Delivery Order: Pengertian dan Alur Penggunaannya

Delivery order adalah dokumen perintah pengiriman barang yang diterbitkan oleh penjual kepada bagian gudang atau logistik untuk melepaskan stok kepada pembeli. Dokumen ini berfungsi sebagai instruksi resmi agar staf gudang menyiapkan barang sesuai spesifikasi dan jumlah yang diminta. Dalam manajemen rantai pasok, delivery order menjadi jembatan krusial antara pesanan penjualan yang masuk dengan proses fisik pengeluaran barang dari inventaris perusahaan.

Penggunaan dokumen ini sangat vital untuk menjaga akurasi stok dan memastikan bahwa barang yang keluar sudah melalui validasi administrasi. Tanpa sistem yang jelas, risiko pengiriman barang yang salah atau selisih stok di akhir bulan akan meningkat. Untuk mengelola siklus ini dengan rapi, banyak perusahaan menggunakan aplikasi faktur penjualan yang terintegrasi dengan modul gudang.

Pengertian Delivery Order dan Fungsinya

Secara teknis, delivery order atau DO adalah surat perintah yang diberikan oleh pemilik barang kepada pengelola gudang untuk menyerahkan barang kepada pembawa surat atau pihak yang namanya tercantum dalam dokumen tersebut. Di perusahaan distribusi, DO sering kali dianggap sebagai lampu hijau bagi tim operasional untuk mulai bekerja.

Fungsi utama delivery order meliputi:

• Otoritas Pengeluaran Barang: Menjadi dasar hukum bagi staf gudang bahwa pengeluaran stok tersebut sah dan telah disetujui oleh bagian penjualan atau keuangan.
• Instruksi Pengemasan: Memberikan rincian barang apa saja yang harus diambil (picking) dan dikemas (packing) sebelum dikirim.
• Alat Kontrol Stok: Memastikan jumlah fisik barang yang keluar tercatat dalam sistem sehingga saldo stok tetap akurat.
• Acuan Pembuatan Surat Jalan: Data dalam DO digunakan sebagai dasar untuk mencetak surat jalan yang akan dibawa oleh sopir.

Alur Penggunaan Delivery Order dalam Bisnis

Alur penggunaan DO bisa berbeda tergantung skala bisnis, namun secara umum mengikuti pola yang sistematis untuk mencegah kebocoran stok. Berikut adalah tahapan standarnya:

1. 1Penerimaan Pesanan: Pelanggan mengirimkan Purchase Order (PO) atau memesan langsung. Admin penjualan membuat Sales Order (SO) di sistem.
2. 2Pengecekan Kredit dan Stok: Bagian keuangan memvalidasi batas kredit pelanggan, sementara sistem mengecek ketersediaan barang.
3. 3Penerbitan Delivery Order: Setelah SO disetujui, admin menerbitkan DO. Pada tahap ini, stok di gudang biasanya berstatus teralokasi atau dipesan, sehingga tidak bisa dijual ke pelanggan lain.
4. 4Proses Gudang: Staf gudang menerima DO, melakukan pengambilan barang, dan melakukan pengecekan kualitas.
5. 5Penerbitan Surat Jalan: Setelah barang siap, sistem akan mengubah status DO menjadi Surat Jalan untuk keperluan pengiriman fisik.
6. 6Pengiriman dan Penagihan: Barang dikirim ke pelanggan. Setelah surat jalan kembali dengan tanda tangan penerima, admin akan menerbitkan faktur atau invoice.

Perbedaan Delivery Order dan Surat Jalan

Banyak orang sering tertukar antara DO dan surat jalan karena keduanya sering dicetak pada waktu yang berdekatan. Namun, secara fungsional, keduanya memiliki tujuan yang berbeda. Anda bisa membaca detail lebih lanjut mengenai Surat Jalan: Fungsi, Isi, dan Bedanya dengan Delivery Order untuk pemahaman mendalam.

Contoh Komponen dalam Delivery Order

Sebuah delivery order yang baik harus mengandung informasi yang lengkap agar tidak terjadi salah ambil barang di gudang. Berikut adalah komponen yang wajib ada:

• Nomor Dokumen: Kode unik untuk pelacakan audit.
• Tanggal Terbit: Tanggal saat perintah pengeluaran barang dibuat.
• Referensi Sales Order: Nomor pesanan yang menjadi dasar DO tersebut.
• Data Pelanggan: Nama dan alamat tujuan pengiriman.
• Rincian Barang: Kode barang (SKU), nama barang, dan jumlah (kuantitas).
• Keterangan Gudang: Lokasi rak atau instruksi khusus penanganan barang (misal: barang pecah belah).
• Kolom Otorisasi: Tanda tangan pihak yang mengeluarkan dan yang menyiapkan barang.

Penerapan Delivery Order di Bisnis Distribusi

Dalam bisnis distribusi skala besar, satu pesanan penjualan sering kali tidak bisa dikirim sekaligus. Di sinilah peran DO menjadi sangat krusial sebagai alat kontrol pengiriman parsial.

Contoh Kasus: Toko Bangunan Jaya memesan 1.000 sak semen. Karena keterbatasan armada, gudang hanya bisa mengirim 500 sak hari ini. Admin akan menerbitkan DO pertama sejumlah 500 sak. Sisa 500 sak lainnya akan tetap menggantung di sistem sebagai pesanan yang belum terpenuhi (backorder). Besoknya, saat armada tersedia, admin menerbitkan DO kedua untuk sisa 500 sak tersebut.

Dengan cara ini, perusahaan dapat melacak dengan tepat berapa banyak barang yang sudah keluar dan berapa yang masih menjadi utang pengiriman kepada pelanggan. Hal ini juga membantu dalam pencatatan akuntansi terkait pengakuan pendapatan. Untuk memahami dokumen lain yang berkaitan dengan transaksi ini, Anda bisa melihat panduan Nota, Faktur, Invoice, dan Kwitansi: Apa Bedanya.

Kesalahan Umum dalam Mengelola Delivery Order

Meskipun terlihat sederhana, kesalahan dalam pengelolaan DO dapat menyebabkan kerugian finansial dan penurunan kepercayaan pelanggan. Beberapa kesalahan yang sering terjadi antara lain:

• DO Tanpa Validasi Stok: Menerbitkan DO untuk barang yang sebenarnya tidak ada di gudang, sehingga pengiriman tertunda dan pelanggan kecewa.
• Duplikasi Nomor DO: Menggunakan nomor yang sama untuk pengiriman berbeda, sehingga membingungkan proses audit stok.
• Data Tidak Sinkron: Informasi barang di DO berbeda dengan apa yang tercantum di Sales Order karena perubahan manual yang tidak tercatat.
• Akses Tidak Terbatas: Siapa saja bisa mencetak DO tanpa persetujuan (approval), yang berisiko pada penggelapan barang oleh oknum internal.

Efisiensi Pengiriman dengan Sparta

Sparta membantu bisnis dagang mengotomatiskan alur pengiriman mulai dari pesanan hingga barang keluar. Sebagai ERP web, Sparta memungkinkan admin penjualan menerbitkan delivery order yang langsung terhubung dengan stok multi-gudang. Jika fitur pencegahan stok negatif aktif, sistem akan menolak penerbitan DO jika stok fisik tidak mencukupi, sehingga memastikan janji kepada pelanggan selalu realistis.

Selain itu, agen AI Tanya Sparta dapat membantu kepala gudang memantau DO mana saja yang belum diproses atau melihat tren pengiriman tercepat. Meskipun Sparta saat ini belum memiliki integrasi marketplace atau aplikasi native, kemampuannya dalam mengelola aturan posting dan audit log memberikan keamanan ekstra bagi pemilik bisnis dalam mengawasi setiap barang yang keluar.

Langkah Praktis Mengatur Alur Pengiriman

Untuk memastikan alur delivery order Anda berjalan lancar, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

1. 1Tetapkan SOP bahwa gudang dilarang mengeluarkan barang tanpa dokumen DO resmi yang sudah divalidasi bagian keuangan.
2. 2Gunakan sistem penomoran otomatis untuk menghindari duplikasi dan memudahkan pelacakan.
3. 3Lakukan rekonsiliasi harian antara jumlah DO yang diterbitkan dengan surat jalan yang kembali dari lapangan.
4. 4Pastikan setiap perubahan jumlah barang di tahap pengiriman segera diperbarui di sistem agar tagihan (invoice) yang terbit nantinya akurat.
5. 5Manfaatkan teknologi cloud agar tim penjualan di lapangan dan tim gudang melihat data stok yang sama secara real-time.