atau tidak konsisten dengan nomor SO, sehingga sulit direkonsiliasi saat menagih lewat faktur.

Berapa Rangkap Surat Jalan yang Dibutuhkan

Praktik umum di lapangan, surat jalan dibuat tiga rangkap: satu lembar dibawa driver dan ditinggal di tempat pelanggan sebagai bukti terima, satu lembar dibawa kembali oleh driver sebagai arsip pengirim setelah ditandatangani, dan satu lembar lagi disimpan di bagian gudang sebagai catatan barang keluar. Kalau prosesnya sudah lewat sistem, ketiga fungsi ini bisa digantikan satu dokumen digital yang otomatis mengurangi stok saat dicetak dan menyimpan riwayat tanda tangan penerima secara terpisah, tanpa perlu menyalin manual ke tiga lembar kertas berbeda.

Surat jalan yang tercatat rapi dan terhubung otomatis ke sales order, delivery order, dan faktur penjualan memudahkan Anda menelusuri status setiap pengiriman tanpa mengecek kertas satu per satu. Untuk memilih sistem yang bisa mencetak surat jalan sekaligus menerbitkan faktur dari data yang sama, lihat panduan aplikasi faktur penjualan.