Three-Way Matching: Mencocokkan PO, Penerimaan, Faktur

Three way matching adalah proses mencocokkan tiga dokumen pembelian, yaitu purchase order (PO), bukti penerimaan barang, dan faktur dari pemasok, sebelum faktur itu disetujui untuk dibayar. Tujuannya: memastikan perusahaan hanya membayar barang yang benar-benar dipesan, benar-benar diterima secara fisik, dan ditagih dengan harga serta jumlah yang sama seperti kesepakatan awal.

Kenapa three way matching penting

Tanpa proses ini, bagian keuangan sering membayar faktur hanya berdasarkan tagihan yang masuk, tanpa mengecek apakah barangnya sudah datang atau apakah jumlah dan harganya sesuai PO. Risikonya nyata: membayar dua kali untuk barang yang sama, membayar barang yang belum diterima gudang, atau membayar harga yang lebih tinggi dari kesepakatan karena pemasok salah input di faktur.

Untuk bisnis dengan puluhan transaksi pembelian sebulan, selisih kecil yang tidak ketahuan bisa terakumulasi jadi jutaan rupiah dalam setahun. Itu sebabnya three way matching menjadi kontrol standar di bagian hutang usaha (accounts payable), bukan hanya di perusahaan besar tapi juga di UMKM yang sudah punya volume pembelian rutin.

Tiga dokumen yang dicocokkan

• Purchase order (PO): dokumen pemesanan resmi ke pemasok, berisi item, jumlah, harga satuan, dan tanggal kirim yang disepakati. Proses ini biasanya berawal dari purchase requisition yang disetujui secara internal sebelum PO diterbitkan lewat aplikasi purchase order.
• Bukti penerimaan barang (goods receipt): dokumen yang dibuat gudang saat barang fisik datang, mencatat jumlah yang benar-benar diterima dan kondisinya (baik, rusak, kurang).
• Faktur pembelian: tagihan resmi dari pemasok yang mencantumkan jumlah dan harga yang mereka klaim, lengkap dengan nomor faktur dan, jika PKP, faktur pajak. Cara memeriksanya dibahas lebih detail di panduan faktur pembelian.

Ketiga dokumen ini idealnya dibuat oleh tiga pihak berbeda: bagian pembelian membuat PO, gudang membuat bukti penerimaan, dan bagian keuangan menerima faktur. Pemisahan tugas ini yang membuat three way matching efektif sebagai kontrol, karena satu orang tidak bisa memanipulasi ketiga dokumen sekaligus.

Cara mencocokkan ketiga dokumen

1. 1Ambil PO sebagai acuan: catat item, jumlah pesan, dan harga satuan yang disepakati.
2. 2Bandingkan dengan bukti penerimaan: apakah jumlah yang diterima gudang sama dengan jumlah di PO, atau ada kekurangan dan kelebihan kirim.
3. 3Bandingkan faktur pemasok dengan PO dan bukti penerimaan: apakah jumlah yang ditagih sama dengan yang diterima, dan apakah harga satuan sama dengan PO.
4. 4Jika biaya tambahan seperti ongkos kirim atau bea masuk muncul di faktur, cek apakah itu wajar dimasukkan sebagai landed cost atau justru di luar kesepakatan.
5. 5Jika ketiganya cocok dalam toleransi yang ditetapkan, faktur disetujui untuk dibayar sesuai tempo. Jika tidak cocok, faktur ditahan sampai selisihnya diklarifikasi ke pemasok.

Menangani selisih antara PO, penerimaan, dan faktur

Selisih jumlah biasanya terjadi karena kirim sebagian (partial shipment), barang rusak yang dikembalikan, atau kesalahan hitung di gudang. Solusinya: bayar sesuai jumlah yang benar-benar diterima, bukan sesuai PO atau faktur, lalu minta pemasok menerbitkan faktur atau nota kredit yang sesuai.

Selisih harga biasanya terjadi karena kenaikan harga yang belum disepakati ulang, salah input di sistem pemasok, atau diskon yang lupa dicantumkan. Banyak perusahaan menetapkan toleransi kecil, misalnya selisih di bawah Rp10.000 atau di bawah 1 persen dari nilai faktur, boleh langsung disetujui tanpa eskalasi, sementara selisih di atas itu wajib dikonfirmasi dulu ke pemasok sebelum dibayar.

Contoh perhitungan three way matching

Toko bahan bangunan memesan 100 sak semen dengan harga Rp45.000 per sak lewat PO, sehingga nilai PO adalah 100 x Rp45.000 = Rp4.500.000. Saat barang datang, gudang hanya mencatat penerimaan 98 sak karena 2 sak pecah di perjalanan dan dikembalikan ke sopir. Beberapa hari kemudian pemasok mengirim faktur untuk 100 sak seharga Rp4.500.000, sesuai PO tapi tidak sesuai jumlah yang benar-benar diterima.

Karena bukti penerimaan hanya mencatat 98 sak, tim keuangan menahan pembayaran untuk 2 sak yang tidak diterima. Nilai yang seharusnya dibayar adalah 98 x Rp45.000 = Rp4.410.000, selisih Rp90.000 dari faktur awal. Pemasok kemudian diminta menerbitkan faktur revisi atau nota kredit senilai Rp90.000 sebelum pembayaran diproses.

Contoh three way matching di bisnis distribusi

Distributor sparepart motor memesan 500 unit kampas rem dengan harga Rp32.000 per unit dari pabrikan, senilai 500 x Rp32.000 = Rp16.000.000, dikirim dalam tiga batch karena stok pabrik terbatas. Setiap batch punya bukti penerimaan sendiri: batch pertama 200 unit, batch kedua 200 unit, batch ketiga 100 unit, total tetap 500 unit.

Pabrikan menagih per batch pengiriman, bukan satu faktur besar di akhir. Tim pembelian mencocokkan setiap faktur batch dengan bukti penerimaan batch yang sama dan sisa kuantitas di PO induk, sehingga tidak ada risiko membayar dua kali untuk unit yang sama meski prosesnya bertahap.

Kesalahan yang sering terjadi dalam three way matching

• Hanya mencocokkan dua dokumen (PO dan faktur) tanpa memverifikasi bukti penerimaan fisik dari gudang, sehingga barang yang belum datang tetap dibayar.
• Tidak menetapkan toleransi selisih yang jelas, sehingga setiap selisih kecil mandek berbulan-bulan menunggu klarifikasi manual.
• Retur atau barang rusak tidak didokumentasikan sebagai pengurang jumlah penerimaan, sehingga faktur penuh tetap disetujui.
• PO, penerimaan, dan faktur dicatat di sistem atau spreadsheet terpisah, sehingga pencocokan dilakukan manual dan gampang terlewat saat volume pembelian naik.

Software yang menyatukan ketiga dokumen dalam satu alur, seperti fitur Sparta yang menautkan PO, penerimaan barang, dan faktur pembelian dalam satu database, membuat selisih terlihat otomatis saat faktur diinput, tanpa perlu membuka tiga file berbeda.

Kapan boleh melewatkan three way matching

Untuk pembelian bernilai sangat kecil, misalnya alat tulis kantor senilai puluhan ribu rupiah, mencocokkan tiga dokumen secara ketat sering tidak sebanding dengan waktu yang dihabiskan. Banyak perusahaan menetapkan ambang batas nilai, misalnya di bawah Rp500.000, cukup diperiksa sepintas oleh satu orang tanpa proses formal tiga dokumen, sementara pembelian di atas ambang itu tetap wajib melalui pencocokan penuh.

Pengecualian ini sebaiknya ditulis sebagai kebijakan resmi, bukan kebiasaan tidak tertulis, supaya tidak disalahgunakan untuk memecah satu pembelian besar menjadi beberapa transaksi kecil hanya untuk menghindari pengecekan.

Langkah berikutnya

Kalau bisnis Anda masih mencocokkan dokumen pembelian secara manual, mulai dari memastikan setiap PO diterbitkan lewat aplikasi purchase order yang tercatat rapi, lalu terapkan pengecekan bukti penerimaan sebelum faktur pembelian disetujui.