Three Way Matching: Tahan Selisih Sebelum Bayar
Pahami three way matching lewat contoh PO dan invoice 100 unit, penerimaan 90 unit, pemisahan selisih harga, dan daftar pengecualian pembayaran.
Tim Sparta5 menit baca
Three way matching adalah pemeriksaan kesesuaian pesanan pembelian, bukti penerimaan barang, dan invoice pemasok sebelum pembayaran disetujui. Cocokkan identitas barang, jumlah, harga, serta referensi dokumen; selisih harus mempunyai alasan dan penyelesaian. Proses ini membantu finance membedakan barang belum diterima, harga belum disepakati, dan tagihan yang memang siap dibayar tanpa menganggap semua perbedaan sebagai kesalahan supplier.
Apa tiga dokumen yang dibandingkan?
Purchase order menunjukkan yang dipesan dan disepakati, bukti penerimaan menunjukkan yang benar-benar datang serta diterima, dan invoice menunjukkan yang ditagih pemasok. Masing-masing menjawab pertanyaan berbeda. Dokumen dapat terbit pada hari berlainan dan mempunyai rincian yang tidak identik karena penerimaan parsial, pengiriman berikutnya, atau perubahan order yang sudah disetujui. Pemeriksaan harus mempertahankan hubungan, bukan memaksa semua angka tampak sama dengan mengedit bukti fisik.
Dokumentasi Odoo tentang kontrol tagihan menjadi contoh sumber primer vendor untuk kebijakan kontrol pembelian dan tagihan. Artikel ini menyusun checklist yang bisa dipakai lintas aplikasi, tanpa mengklaim semua software mempunyai tombol atau perilaku otomatis yang sama. Kebijakan pembayaran, toleransi, serta otorisasi perlu ditetapkan perusahaan dan diperagakan pada konfigurasi yang digunakan.
Bagaimana contoh tagihan 100 unit tetapi terima 90?
Misalnya PO berisi 100 unit dengan harga Rp80.000 per unit, tanpa pajak, diskon, atau ongkir. Bukti penerimaan fisik hanya 90 unit, sedangkan pemasok menagih 100 unit senilai Rp8.000.000. Kuantitas yang belum mempunyai bukti terima adalah 10 unit dengan nilai harga PO Rp800.000. Jumlah ini merupakan selisih pemeriksaan, bukan otomatis potongan yang boleh diterapkan sepihak pada pembayaran.
Cari dahulu apakah 10 unit masih dalam perjalanan, diterima pada dokumen lain, ditolak karena kondisi, atau memang salah tagih. Jika supplier memang menerbitkan tagihan sebelum semua pengiriman sesuai kontrak, finance perlu menilai syaratnya. Three way matching memberi tanda perlunya keputusan; ia tidak menggantikan kontrak atau kebijakan pengakuan akuntansi. Jangan menambah penerimaan 10 unit fiktif supaya ketiga dokumen terlihat cocok.
Apa urutan pemeriksaan yang paling efisien?
Mulai dari identitas dokumen dan pihak, kemudian barang, kuantitas, harga, dan nilai tambahan. Jika invoice salah pemasok atau merujuk PO lain, pemeriksaan hitungan saja tidak berguna. Gunakan nomor PO, referensi invoice supplier, tanggal, dan bukti terima yang dapat dicari ulang. Bedakan nomor dokumen internal dari referensi supplier agar satu invoice tidak dicatat lagi hanya karena format penulisan berbeda.
- Cocokkan perusahaan, pemasok, mata uang, dan referensi PO.
- Cocokkan barang serta satuan pada ketiga dokumen.
- Jumlahkan penerimaan yang sah untuk baris PO tersebut.
- Bandingkan kuantitas ditagih dengan dasar tagihan yang disepakati.
- Bandingkan harga, diskon, serta biaya tambahan dengan persetujuan.
- Catat selisih, penanggung jawab, keputusan, dan bukti penyelesaiannya.
Bila satu PO diterima dua kali, jumlahkan penerimaan yang benar-benar terkait, bukan semua penerimaan barang sejenis pada bulan yang sama. Satu item dapat dipesan lewat beberapa PO dengan harga berbeda. Kesamaan nama dan supplier belum cukup untuk menganggap semua dokumen saling berhubungan. Kontrol outstanding PO membantu menjaga status sisa, sementara proses matching menentukan apakah tagihan tertentu mempunyai dasar yang dapat diperiksa.
Bagaimana membedakan selisih harga dan kuantitas?
Pisahkan jenis selisih supaya penyelesaiannya tepat. Jika diterima dan ditagih 100 unit tetapi harga invoice Rp82.000 sementara PO Rp80.000, masalahnya adalah persetujuan harga Rp200.000, bukan kekurangan barang. Tanyakan apakah ada revisi PO atau biaya yang disetujui. Jangan meminta gudang mengubah jumlah untuk mengimbangi perbedaan harga karena hasil stok justru menjadi salah.
Jika invoice tetap Rp80.000 tetapi terima 90 unit, fokus pada bukti 10 unit. Jika harga dan jumlah keduanya berbeda, catat dua penyebab, jangan gabungkan sebagai satu angka bersih yang menghilangkan masalah. Panduan purchase price variance membantu memisahkan perubahan harga beli dari perubahan kuantitas. Bukti persetujuan setiap selisih perlu ditautkan agar pembayar tidak harus membuka seluruh percakapan tim.
Kapan toleransi boleh digunakan?
Toleransi hanya digunakan bila perusahaan sudah menentukan jenis, nilai, penanggung jawab, dan batas penerapannya. Contohnya perusahaan mungkin menetapkan penanganan khusus untuk pembulatan kecil, tetapi itu tidak berarti kekurangan fisik boleh dianggap diterima. Artikel ini tidak menyarankan ambang persentase tertentu karena konteks barang, kontrak, dan risiko berbeda. Toleransi yang tidak tertulis mudah berubah menjadi alasan meloloskan tagihan tanpa peninjauan.
Simpan selisih asli meskipun keputusan akhirnya menyetujui pembayaran. Jika setiap angka diedit menjadi cocok, perusahaan kehilangan kemampuan menganalisis pemasok atau menemukan masalah berulang. Catatan dapat memuat alasan harga baru diterima, persetujuan pembayaran sebelum barang datang, atau penahanan bagian tertentu. Yang penting, keputusan terlihat sebagai keputusan, bukan dibuat menyerupai kecocokan dokumen yang sebenarnya tidak pernah ada.
Bagaimana menahan selisih tanpa menghentikan semua pekerjaan?
Buat daftar pengecualian per baris dengan status menunggu bukti, menunggu revisi, disetujui, atau selesai. Jika perusahaan mengizinkan pembayaran bagian yang tidak disengketakan, hitung dan otorisasi bagian tersebut secara jelas sesuai kontrak. Jangan menganggap kebijakan itu otomatis berlaku untuk setiap supplier. Konfirmasi potongan atau penundaan dengan pihak berwenang agar hubungan komersial tetap dipahami kedua pihak.
Dalam contoh, 90 unit mempunyai bukti fisik tetapi itu belum otomatis menetapkan pembayaran Rp7.200.000. Harga, syarat tagihan, pajak, serta kontrak masih perlu dicek. Hindari mengubah pemeriksaan operasional menjadi nasihat pembayaran yang melampaui bukti. Untuk risiko invoice tercatat dua kali, lakukan juga pemeriksaan invoice ganda. Matching tiga dokumen tidak selalu mendeteksi duplikasi bila tagihan kedua memakai referensi yang berbeda.
Bagaimana menilai dukungan software dan langkah berikutnya?
Minta sistem menunjukkan sumber setiap baris, status penerimaan, serta hubungan tagihan. Catat bagian otomatis dan langkah manual yang masih diperlukan. Jangan menganggap sebuah label cocok berarti seluruh pemeriksaan sudah dilaksanakan. Uji tagihan 100 unit dengan penerimaan 90, revisi harga, dan dua penerimaan parsial. Panduan software akuntansi dapat dipakai untuk daftar kebutuhan sebelum demo, lalu nilai hasil yang terlihat.
Sparta mempunyai PO, penerimaan barang, faktur pembelian, pembayaran pemasok, serta jurnal dan persediaan terhubung. Artikel ini tidak mengklaim ada blokir otomatis three way matching tertentu. Untuk memeriksa alur dengan dokumen contoh perusahaan, minta akses awal. Sparta masih akses awal, belum memiliki harga publik final, dan bisa dicoba gratis dengan data sendiri termasuk simulasi migrasi Accurate. Bawa satu selisih nyata agar sesi menghasilkan daftar tindak lanjut yang dapat diperiksa.
