Lead Time Pengiriman: Ukur Janji dan Realisasi

Lead time pengiriman adalah waktu yang diperlukan sejak titik awal pesanan yang disepakati sampai barang mencapai titik akhir penerimaan yang ditentukan. Untuk menilai pemasok, catat tanggal PO dilepas, tanggal yang dijanjikan, barang benar-benar tiba, dan barang siap digunakan. Pisahkan waktu tunggu pemasok dari pemeriksaan internal. Tanpa batas pengukuran yang sama, perbandingan dua pemasok bisa terlihat tepat padahal menghitung pekerjaan berbeda.

Pada pengiriman laut, cocokkan bill of lading dengan dokumen pembelian dan pisahkan jadwal kapal dari bukti barang diterima.

Tulis definisi sebelum menghitung rata-rata

Pembeli sering menyebut pemasok selalu mengirim dalam tiga hari, sementara gudang merasa barang baru tersedia setelah seminggu. Dua pernyataan itu bisa sama-sama berasal dari pengalaman nyata. Pembeli menghitung dari konfirmasi sampai barang keluar gudang pemasok. Gudang menghitung sejak permintaan dibuat sampai pemeriksaan selesai. Untuk menyelesaikan perbedaan, tetapkan peristiwa awal dan akhir secara tertulis, bukan menanyakan angka hari tanpa konteks.

Dokumentasi Oracle tentang variasi lead time pemasok membedakan waktu yang direncanakan dan riwayatnya, serta menampilkan ukuran variasi. Definisi rincinya mengikuti proses sistem tersebut. Pada lembar operasional Anda, tulis definisi sendiri secara eksplisit dan konsisten. Artikel ini mengusulkan pengukuran PO sampai barang siap jual, dengan bagian pemasok dan bagian internal tetap terlihat.

Empat tanggal yang perlu dikumpulkan

Gunakan satu baris per penerimaan barang, lalu tautkan ke nomor PO dan baris barang. Simpan tanggal PO yang benar-benar dikirim kepada pemasok, bukan tanggal draft pertama. Tambahkan janji kedatangan di lokasi tujuan, kedatangan aktual, dan tanggal lolos pemeriksaan. Jika pemasok hanya memberi janji tanggal berangkat, minta perkiraan kedatangan terpisah. Jangan membandingkan tanggal berangkat dengan tanggal tiba lalu menyebut selisihnya keterlambatan pemasok.

Catat nama gudang tujuan dan satuan yang digunakan. Pisahkan hari kalender dari hari kerja. Untuk latihan berikut, seluruh hitungan memakai hari kalender dan selisih tanggal biasa: dari tanggal 2 ke 5 adalah tiga hari. Jika perusahaan memakai hari kerja, sepakati kalender operasional yang sama, termasuk akhir pekan dan hari libur yang dikecualikan. Selisih yang tampak kecil dapat berubah makna ketika pembagi waktunya berbeda.

Contoh satu PO dengan kiriman parsial

Misalnya, PO hipotetis 100 filter dilepas tanggal 2 November. Pemasok menjanjikan seluruhnya tiba tanggal 5. Sebanyak 60 unit tiba tanggal 5 dan siap jual tanggal 6. Sisa 40 unit tiba tanggal 9 dan siap jual tanggal 10. Berdasarkan contoh itu, pengiriman pertama memerlukan tiga hari sampai tiba atau empat hari sampai siap jual. Penyelesaian seluruh jumlah memerlukan tujuh hari sampai tiba atau delapan hari sampai siap jual.

Jika Anda hanya menyimpan tanggal penerimaan pertama, pemasok tampak memenuhi janji dalam tiga hari, padahal 40% pesanan belum datang. Jika hanya menyimpan tanggal terakhir, kesempatan menjual 60 unit lebih awal hilang dari analisis. Karena itu, laporkan waktu penerimaan pertama dan penyelesaian penuh berdampingan untuk pesanan parsial. Keputusan mempercepat pengiriman pelanggan membutuhkan informasi yang berbeda dari evaluasi penyelesaian PO.

Untuk ilustrasi tambahan, rata-rata berbobot jumlah sampai tiba adalah (60 × 3 + 40 × 7) / 100 = 4,6 hari. Ukuran ini menjelaskan waktu rata-rata unit dalam contoh, tetapi bukan bukti bahwa pesanan selesai pada hari kelima. Jangan mencampurnya dengan rata-rata per PO ketika membandingkan pemasok. Pilih ukuran sesuai pertanyaan lalu beri nama lengkap pada hasil supaya angka tidak berpindah konteks dalam presentasi.

Gunakan sebaran agar satu angka tidak menipu

Misalnya lima pesanan lengkap memiliki waktu sampai siap jual 4, 4, 5, 5, dan 12 hari. Rata-ratanya enam hari, median lima hari, dan rentangnya empat sampai dua belas hari. Ketiganya dihitung dari data hipotetis yang sama. Rata-rata berguna sebagai ringkasan, tetapi pesanan dua belas hari memerlukan penelusuran tersendiri. Dengan sampel sekecil ini, jangan mengklaim ketepatan statistik atau jaminan tingkat layanan tertentu.

Periksa apakah pesanan terlama menggunakan barang, jalur angkutan, minimum pembelian, atau syarat pembayaran berbeda. Pisahkan pengiriman reguler dari ekspres. Jangan menghapus keterlambatan dari data hanya karena membuat angka pemasok memburuk; tandai alasan dan tampilkan hasil dengan serta tanpa kejadian khusus jika itu membantu pembahasan. Pembaca harus dapat melihat keputusan penyaringan, bukan menerima satu rata-rata yang tidak bisa diulang.

1. 1Pilih satu pasangan pemasok dan barang atau kelompok barang yang benar-benar sebanding.
2. 2Kumpulkan pesanan yang selesai serta daftar pesanan terbuka. Tulis periode pemilihan datanya.
3. 3Hitung durasi tiap penerimaan menggunakan awal dan akhir yang sama.
4. 4Ringkas rata-rata, median, rentang, jumlah sampel, serta kejadian parsial.
5. 5Telusuri pesanan terlama ke dokumen dan konfirmasi pemasok, kemudian sepakati tindak lanjut.

Jangan melupakan pesanan yang belum tiba

Laporan yang hanya berisi PO selesai dapat terlihat membaik ketika pesanan paling bermasalah masih terbuka. Buat daftar kedua untuk pesanan berjalan: umur sejak dilepas, jumlah belum diterima, janji terakhir, dan konfirmasi terakhir. PO yang telah menunggu dua puluh hari tidak memiliki lead time selesai, tetapi jelas membutuhkan perhatian. Jangan memberi durasi nol atau memasukkannya ke rata-rata seolah sudah selesai.

Simpan janji awal dan janji revisi secara terpisah. Pemasok yang memindahkan tanggal berkali-kali bisa terlihat selalu tepat waktu jika laporan hanya memakai janji terakhir. Dalam contoh PO tadi, janji awal tanggal 5 tetap menjadi acuan evaluasi awal meskipun kemudian diubah ke tanggal 9. Janji terakhir tetap berguna untuk mengatur kerja gudang; keduanya menjawab kebutuhan berbeda dan sebaiknya tidak saling menimpa.

Temukan siapa yang dapat memperpendek waktu

Pisahkan durasi sebelum PO dilepas, waktu pemasok menyiapkan barang, pengangkutan, dan pemeriksaan penerimaan jika buktinya tersedia. Bila barang tiba tepat waktu tetapi dua hari tertahan karena pemeriksa tidak tersedia, mengubah pemasok belum tentu menyelesaikan masalah. Sebaliknya, jika keterlambatan terjadi sebelum barang berangkat, menambah petugas penerimaan tidak mempercepat pasokan. Tindak lanjut harus mengacu pada bagian yang memang dapat diperbaiki.

Pakai perbedaan purchase order dan invoice untuk menjaga hubungan antara pesanan, penerimaan, dan tagihan. Untuk perencanaan waktu pesan ulang, lanjutkan ke rumus reorder point. Angka lead time yang sudah diperiksa dapat menjadi input perencanaan; artikel ini berfokus membuktikan input tersebut, bukan menghitung ulang ambang pembelian atau menentukan stok pengaman universal.

Bawa satu riwayat pemasok untuk diperiksa

Ambil sepuluh PO terbaru dari satu pemasok sebagai titik mulai praktis, bukan ukuran sampel wajib. Siapkan konfirmasi janji, bukti terima parsial, dan catatan siap jual. Sparta memiliki pesanan pembelian, penerimaan barang, serta kartu stok untuk menelusuri alur pembelian. Lembar pengukuran di artikel ini bukan janji tersedianya penilaian lead time otomatis. Minta akses awal Sparta, lalu uji keterlacakan dokumen dengan data Anda sendiri. Percobaan selama akses awal gratis; harga final belum dipublikasikan.