Purchase Requisition: Contoh Permintaan Internal

Purchase requisition adalah dokumen permintaan pembelian internal untuk menjelaskan barang atau jasa yang dibutuhkan, alasan, jumlah, dan waktu pemakaian sebelum pesanan dikirim kepada pemasok. PR membantu pemeriksa memutuskan apakah kebutuhan perlu dibeli, dipenuhi dari stok, atau diklarifikasi. Bedakan permintaan tersebut dari purchase order: persetujuan kebutuhan internal belum berarti pemasok sudah menerima pesanan atau barang pasti akan datang.

Untuk pemeriksaan lanjutan, baca Mekari Jurnal Approval: Uji Alur Pembelian.

Letakkan PR sebelum komitmen ke pemasok

Dokumentasi purchase requisition Microsoft menjelaskan PR sebagai dokumen internal untuk mengotorisasi bagian pembelian membeli barang atau jasa. PO merupakan dokumen eksternal yang dikirim kepada vendor. Dalam sistem yang dijelaskan Microsoft, PR yang disetujui dapat dipakai menghasilkan PO dan melalui status peninjauan. Penjelasan itu menjadi rujukan istilah, bukan klaim bahwa Sparta mempunyai modul PR atau alur persetujuan yang sama.

Di perusahaan kecil, permintaan sering dimulai melalui pesan singkat. Pesan tersebut dapat menjadi bahan awal, tetapi purchasing tetap membutuhkan spesifikasi dan batas waktu yang dapat diperiksa. Permintaan beli selang untuk bengkel belum menjawab ukuran, tekanan kerja, panjang, atau jumlah. Tugas PR adalah mengubah kebutuhan kabur menjadi permintaan yang cukup jelas untuk dinilai sebelum staf meminta penawaran atau menghubungi pemasok.

Gunakan perbedaan purchase order dan invoice untuk tahap setelah kebutuhan disetujui. Artikel tersebut membahas pesanan, penerimaan, dan tagihan. PR menjawab pertanyaan lebih awal: kebutuhan siapa, seberapa mendesak, dan berapa bagian yang masih perlu dipenuhi setelah sumber internal diperiksa. Memisahkan tahap ini membantu mencegah dua permintaan berbeda berubah menjadi dua pembelian untuk kebutuhan yang sama.

Formulir yang dapat diperiksa tanpa menebak

Formulir tidak harus panjang. Setiap kolom sebaiknya membantu keputusan. Nomor dan tanggal permintaan mengikat percakapan ke satu identitas. Nama pemohon serta bagian memudahkan klarifikasi. Tanggal dibutuhkan menjelaskan kapan barang harus siap dipakai, bukan sekadar kapan seseorang mengirim pesan. Lampirkan spesifikasi atau foto dengan penjelasan; jangan mengandalkan foto barang tanpa ukuran dan satuan.

• Identitas: nomor PR, tanggal, pemohon, bagian, serta penanggung jawab klarifikasi.
• Kebutuhan: nama dan spesifikasi barang atau jasa, satuan, jumlah, tujuan penggunaan, dan tanggal dibutuhkan.
• Pemeriksaan sumber: stok layak pakai, jumlah sudah dialokasikan, pesanan masuk yang relevan, serta PR lain yang mungkin sama.
• Perkiraan: dasar estimasi biaya, tanggal referensi penawaran, dan apakah angka masih perlu diperbarui.
• Keputusan: disetujui seluruhnya, sebagian, dikembalikan untuk klarifikasi, atau ditolak dengan alasan dan pemeriksa.

Harga perkiraan dalam PR bukan otomatis harga yang telah disetujui pemasok. Bila pemohon melampirkan penawaran lama, tulis tanggal dan batas berlakunya. Purchasing dapat meminta penawaran baru setelah kebutuhan cukup jelas. Usulan merek juga perlu disertai spesifikasi minimal atau alasan jika pengganti tidak diperbolehkan. Dengan begitu, pembeli tidak memilih barang lebih murah yang ternyata gagal memenuhi kebutuhan pemakai.

Sediakan kolom hasil pemeriksaan yang terpisah dari jumlah permintaan awal. Jika pemohon meminta 30 unit dan pemeriksa menyetujui 20, simpan kedua angka serta alasannya. Mengganti angka awal begitu saja akan menghilangkan konteks ketika pemohon bertanya mengapa hanya 20 yang datang. Nomor revisi dan tanggal keputusan cukup membantu selama cara penyimpanannya konsisten serta mudah dibaca tim terkait.

Contoh kebutuhan 30 unit dengan beberapa sumber

Misalnya bagian perawatan membutuhkan 30 filter identik untuk jadwal pekan depan. Ini contoh hipotetis tanpa perhitungan pajak atau jurnal. Gudang mempunyai 18 unit secara fisik, tetapi 10 sudah dialokasikan untuk pekerjaan lain. Stok yang dapat dipakai untuk permintaan baru adalah delapan unit. Ada PO yang menyisakan 12 unit, namun purchasing baru mengonfirmasi delapan unit akan datang sebelum jadwal pemakaian.

Dengan asumsi delapan unit stok bebas dan delapan unit kiriman tersebut memang tersedia untuk kebutuhan ini, kekurangan yang perlu dipertimbangkan adalah 30 - 8 - 8 = 14 unit. Empat unit sisa PO yang belum pasti datang tepat waktu tidak boleh diperlakukan sebagai pemenuhan yang terjamin. Catat sumber dan tingkat kepastiannya. Angka 14 adalah hasil skenario, bukan izin membeli sebelum pemeriksa menyetujui.

Periksa apakah kedatangan delapan unit memang belum termasuk stok fisik 18 tadi. Satu penerimaan yang sudah datang tetapi belum ditutup administrasinya dapat muncul di kedua daftar. Tanpa pemeriksaan identitas dokumen, mengurangkan keduanya akan membuat kekurangan tampak lebih kecil. Sebaliknya, mengabaikan seluruh PO dapat mendorong pembelian berlebih. Buka nomor pesanan dan bukti penerimaan untuk memastikan masing-masing sumber dihitung sekali.

Jika ada PR kedua berisi 14 unit untuk perawatan yang sama, jangan menjumlahkannya langsung menjadi 28 unit pembelian tambahan. Cocokkan tujuan, tanggal pemakaian, pemohon, spesifikasi, dan referensi pekerjaan. Mungkin PR kedua merupakan revisi atau salinan yang diteruskan oleh kepala bagian. Simpan keputusan menggabungkan atau membatalkan duplikasi beserta alasan, kemudian beri tahu kedua pemohon agar tidak ada yang memesan melalui jalur lain.

Alur pemeriksaan untuk tim kecil

Tentukan siapa yang dapat menyatakan kebutuhan, siapa yang memeriksa stok dan pesanan, serta siapa yang menyetujui anggaran. Struktur ini merupakan usulan prosedur internal yang perlu disesuaikan perusahaan. Nilai batas persetujuan tidak ditetapkan oleh artikel ini. Untuk usaha kecil, satu orang mungkin memegang beberapa peran, tetapi hasil setiap pemeriksaan tetap perlu tercatat agar keputusan tidak hanya tersimpan di percakapan pribadi.

1. 1Pemohon menjelaskan kebutuhan dan tanggal pemakaian, lalu melampirkan spesifikasi yang cukup.
2. 2Gudang memeriksa jumlah fisik yang layak dan bagian yang sudah dialokasikan, menggunakan nama lokasi yang dipahami tim.
3. 3Purchasing memeriksa PR lain serta PO masuk, lalu mengonfirmasi waktu kedatangan yang relevan.
4. 4Pemeriksa menilai kebutuhan, sumber internal, estimasi biaya, serta prioritas dan mencatat jumlah yang disetujui.
5. 5Purchasing melanjutkan ke pemilihan pemasok dan PO sesuai kewenangan; nomor PR dibawa sebagai rujukan.
6. 6Pemohon menerima kabar jumlah serta jadwal yang disetujui dan melaporkan perubahan kebutuhan sebelum ada pesanan ganda.

Untuk antrean kedatangan, gunakan pemeriksaan outstanding purchase order. Daftar PO terbuka tidak cukup jika janji kirimnya sudah berubah. Sebelum PR dinyatakan dapat dipenuhi, pastikan barang yang masih ditunggu benar-benar sesuai spesifikasi dan tanggal kebutuhan. Jika tanggal belum dikonfirmasi, tulis belum pasti, bukan memperkirakan tanggal yang membuat lembar terlihat selesai.

Perubahan mendesak tetap perlu jejak

Ketika kebutuhan menjadi mendadak, catat alasan dan siapa yang menyetujui percepatan. Jangan membuat PR bertanggal lama seolah proses sudah berjalan sejak awal. Jika pembelian terpaksa sudah dilakukan sesuai kewenangan yang berlaku, tandai dokumen sebagai pencatatan setelah kejadian dan lampirkan persetujuan sebenarnya. Catatan yang jujur lebih berguna untuk evaluasi daripada urutan tanggal yang dibuat tampak sempurna.

Jika pemakaian dibatalkan, periksa apakah PO sudah dikirim. PR yang ditutup tidak otomatis membatalkan kesepakatan dengan pemasok. Hubungi purchasing untuk menentukan langkah berikutnya dan simpan konfirmasi. Jika jumlah berubah setelah sebagian diterima, jelaskan kebutuhan baru dan bagian yang sudah dipenuhi. Penyesuaian perlu mempertahankan hubungan dokumen sehingga barang yang sudah tiba tidak dipesan ulang akibat revisi yang kehilangan konteks.

Bawa satu kebutuhan nyata saat mencoba aplikasi

Pilih satu permintaan yang pernah berujung pembelian ganda atau keterlambatan. Susun PR sederhana dan hitung ulang stok serta pesanan yang relevan. Sparta menyediakan stok per gudang, pesanan pembelian, dan penerimaan barang sebagai bahan pemeriksaan. Artikel ini tidak mengklaim modul PR khusus. Minta akses awal Sparta untuk mencoba gratis dengan data sendiri, termasuk simulasi migrasi dari Accurate. Harga final belum dipublikasikan; tunjukkan kebutuhan persetujuan internal Anda agar cakupan alur dapat diperiksa sebelum dipakai tim.