Sales Order Adalah: Fungsi dan Alurnya

Sales order adalah dokumen internal yang dibuat perusahaan untuk mengonfirmasi pesanan pelanggan sebelum barang dikirim atau jasa dikerjakan, memuat barang, jumlah, harga, dan tanggal kirim yang disepakati. Sales order menjadi rujukan bagi gudang untuk menyiapkan barang dan bagi keuangan untuk memastikan syarat pembayaran sudah jelas sebelum surat jalan dan faktur diterbitkan.

Pengertian sales order

Sales order (SO) berbeda dari penawaran (quotation) yang sifatnya masih tawaran harga, dan berbeda dari purchase order (PO) yang dibuat oleh pembeli. Sales order dibuat oleh penjual setelah pelanggan setuju dengan penawaran atau mengirim PO mereka sendiri, sebagai bentuk komitmen internal bahwa pesanan tersebut akan diproses. Di banyak bisnis, sales order menjadi dokumen pemicu (trigger) yang mengunci harga dan stok yang dijanjikan ke pelanggan tertentu.

Fungsi sales order

• Mengunci kesepakatan harga, jumlah, dan syarat pengiriman sebelum barang benar-benar disiapkan, sehingga tidak ada perbedaan antara yang dijanjikan sales dan yang dikirim gudang.
• Menjadi dasar bagi gudang untuk melakukan alokasi atau reservasi stok, supaya barang yang sudah dipesan pelanggan tidak terjual ke pelanggan lain lebih dulu.
• Menjadi acuan keuangan untuk mengecek limit kredit pelanggan sebelum pengiriman, terutama untuk pelanggan yang membeli dengan tempo.
• Menjadi rujukan saat terjadi selisih antara apa yang dikirim dan apa yang disepakati, karena sales order tercatat sebelum barang keluar gudang.

Alur sales order ke surat jalan dan faktur

Urutan dokumen standar dalam siklus penjualan adalah penawaran, lalu sales order, lalu surat jalan atau delivery order saat barang dikirim, dan diakhiri faktur penjualan saat penagihan diterbitkan. Setiap tahap menyalin data dari tahap sebelumnya sehingga jumlah dan harga tetap konsisten dari pesanan sampai tagihan, dan setiap dokumen bisa saling ditelusuri kalau ada pertanyaan pelanggan.

1. 1Pelanggan menyetujui penawaran atau mengirim PO mereka sendiri.
2. 2Tim penjualan membuat sales order berdasarkan kesepakatan tersebut.
3. 3Gudang menyiapkan barang sesuai sales order dan menerbitkan surat jalan saat pengiriman.
4. 4Keuangan menerbitkan faktur penjualan berdasarkan surat jalan yang sudah dikonfirmasi diterima pelanggan.
5. 5Sales order ditutup (closed) setelah seluruh jumlah pesanan terkirim dan tertagih.

Contoh sales order

Contoh sederhana: toko bahan bangunan menerima pesanan dari kontraktor untuk 500 sak semen dengan harga Rp 62.000 per sak, dikirim bertahap dalam tiga kali pengiriman selama dua minggu. Sales order mencatat total 500 sak dengan harga yang dikunci di Rp 62.000, meski harga pasar semen naik di minggu kedua. Setiap pengiriman parsial (misalnya 200 sak di pengiriman pertama) menghasilkan surat jalan dan faktur terpisah, tapi semuanya merujuk ke satu sales order yang sama sampai total 500 sak selesai terkirim.

Contoh di bisnis distribusi

Distributor dengan banyak salesman lapangan sangat bergantung pada sales order untuk menghindari janji ganda. Tanpa sales order yang tercatat di sistem, dua salesman bisa sama-sama menjanjikan stok terakhir suatu barang ke dua pelanggan berbeda, dan baru ketahuan saat gudang mau mengirim. Dengan sales order yang mengalokasikan stok begitu dibuat, gudang bisa langsung melihat barang mana yang sudah 'terkunci' untuk pelanggan tertentu meski secara fisik masih ada di rak.

Kesalahan yang sering terjadi

• Melewati sales order dan langsung membuat surat jalan dari penawaran, sehingga tidak ada jejak konfirmasi resmi kalau pelanggan komplain jumlah atau harga.
• Tidak mengubah sales order saat pelanggan merevisi jumlah pesanan, sehingga surat jalan dan faktur belakangan tidak sinkron dengan dokumen aslinya.
• Membiarkan sales order tetap 'open' meski seluruh barangnya sudah terkirim dan tertagih, yang membuat laporan pesanan belum terpenuhi jadi tidak akurat.
• Tidak mengecek limit kredit pelanggan saat sales order dibuat, sehingga masalah piutang macet baru terdeteksi setelah barang sudah dikirim.

Sales order dalam software penjualan

Pada software seperti Sparta, sales order terhubung langsung dengan surat jalan, faktur, dan piutang, sehingga jumlah dan harga otomatis konsisten sampai penagihan tanpa harus ditulis ulang di setiap dokumen, dan status pesanan (belum, sebagian, atau sudah terkirim) terlihat langsung dari satu tampilan. Untuk perbandingan sales order dengan dokumen pembelian yang setara di sisi pembeli, baca juga aplikasi faktur penjualan, dan untuk daftar software yang khusus menangani sales order bagi distributor, lihat aplikasi sales order terbaik. Kalau Anda ingin membandingkan langsung dokumen ini dengan dokumen pembelian dari sisi pembeli, baca sales order vs purchase order.

Untuk bisnis jasa yang tidak mengirim barang fisik, istilah sales order kadang diganti dengan work order atau job order, tapi fungsinya sama: mengunci kesepakatan sebelum pekerjaan dimulai. Prinsip intinya tetap berlaku, yaitu ada dokumen yang mengonfirmasi apa yang disepakati sebelum sumber daya (barang atau waktu tim) dialokasikan untuk memenuhinya.