Outstanding Purchase Order: Periksa Sisa Pesanan

Outstanding purchase order adalah pesanan pembelian yang masih mempunyai bagian belum selesai menurut status yang dipantau. Untuk menilai barang yang masih akan datang, periksa sisa pengiriman per baris barang, penerimaan aktual, perubahan pesanan, serta pembatalan yang disetujui. Jangan menyamakan sisa kiriman dengan sisa tagihan. Jadikan hasilnya daftar tindakan: tunggu dengan tanggal pasti, klarifikasi pemasok, ubah jadwal, atau ajukan penutupan sisa.

Untuk pengiriman bertahap berdasarkan kesepakatan induk, cek blanket purchase order dan jadwal pelepasan sebelum menambah pesanan.

Untuk pembahasan terkait yang lebih spesifik, lihat Accurate vs Kledo untuk Penerimaan Parsial.

Tentukan dulu sisa apa yang ingin Anda lihat

Daftar PO terbuka dapat dipakai purchasing untuk mengejar barang, gudang untuk menyiapkan ruang, dan keuangan untuk melihat dokumen yang belum lengkap. Namun ketiganya belum tentu memakai definisi selesai yang sama. Barang bisa sudah diterima seluruhnya sementara invoice belum masuk. Sebaliknya, invoice atau pembayaran di muka bisa sudah diproses meskipun barang masih menunggu pengiriman. Tetapkan tujuan laporan pada judulnya.

Dokumentasi Purchase Order Item Monitor SAP memisahkan informasi sisa untuk dikirim dan sisa untuk ditagihkan. Pemisahan ini berguna sebagai rancangan pemeriksaan internal, bukan janji bahwa semua aplikasi mempunyai laporan yang sama. Untuk pekerjaan mingguan purchasing, fokuskan daftar pertama pada jumlah yang benar-benar masih diharapkan tiba.

Artikel perbedaan purchase order dan invoice menjelaskan fungsi dokumen serta pencocokan sebelum pembayaran. Pemeriksaan di sini lebih khusus: memilah antrean PO lama supaya pesanan yang masih diharapkan tidak terlupakan, sedangkan pesanan yang sudah tidak akan dikirim tidak terus dianggap stok masuk. Keputusan pembelian ulang membutuhkan perbedaan itu.

Hitung per baris, bukan hanya per nomor PO

Untuk contoh tanpa retur dan tanpa penutupan khusus, gunakan jumlah pesanan setelah revisi dikurangi penerimaan sah yang sudah tercatat dan dikurangi sisa yang dibatalkan dengan persetujuan. Jangan kurangi pembatalan dua kali bila revisi pesanan sudah memasukkannya. Simpan pesanan awal, jumlah revisi, bukti penerimaan, dan keputusan pembatalan sebagai jejak yang menjelaskan angka akhir. Rumus kerja harus mengikuti struktur data yang Anda pilih.

Misalnya satu PO memesan 120 filter. Penerimaan pertama 45 unit, penerimaan kedua 35 unit, dan pemasok menyetujui pembatalan 10 unit yang belum dikirim. Contoh ini bersifat hipotetis. Jika basisnya tetap pesanan awal 120, sisa kiriman adalah 120 - 45 - 35 - 10 = 30 unit. Jika jumlah PO sudah direvisi menjadi 110, hitung 110 - 45 - 35 = 30; jangan kurangi 10 lagi.

PO yang sama mungkin mempunyai baris kedua berisi 50 sabuk dan semuanya sudah diterima. Baris itu tidak perlu dikejar lagi untuk pengiriman, meskipun nomor PO secara keseluruhan masih terbuka. Dengan pemeriksaan per baris, Anda dapat menanyakan 30 filter secara spesifik. Kalimat kapan PO ini selesai sering menghasilkan jawaban umum yang tidak membantu gudang atau tim penjualan.

Susun daftar mingguan yang berakhir dengan tindakan

1. 1Ambil PO yang masih dianggap terbuka pada satu tanggal pemeriksaan. Sertakan pemasok, barang, satuan, lokasi penerimaan, dan petugas pembelian.
2. 2Cocokkan jumlah dengan seluruh bukti penerimaan yang sah. Periksa dokumen batal atau koreksi agar penerimaan yang sama tidak dihitung dua kali.
3. 3Pisahkan sisa kiriman dari sisa invoice. Jangan menghilangkan PO dari antrean barang hanya karena invoice telah diterima.
4. 4Tulis tanggal janji semula dan janji terbaru. Bila pemasok belum mengonfirmasi, gunakan status belum ada tanggal pasti.
5. 5Tentukan satu tindakan berikutnya, pemilik tindakan, dan tenggat tindak lanjut untuk setiap baris yang tersisa.
6. 6Tinjau ulang keputusan pemesanan tambahan setelah daftar ini dibersihkan, terutama untuk barang yang sama dari lebih dari satu pemasok.

Urutkan prioritas menggunakan kebutuhan operasional, bukan umur PO saja. Pesanan lama untuk barang yang sudah tidak diperlukan mungkin perlu keputusan penutupan. Pesanan baru untuk barang yang dibutuhkan pelanggan besok justru perlu ditindaklanjuti lebih dahulu. Anda dapat memberi penanda kebutuhan pelanggan, risiko keterlambatan, atau tanggal pemakaian, tetapi dasar penandanya harus dapat dibaca orang lain.

Jangan menambahkan seluruh PO terbuka ke stok yang bebas dijual hari ini. PO menunjukkan barang yang dipesan; penerimaan fisik dan statusnya tetap perlu diperiksa. Untuk keputusan kapan memesan, rumus reorder point membantu membaca kebutuhan persediaan. Daftar outstanding yang bersih menyediakan informasi kedatangan, sehingga perhitungan kebutuhan tidak memakai janji pemasok yang sebenarnya sudah dibatalkan.

Empat penyebab sisa PO tidak bisa dipercaya

Pertama, barang sudah tiba tetapi penerimaan belum dicatat. Hubungi gudang dengan nomor PO dan rincian barang; jangan langsung memesan ulang. Cari surat jalan serta catatan bongkar dan selesaikan pencatatan lewat prosedur yang berlaku. Sisa di layar pada kondisi ini adalah pekerjaan administrasi yang tertunda, bukan bukti bahwa pemasok masih berutang pengiriman.

Kedua, satuan berbeda. PO menulis lima karton, penerimaan menulis 60 pcs, dan sistem belum menghubungkan keduanya secara benar. Periksa isi setiap karton untuk barang tersebut. Jangan mengurangi lima dengan 60 lalu menyimpulkan kelebihan kirim. Simpan satuan asal dan jumlah setara dalam satuan dasar. Jika kemasan berubah antar pengiriman, tangani konversinya sebelum menghitung sisa.

Ketiga, pengiriman pengganti akibat barang bermasalah belum jelas. Catat apakah pemasok akan mengganti barang atau menyelesaikannya dengan cara lain. Retur tidak selalu berarti perusahaan mengharapkan jumlah yang sama dikirim ulang. Jumlah yang kembali ke pemasok, barang pengganti yang dijanjikan, dan sisa pesanan semula perlu dipisahkan. Jangan menggabungkannya ke satu angka tanpa menjelaskan dasar hitung.

Keempat, seseorang menutup PO untuk merapikan daftar. Materi SAP mengenai indikator delivery completed menunjukkan bahwa status selesai dapat membuat sisa terbuka nol meskipun seluruh jumlah belum dikirim. Contoh vendor ini mengingatkan bahwa status layar harus dibaca bersama riwayat dan keputusan; label selesai saja tidak membuktikan barang diterima penuh.

Tutup sisa dengan alasan yang bisa ditelusuri

Bila tidak ada lagi pengiriman yang diharapkan, mintakan keputusan pihak berwenang dan konfirmasi pemasok sesuai proses perusahaan. Catat jumlah yang tidak jadi dikirim, alasan, tanggal, serta referensi persetujuan. Pertahankan penerimaan yang sudah terjadi. Menutup sisa 30 unit dalam contoh tidak berarti menghapus kenyataan bahwa 80 unit telah diterima atau membatalkan seluruh transaksi terkait.

Setelah penutupan, periksa daftar PO terbuka sekali lagi. Pastikan baris yang ditutup tidak tetap dihitung sebagai rencana kedatangan dan baris lain yang masih aktif tidak ikut hilang. Jika kemudian pemasok datang membawa barang, gunakan prosedur pengecualian untuk memeriksa dasar penerimaan; jangan otomatis menerimanya hanya karena nomor PO lama masih tercetak di surat jalan.

Bawa lima PO bermasalah saat mencoba aplikasi

Pilih satu PO parsial, satu sudah diterima tetapi belum ditagih, satu menunggu pembatalan sisa, satu berbeda satuan, dan satu belum mempunyai tanggal kirim pasti. Mintalah tim menjelaskan angka tersisa untuk setiap barang. Minta akses awal Sparta untuk membahas hubungan pesanan pembelian dan penerimaan dengan data tersebut. Konfirmasikan bentuk laporan sisa dan proses penutupan yang Anda perlukan; keberadaan modul pembelian saja belum menjawab seluruh kebutuhan pengendalian PO.