Aging Schedule Piutang: Cara Membuat dan Membacanya

Aging schedule piutang adalah laporan yang mengelompokkan saldo piutang pelanggan berdasarkan lama waktu sejak jatuh tempo, biasanya dalam rentang 0-30, 31-60, 61-90, dan di atas 90 hari. Laporan ini membantu tim keuangan memprioritaskan penagihan pada piutang yang paling berisiko macet.

Pengertian aging

Aging piutang menghitung selisih hari antara tanggal laporan dan tanggal jatuh tempo tiap faktur yang belum lunas. Faktur yang belum jatuh tempo biasanya ditampilkan terpisah sebagai 'belum jatuh tempo', sementara faktur yang sudah lewat jatuh tempo dikelompokkan ke rentang umur keterlambatan.

Kelompok umur

Rentang kelompok umur yang umum dipakai distributor dan perusahaan dagang Indonesia adalah 0-30 hari, 31-60 hari, 61-90 hari, dan lebih dari 90 hari lewat jatuh tempo. Beberapa perusahaan menambah kelompok 'belum jatuh tempo' sebagai baris pertama sebelum kelompok yang sudah telat.

Cara membuat aging schedule piutang langkah demi langkah

1. 1Kumpulkan daftar seluruh faktur penjualan yang belum lunas, lengkap dengan tanggal faktur, tanggal jatuh tempo, dan sisa saldo tiap faktur, bukan hanya total per pelanggan.
2. 2Tentukan tanggal acuan laporan, biasanya tanggal hari ini atau akhir minggu, untuk menghitung selisih hari terhadap tanggal jatuh tempo tiap faktur.
3. 3Hitung selisih hari untuk tiap faktur: jika tanggal acuan lebih besar dari tanggal jatuh tempo, faktur itu sudah lewat tempo sejumlah selisih harinya; jika lebih kecil, faktur masuk kelompok belum jatuh tempo.
4. 4Kelompokkan tiap faktur ke rentang umur yang sudah ditetapkan, misalnya 0-30, 31-60, 61-90, dan lebih dari 90 hari lewat tempo.
5. 5Jumlahkan saldo per kelompok umur dan per pelanggan, lalu urutkan pelanggan dari saldo terbesar di kelompok paling berisiko ke saldo terkecil.
6. 6Bagikan laporan ke tim penagihan dengan catatan tindakan yang disarankan untuk tiap kelompok, bukan sekadar angka tanpa konteks.

Membaca laporan

Membaca aging schedule piutang bukan hanya melihat total saldo, tetapi melihat komposisinya. Total piutang Rp 500.000.000 dengan 90 persen berada di kelompok 0-30 hari jauh lebih sehat dibanding total piutang Rp 300.000.000 dengan 40 persen sudah lewat 90 hari. Tren dari bulan ke bulan juga penting, kalau porsi kelompok lewat tempo terus membesar, itu tanda kebijakan kredit perlu ditinjau ulang.

Tindakan per kelompok

1. 1Kelompok belum jatuh tempo: kirim pengingat ramah beberapa hari sebelum jatuh tempo, terutama untuk faktur bernilai besar.
2. 2Kelompok 0-30 hari: kirim pesan penagihan pertama dan pastikan pelanggan menerima faktur serta detail rekening dengan benar.
3. 3Kelompok 31-60 hari: hubungi langsung via telepon, cari tahu apakah ada kendala, dan tawarkan opsi cicilan jika perlu.
4. 4Kelompok 61-90 hari: libatkan atasan atau bagian kredit, evaluasi apakah limit kredit pelanggan tersebut perlu dibekukan sementara.
5. 5Kelompok di atas 90 hari: pertimbangkan membentuk cadangan kerugian piutang, dan evaluasi opsi jalur hukum atau pihak ketiga penagihan jika nilainya signifikan.

Contoh di bisnis distribusi

Distributor makanan ringan dengan 60 pelanggan toko dan minimarket menyusun aging schedule setiap Jumat. Bulan ini total piutang tercatat Rp 620.000.000, dengan rincian Rp 410.000.000 belum jatuh tempo, Rp 140.000.000 di kelompok 0-30 hari, Rp 50.000.000 di kelompok 31-60 hari, dan Rp 20.000.000 di kelompok 61-90 hari. Karena kelompok 31-60 dan 61-90 hari menyumbang sekitar 11 persen dari total piutang, tim penagihan memprioritaskan menelepon delapan pelanggan yang masuk dua kelompok itu, alih-alih menyebar perhatian ke semua 60 pelanggan sekaligus.

Pendekatan bertahap dan sopan saat menghubungi pelanggan ini dibahas lebih rinci di cara menagih piutang.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menyusun aging schedule per bulan padahal siklus penjualannya cepat, sehingga tindakan penagihan selalu terlambat satu langkah.
• Hanya melihat total piutang tanpa memecahnya per pelanggan, sehingga satu pelanggan bermasalah tersembunyi di antara banyak pelanggan yang lancar.
• Tidak mengaitkan hasil aging dengan limit kredit pelanggan, sehingga pelanggan yang sering telat tetap diberi order baru dengan termin yang sama.
• Mengandalkan Excel manual yang gampang salah rumus tanggal, padahal aplikasi faktur penjualan modern menghitung umur piutang otomatis dari tanggal jatuh tempo tiap faktur.

Menghubungkan aging schedule dengan limit kredit pelanggan

Aging schedule paling berguna kalau hasilnya langsung memengaruhi keputusan kredit, bukan hanya jadi laporan yang dibaca lalu disimpan. Pelanggan yang konsisten membayar sebelum atau tepat jatuh tempo layak dipertimbangkan untuk kenaikan limit kredit atau termin yang lebih panjang. Sebaliknya, pelanggan yang berulang kali masuk kelompok 31-60 hari atau lebih parah, sebaiknya limit kreditnya ditinjau ulang, bahkan dikunci sementara sampai saldo lama diselesaikan, sebelum diberi order baru dengan termin kredit.

Praktik ini butuh disiplin, karena secara jangka pendek menahan order baru terasa merugikan omzet. Tapi membiarkan pelanggan bermasalah terus berutang lebih banyak biasanya memperbesar kerugian saat piutang itu akhirnya benar-benar macet. Aturan limit kredit yang jelas dan konsisten dijalankan justru melindungi arus kas jangka panjang, dan detailnya dibahas di panduan limit kredit pelanggan.

Sebagai patokan kasar, banyak distributor menetapkan aturan sederhana: pelanggan dengan saldo di kelompok 61-90 hari otomatis tidak bisa membuat order baru sampai membayar minimal separuh saldo lewat tempo, dan pelanggan dengan saldo di atas 90 hari tidak bisa order sama sekali sampai lunas atau ada kesepakatan cicilan tertulis. Aturan seperti ini paling efektif kalau ditegakkan oleh sistem, bukan mengandalkan ingatan staf sales yang mungkin tidak sadar seorang pelanggan sudah menunggak, apalagi jika sales itu sendiri yang mengejar target omzet dari pelanggan tersebut.

Untuk mengelola limit kredit yang berkaitan erat dengan hasil aging schedule ini, pelajari juga bagaimana mengelola piutang usaha secara menyeluruh, mulai dari pemberian kredit sampai penagihan.