Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang dan Cek Terima
Format surat jalan dengan identitas kiriman, rincian unit, dan bukti terima. Pelajari contoh 14 barang dalam dua koli serta pencatatan satu barang rusak.
Tim Sparta6 menit baca
Contoh surat jalan pengiriman barang perlu memuat identitas pengirim dan penerima, nomor serta tanggal kiriman, rujukan pesanan, rincian barang beserta jumlah dan satuan, serta kolom bukti terima. Jumlah koli harus dibedakan dari unit barang. Gunakan catatan penerimaan untuk menjelaskan barang kurang atau rusak; tanda tangan tanpa rincian kondisi dapat menyulitkan penelusuran saat gudang dan pelanggan melaporkan angka berbeda.
Sebelum dokumen pengiriman dibuat, gunakan picking list pengambilan barang untuk memisahkan instruksi pengambilan dari bukti kirim.
Tentukan fungsi surat jalan sebelum menyalin format
Surat jalan membantu menyertakan rincian barang yang dikirim dan mendokumentasikan serah terimanya. Faktur berfungsi untuk penagihan, sedangkan pesanan mencatat barang yang diminta atau disepakati. Ketiga dokumen bisa saling merujuk, tetapi tidak menggantikan informasi satu sama lain. Nomor faktur saja tidak menjelaskan berapa koli dibawa pengemudi, dan bukti penerimaan barang bukan bukti bahwa tagihannya sudah lunas.
Contoh berikut adalah format operasional yang dapat Anda salin ke Word atau Excel, bukan formulir resmi yang berlaku universal. Sesuaikan dengan kesepakatan pelanggan, kebutuhan ekspedisi, dan jenis barang. Untuk barang dengan persyaratan pengiriman khusus, surat jalan umum ini belum tentu mencukupi. Hindari menganggap satu desain selalu memenuhi seluruh aturan pengangkutan hanya karena judulnya sudah tertulis Surat Jalan.
Isi bagian kepala dengan identitas kiriman yang jelas
Misalnya PT Contoh Niaga mengirim sparepart kepada Toko Contoh Motor. Kedua nama merupakan ilustrasi. Nomor kiriman SJ/2026/0101 merujuk pada pesanan SO/2026/0201. Alamat penerimaan harus merupakan lokasi bongkar yang disepakati, bukan otomatis alamat penagihan di kantor pusat. Simpan juga nama orang atau bagian yang dapat dihubungi ketika lokasi tutup atau tujuan belum jelas.
Nomor surat jalan sebaiknya dapat ditelusuri dan dibedakan dari nomor pesanan. Untuk pengiriman sebagian, satu pesanan dapat memiliki beberapa surat jalan. Saat ada cetak ulang, pertahankan rujukan kiriman yang sama dan tandai sebagai salinan atau cetak ulang menurut prosedur perusahaan. Mencetak lagi tidak berarti mengirim barang kedua kali dan tidak boleh menjadi alasan mengurangi stok lagi tanpa pergerakan baru.
Pisahkan jumlah barang, satuan, dan jumlah koli
Dalam contoh ini, koli pertama berisi 10 filter dan koli kedua berisi empat sabuk penggerak. Jumlah kemasannya dua koli, sementara jumlah barangnya 14 pcs. Jika dokumen hanya menulis jumlah dua tanpa menyebut satuannya, admin penerima dapat mengira ada dua unit barang. Rincian per kode juga penting karena dua jenis filter yang bentuk kemasannya serupa belum tentu dapat saling menggantikan.
Di bawah tabel, tambahkan catatan kemasan: koli 1 berisi FLT-01 sebanyak 10 pcs; koli 2 berisi BLD-02 sebanyak empat pcs. Apabila Anda menggunakan karton sebagai satuan penjualan, jelaskan konversinya, misalnya satu karton berisi 12 botol. Jangan menyamakan satu koli pengiriman dengan satu karton standar tanpa memeriksa isi aktual. Koli adalah pengelompokan kemasan fisik, bukan selalu satuan barang pada faktur.
Harga dapat dipisahkan dari salinan operasional apabila penerima dan pengirim menyepakatinya. Jangan menyebut surat jalan tanpa harga otomatis tidak sah atau selalu wajib menampilkan nilai uang. Fokus contoh ini adalah barang, kuantitas, tujuan, dan bukti serah terima. Nilai penagihan serta syarat pembayaran tetap perlu diperiksa pada dokumen komersial yang memang memuatnya.
Sediakan bukti terima yang mencatat keadaan sebenarnya
Buat ruang untuk nama jelas dan tanda tangan penyerah serta penerima, tanggal dan waktu penerimaan, jumlah yang diperiksa, dan catatan kondisi. Cap dapat menjadi bagian prosedur pihak terkait, tetapi cap saja tidak menjelaskan barang mana yang diterima. Dokumentasi proof of delivery Infor memberi contoh penggunaan delivery note bertanda tangan dan penyesuaian kuantitas. Ini mendukung pentingnya mencatat bukti nyata, bukan menetapkan bentuk hukum tunggal untuk semua bisnis.
Misalnya semua 14 pcs tiba, tetapi satu dari 10 filter mengalami kerusakan kemasan yang perlu ditinjau. Catatan dapat berbunyi: diterima fisik FLT-01 sebanyak 10 pcs, sembilan baik dan satu ditahan untuk pemeriksaan; BLD-02 sebanyak empat pcs baik. Total fisik tetap 14 pcs, sementara barang yang langsung dinyatakan baik berjumlah 13 pcs. Jangan menulis kurang satu bila masalahnya adalah kondisi, bukan kehilangan unit.
Catatan tersebut belum otomatis menetapkan retur, pengurangan tagihan, atau persetujuan klaim. Tentukan tindak lanjut menurut hasil pemeriksaan dan kesepakatan. Simpan foto jika relevan, identitas barang yang terdampak, dan orang yang harus mengonfirmasi. Barang yang ditahan perlu memiliki lokasi serta status yang jelas agar tidak ikut dijual sebagai stok bebas sebelum masalahnya selesai.
Gunakan daftar cek sebelum kendaraan berangkat
- Cocokkan penerima dan alamat bongkar dengan pesanan terbaru. Konfirmasi bila lokasi penerimaan berbeda dari alamat penagihan.
- Periksa kode, tipe, kuantitas, dan satuan pada dokumen terhadap hasil penyiapan gudang.
- Hitung koli secara terpisah dan tulis isi atau rujukan daftar kemasan bila diperlukan.
- Periksa apakah ini pengiriman penuh atau sebagian. Jangan menyalin seluruh jumlah pesanan ke kiriman pertama.
- Pastikan pengangkut membawa dokumen yang diperlukan dan mengetahui siapa yang dapat dihubungi di tujuan.
- Tetapkan bagaimana bukti terima kembali ke admin, siapa yang memeriksanya, dan bagaimana selisih ditindaklanjuti.
Sebagai contoh pengiriman sebagian, pesanan meminta 20 filter, tetapi baru 10 yang dikirim. Surat jalan pertama mencatat 10, bukan 20. Daftar pesanan tersisa juga perlu menunjukkan 10 agar bagian penjualan tidak menyebut seluruhnya sudah selesai. Materi penerimaan barang SAP menekankan kuantitas aktual untuk penerimaan sebagian. Gunakan prinsip ketelitian yang sama pada kedua sisi kiriman.
Cocokkan surat jalan dengan stok dan faktur
Setelah bukti terima kembali, periksa nomor pesanan, nomor surat jalan, kode barang, kuantitas dikirim, hasil penerimaan, dan rujukan faktur. Dokumen fisik yang benar masih bisa berbeda dengan catatan sistem jika admin memakai gudang yang salah atau memasukkan satuan berbeda. Panduan pengelolaan stok beberapa gudang menjelaskan mengapa asal barang dan pergerakannya perlu dicatat secara konsisten.
Tentukan dokumen mana yang benar-benar menggerakkan stok dalam aplikasi Anda. Beberapa alur membukukannya saat pengiriman, sedangkan alur lain menggunakan dokumen terkait. Jangan mengurangi stok manual lagi hanya karena surat jalan dicetak atau ditandatangani. Jika ada koreksi atau retur, hubungkan ke kiriman asal dan simpan riwayat; mengganti PDF tanpa menilai pencatatan sistem dapat membuat fisik, stok, dan tagihan saling berbeda.
Coba format dengan satu kiriman nyata
Salin tiga bagian contoh di atas: kepala dokumen, tabel barang, dan bukti terima. Uji pada satu pengiriman sebagian atau satu kiriman dengan beberapa jenis barang, lalu minta admin dan gudang menjelaskan angka yang sama tanpa bantuan pembuatnya. Lihat juga panduan aplikasi faktur penjualan. Minta akses awal Sparta untuk mencoba hubungan pesanan, surat jalan, faktur, dan stok dengan data contoh perusahaan Anda sendiri.
Dokumen kiriman juga perlu dihubungkan dengan sisa komitmen sales order dan delivery order. Setelah kendaraan berangkat, gunakan daftar kendali bukti terima kembali untuk memisahkan kiriman selesai dari bukti yang belum diterima admin.
