Cara Membuat Faktur Penjualan yang Benar

Cara membuat faktur penjualan yang benar adalah mencantumkan nomor urut yang tidak terputus, data lengkap penjual dan pembeli, rincian barang atau jasa dengan harga satuan, syarat pembayaran dan tanggal jatuh tempo, serta PPN jika perusahaan berstatus PKP. Faktur yang lengkap membuat pelanggan korporat bisa langsung memproses pembayaran tanpa bolak balik meminta revisi.

Isi wajib faktur penjualan

Faktur penjualan B2B yang diterima tim keuangan pelanggan korporat biasanya diperiksa terhadap daftar isi minimum sebelum dibayar. Kalau salah satu elemen ini hilang, faktur sering dikembalikan untuk direvisi, yang berarti pembayaran ikut tertunda.

• Nomor faktur dan tanggal penerbitan.
• Nama, alamat, dan NPWP penjual.
• Nama, alamat, dan NPWP atau NIK pembeli.
• Nomor PO atau referensi pesanan pelanggan jika ada, karena banyak perusahaan mewajibkan ini sebelum membayar.
• Rincian barang atau jasa: nama, kuantitas, satuan, harga satuan, dan subtotal per baris.
• Total sebelum pajak, PPN jika berlaku, dan total akhir yang harus dibayar.
• Syarat pembayaran, misalnya net 30 hari, dan tanggal jatuh tempo yang jelas.
• Nomor rekening tujuan pembayaran dan nama bank.

Penomoran faktur

Nomor faktur harus urut dan tidak boleh ada nomor yang meloncat tanpa alasan, karena auditor dan tim keuangan pelanggan sering curiga jika nomor terlihat tidak berurutan. Pola yang umum dipakai adalah kombinasi kode cabang, tahun, bulan, dan nomor urut, misalnya FJ/2026/09/00123 untuk faktur jualan bulan September.

Perlu dibedakan antara nomor faktur internal ini dengan nomor faktur pajak yang diterbitkan lewat Coretax bagi perusahaan PKP. Nomor faktur pajak punya format baku dari DJP dan berbeda dari nomor dokumen internal perusahaan, jadi keduanya sebaiknya dicantumkan terpisah di lembar faktur agar tidak membingungkan pelanggan yang perlu mencocokkan ke sistem pajaknya sendiri.

Jatuh tempo dan syarat pembayaran

Syarat pembayaran seperti net 30 atau net 14 harus dieja jelas menjadi tanggal kalender di faktur, bukan dibiarkan sebagai kode yang harus dihitung sendiri oleh pelanggan. Faktur yang diterbitkan tanggal 5 September dengan syarat net 30 sebaiknya langsung mencantumkan jatuh tempo 5 Oktober, bukan hanya menulis Net 30.

Untuk pelanggan dengan riwayat pembayaran lambat, cantumkan juga informasi denda keterlambatan jika perusahaan menerapkannya, dan pastikan kebijakan ini konsisten dengan perjanjian yang sudah disepakati di awal, bukan dadakan muncul di faktur.

PPN di faktur penjualan

Untuk penjual berstatus PKP, PPN wajib dicantumkan terpisah dari harga barang, bukan digabung menjadi satu angka. Tarif PPN umum sejak 1 Januari 2025 adalah 12 persen, tapi untuk barang dan jasa non mewah dasar pengenaan pajaknya memakai nilai lain 11/12 dari harga jual sesuai PMK 131/2024, sehingga beban PPN yang tampak di faktur setara 11 persen dari harga.

Sebagai contoh, penjualan barang senilai Rp 20.000.000 sebelum pajak akan menghasilkan DPP nilai lain sebesar Rp 18.333.333, PPN sebesar Rp 2.200.000, sehingga total tagihan menjadi Rp 22.200.000. Angka DPP dan PPN ini harus muncul jelas di faktur, bukan hanya total akhirnya saja, karena pelanggan korporat butuh rinciannya untuk mengkreditkan PPN masukan mereka sendiri.

Jika penjual belum PKP, faktur cukup mencantumkan harga tanpa PPN, tapi sebaiknya ditulis eksplisit bahwa harga belum termasuk pajak apapun, supaya tidak menimbulkan pertanyaan dari tim keuangan pelanggan yang terbiasa menerima faktur dengan PPN.

Contoh di bisnis distribusi

Distributor alat tulis kantor yang mengirim barang ke sebuah perusahaan biasanya diminta mencantumkan nomor PO pelanggan di faktur, karena tim procurement pelanggan mencocokkan faktur dengan PO dan bukti terima barang sebelum memproses pembayaran, proses yang dikenal sebagai three way matching.

Jika distributor mengirim barang dalam beberapa tahap untuk satu PO besar, setiap faktur untuk pengiriman sebagian sebaiknya mencantumkan sisa kuantitas yang belum dikirim, agar pelanggan tahu faktur ini bukan untuk seluruh PO melainkan hanya sebagian barang yang sudah diterima.

Format cetak dan pengiriman faktur

Selain isi datanya, tampilan faktur juga memengaruhi kesan profesional di mata pelanggan korporat. Faktur sebaiknya memakai kop resmi perusahaan, logo yang jelas, dan tata letak yang memisahkan bagian header, rincian barang, dan ringkasan total secara rapi, sehingga staf keuangan pelanggan tidak perlu mencari cari angka yang mereka butuhkan.

Cara pengiriman faktur juga sebaiknya konsisten, misalnya selalu lewat email ke alamat khusus finance pelanggan dengan format PDF, bukan foto atau tangkapan layar yang sulit dibaca dan gampang terpotong. Beberapa perusahaan besar bahkan mensyaratkan faktur diunggah ke portal vendor mereka sendiri, jadi tim penjualan perlu tahu preferensi setiap pelanggan besar agar pembayaran tidak tertunda hanya karena format pengiriman yang salah.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menggabungkan harga dan PPN menjadi satu angka tanpa rincian, sehingga pelanggan PKP kesulitan mengkreditkan PPN masukan.
• Lupa mencantumkan nomor PO pelanggan, sehingga faktur ditolak oleh tim procurement yang menerapkan three way matching.
• Menulis syarat pembayaran sebagai kode saja tanpa tanggal jatuh tempo yang jelas.
• Nomor faktur meloncat atau berulang karena tidak ada kontrol penomoran otomatis di sistem.
• Tidak membedakan nomor faktur internal dengan nomor faktur pajak dari Coretax, sehingga pelanggan bingung saat mencocokkan dokumen.
• Salah mengira faktur, nota, dan kwitansi adalah dokumen yang sama, padahal fungsi hukum dan akuntansinya berbeda.

Langkah berikutnya

Faktur penjualan yang rapi mempercepat pembayaran karena tim keuangan pelanggan tidak perlu bolak balik minta klarifikasi. Sparta menomori faktur secara otomatis dan berurutan, menghitung PPN sesuai aturan DPP nilai lain, dan menautkan setiap faktur ke pesanan penjualan dan surat jalan aslinya sehingga rincian pengiriman sebagian tetap konsisten. Pelajari juga perbedaan nota, faktur, dan kwitansi, cara menangani pengiriman sebagian, dan pilihan aplikasi faktur penjualan yang sesuai untuk bisnis Anda.

Faktur yang lengkap sejak baris pertama akan dibayar lebih cepat daripada faktur yang harus direvisi tiga kali karena kekurangan data.