Sales Order dan Delivery Order: Atur Sisa Kiriman

Untuk pemeriksaan yang lebih khusus, baca Majoo Kasir untuk Grosir: Uji Pesanan B2B. Pembahasan tersebut membantu menjawab: Kapan POS grosir cukup dan kapan perlu alur distributor?

Sales order dan delivery order memiliki fungsi berbeda: sales order mencatat pesanan yang disepakati, sedangkan delivery order mengatur pemenuhan atau pengeluaran barang untuk suatu kiriman sesuai alur perusahaan. Satu pesanan dapat dipenuhi lewat beberapa kiriman. Agar janji kepada pelanggan tidak keliru, pantau jumlah dipesan, dibatalkan, benar-benar dikirim, dan masih harus dipenuhi secara terpisah, lengkap dengan tanggal komitmen terbaru.

Sepakati arti dokumen sebelum membahas status

Istilah delivery order dapat dipakai berbeda antarperusahaan. Ada yang menggunakannya sebagai instruksi gudang, ada yang memakainya untuk dokumen pengiriman. Sebelum membuat laporan, tulis arti status di perusahaan Anda: disiapkan, diserahkan ke pengangkut, tiba, atau diterima pelanggan. Status dibuat tidak boleh otomatis dibaca sudah terkirim. Nomor dokumen yang tersedia belum membuktikan barang telah meninggalkan gudang.

Sales order menjadi tempat merujuk kebutuhan pelanggan: barang, spesifikasi, satuan, kuantitas, alamat tujuan, dan ketentuan pengiriman. Dokumen pelaksanaan kiriman menjelaskan bagian mana yang akan atau telah dipenuhi. Bukti serah terima menjelaskan keadaan saat penerima mendapat barang. Pisahkan ketiga fungsi tersebut dalam percakapan harian agar sales tidak menjanjikan pengiriman ulang hanya karena bukti terima belum kembali ke kantor.

Sebagai referensi proses, dokumentasi kebijakan penagihan Odoo membedakan kuantitas dipesan, dikirim, dan ditagihkan, termasuk pemenuhan sebagian. Itu menunjukkan mengapa ketiganya perlu dipantau sendiri-sendiri. Nama tombol serta aturan Odoo bukan petunjuk menu Sparta. Gunakan dokumentasi sebagai pembanding konsep, lalu periksa perilaku aplikasi yang benar-benar dipakai oleh perusahaan Anda.

Contoh pesanan 75 unit dengan dua jadwal

Misalnya pelanggan memesan 75 seal pada awal pekan. Sales mengonfirmasi 45 unit untuk Selasa dan 30 unit untuk Jumat. Harga barang Rp60.000 per unit, sehingga nilai pesanan Rp4.500.000 sebelum unsur lain. Seluruh angka dan kejadian berikut adalah ilustrasi operasional. Harga dipakai untuk memahami ukuran komitmen, bukan menentukan kapan penjualan harus diakui atau bagaimana jurnal dibuat.

Pada Selasa, gudang menyiapkan 45 unit, tetapi pemeriksaan sebelum muat menemukan lima unit salah tipe. Hanya 40 unit yang diberangkatkan dan dicatat dalam bukti kiriman aktual. Sisa kewajiban pengiriman masih 35 unit. Sales perlu menjelaskan perubahan kepada pelanggan: lima unit tertunda dari janji Selasa dan 30 unit tetap dijadwalkan Jumat. Menulis 45 terkirim karena dokumen awal dicetak 45 akan menyembunyikan lima unit yang belum berangkat.

Pada Rabu pelanggan membatalkan 10 unit dari sisa Jumat, dan perusahaan menyetujuinya. Simpan referensi persetujuan serta versi pesanan yang berlaku. Komitmen akhir menjadi 65 unit; setelah kiriman 40 unit, sisa yang harus dipenuhi 25 unit. Riwayat pesanan awal 75 tetap berguna untuk menjelaskan perubahan. Jangan mengurangi jumlah kiriman Selasa menjadi 30 demi memaksa angka akhir cocok, sebab itu mengubah fakta pelaksanaan yang sudah terjadi.

Pisahkan sisa pesanan dari stok yang dapat dijanjikan

Sisa pesanan menjawab berapa yang masih harus dipenuhi untuk pelanggan tersebut. Stok fisik menjawab berapa unit ada di lokasi. Stok yang dapat dijanjikan perlu mempertimbangkan komitmen lain dan kondisi barang. Ketiganya bisa berbeda. Dua sales dapat melihat stok fisik 25 unit dan masing-masing menjanjikan 25 unit kepada pelanggan berbeda jika mereka tidak memakai daftar komitmen bersama.

Sebelum memberi tanggal, minta gudang memeriksa tipe barang serta jumlah yang benar-benar siap. Pisahkan barang yang sedang diperiksa, sudah dipaketkan untuk pelanggan lain, atau masih berada di lokasi lain. Jangan menganggap PO pemasok yang belum diterima sama dengan persediaan siap kirim. Rumus reorder point membantu membahas kebutuhan pengadaan; janji kepada pelanggan tetap memerlukan konfirmasi ketersediaan dan waktu pelaksanaan.

Jika Anda menjanjikan barang dari kiriman pemasok mendatang, sebutkan bahwa tanggalnya masih bergantung pada konfirmasi penerimaan. Tulis pemilik tindak lanjut dan waktu pembaruan berikutnya. Kalimat akan dikirim Jumat tanpa syarat berbeda dari target Jumat setelah penerimaan dikonfirmasi Kamis. Perbedaan ini penting untuk pelanggan yang mengatur teknisi atau produksi berdasarkan kedatangan sparepart Anda.

Gunakan satu daftar komitmen yang bisa ditindaklanjuti

Daftar ini adalah rancangan kerja yang dapat dimulai di lembar bersama. Satu baris mewakili barang dan jadwal yang dapat ditindaklanjuti, bukan hanya total satu pelanggan. Bila ada dua tanggal untuk barang yang sama, pisahkan rincian jadwal agar orang yang mengambil alih pekerjaan tidak harus membaca seluruh percakapan. Tautkan nomor pesanan serta kiriman yang sudah selesai sebagai bukti, bukan menyalin semua isi pesan.

1. 1Saat pesanan dikonfirmasi, cocokkan kode, satuan, alamat bongkar, serta apakah pengiriman sebagian diterima pelanggan.
2. 2Sebelum tanggal janji, gudang menyatakan jumlah siap dan hambatan per barang. Sales mengonfirmasi perubahan yang memengaruhi pelanggan.
3. 3Ketika berangkat, catat jumlah aktual dan rujukan kiriman. Bedakan dokumen yang masih disiapkan dari yang telah terlaksana.
4. 4Sesudah diterima, simpan bukti terima dan kondisi barang. Keluhan atau retur ditangani sebagai kejadian tersendiri.
5. 5Tutup sisa pesanan hanya setelah seluruh jumlah dipenuhi atau ada persetujuan pembatalan atas bagian yang tersisa.

Jangan menghilangkan keluhan ke dalam angka sisa

Anggap satu dari 40 seal kiriman Selasa dinyatakan rusak setelah tiba. Catatan kiriman tetap menjelaskan 40 unit berangkat; bukti penerimaan menjelaskan kondisi yang ditemukan. Penggantian satu unit membutuhkan tindak lanjut tersendiri sesuai kesepakatan. Jika Anda langsung menaikkan sisa pesanan tanpa catatan klaim, staf berikutnya tidak tahu apakah ada kiriman kurang, barang rusak, atau penambahan pembelian pelanggan.

Gunakan contoh surat jalan pengiriman barang untuk menyusun rincian fisik dan bukti terima. Artikel itu membahas bentuk dokumen; daftar komitmen di sini membantu sales serta gudang memutuskan pekerjaan berikutnya. Keduanya bertemu pada identitas pesanan dan jumlah aktual. Tagihan serta penerimaan uang tetap perlu ditelusuri melalui dokumennya sendiri, karena lunas belum tentu berarti semua barang selesai dikirim.

Uji satu pesanan dari konfirmasi sampai selesai

Untuk mencoba alur perusahaan, pilih satu pesanan yang memiliki dua tanggal kirim dan satu perubahan jumlah. Minta sales menjelaskan janji yang masih aktif, lalu minta gudang menghitung sisa tanpa diberi jawaban sales. Bandingkan hasilnya terhadap bukti kiriman dan persetujuan perubahan. Jika berbeda, cari pada tahap mana status disalahartikan. Uji juga kondisi dokumen sudah dicetak tetapi kendaraan batal berangkat agar sisa tidak tertutup terlalu cepat.

Sparta menyediakan pesanan penjualan, surat jalan, faktur penjualan, dan retur penjualan. Bawa skenario tersebut saat meminta akses awal Sparta untuk memeriksa kecocokan alur dengan proses Anda. Anda dapat mencoba gratis dengan data sendiri selama akses awal, dan harga final belum dipublikasikan. Minta demonstrasi hubungan dokumen serta sisa yang Anda harapkan; jangan mengasumsikan jadwal komitmen khusus pada contoh ini merupakan fitur otomatis yang sudah tersedia.