Faktur Pembelian: Cara Mencatat dan Memeriksanya
Faktur pembelian adalah tagihan resmi dari pemasok yang harus diperiksa sebelum dibayar. Ini cara memeriksa, mencatat nomor faktur, dan contoh kasus di distribusi.
Disusun dengan bantuan AI berdasarkan panduan editorial Sparta, lalu melewati pemeriksaan struktur, keunikan, dan konsistensi otomatis. Lihat metodologi editorial.
Bagian dari panduan Aplikasi Purchase Order: Panduan Alur Pembelian yang Rapi
Faktur pembelian adalah tagihan resmi yang diterbitkan pemasok atas barang atau jasa yang sudah dikirim, berisi jumlah, harga satuan, total tagihan, dan tempo pembayaran. Cara paling aman mencatatnya adalah memeriksa faktur terhadap purchase order (PO) dan bukti penerimaan barang lebih dulu, baru menginputnya ke pembukuan sebagai utang usaha.
Apa itu faktur pembelian
Faktur pembelian berbeda dari surat jalan atau bukti penerimaan barang. Surat jalan menyertai barang saat dikirim dan berfungsi sebagai bukti serah terima fisik, sementara faktur pembelian adalah dokumen penagihan yang bisa datang bersamaan barang atau menyusul beberapa hari kemudian, tergantung kebiasaan pemasok.
Bagi bisnis yang sudah PKP (Pengusaha Kena Pajak), faktur pembelian dari pemasok yang juga PKP biasanya dilengkapi faktur pajak, yang menjadi dasar pengkreditan PPN masukan. Faktur pajak ini memiliki nomor dan tanggal terpisah dari nomor faktur dagang biasa, dan keduanya sama-sama perlu dicatat di sistem.
Memeriksa faktur pembelian sebelum dicatat
- Cocokkan item dan jumlah di faktur dengan PO yang diterbitkan dan bukti penerimaan barang dari gudang. Proses pengecekan tiga dokumen ini disebut three way matching.
- Periksa harga satuan di faktur sama dengan harga yang disepakati di PO, termasuk diskon jika ada.
- Periksa perhitungan PPN, jika pemasok PKP: dasar pengenaan pajak (DPP) dikali tarif PPN harus sama dengan nilai PPN yang tercantum.
- Catat nomor faktur pajak dan tanggalnya secara terpisah dari nomor faktur dagang, karena keduanya dibutuhkan untuk pelaporan SPT Masa PPN.
- Jika ada biaya tambahan seperti ongkos kirim atau bea masuk, tentukan apakah itu masuk sebagai landed cost yang menambah nilai persediaan, atau dicatat sebagai beban operasional terpisah.
Nomor internal vs nomor faktur pemasok
Banyak bisnis mencampur dua nomor berbeda tanpa sadar: nomor urut internal yang dibuat sistem sendiri saat faktur diinput, dan nomor faktur yang tercetak di kertas dari pemasok. Keduanya perlu disimpan terpisah.
Nomor internal berguna untuk urutan pencatatan dan audit trail di sistem Anda sendiri. Nomor faktur pemasok berguna saat Anda perlu menghubungi pemasok soal faktur tertentu, misalnya untuk komplain selisih atau meminta duplikat, karena pemasok tidak mengenal nomor internal Anda.
Mencatat faktur pembelian ke pembukuan
Setelah lolos pemeriksaan, faktur dicatat sebagai penambah persediaan (untuk barang dagang) atau beban (untuk jasa), dengan lawan akun utang usaha ke pemasok. Tanggal jatuh tempo dihitung dari tanggal faktur ditambah tempo yang disepakati, misalnya net 30 hari, sehingga tim keuangan tahu kapan faktur itu harus dibayar tanpa perlu membuka ulang dokumen fisik.
Kalau ada PPN masukan yang bisa dikreditkan, nilainya dicatat ke akun PPN masukan terpisah dari nilai barang, karena PPN bukan bagian dari harga pokok barang, melainkan pajak yang nanti diperhitungkan saat pelaporan SPT Masa PPN.
Contoh faktur pembelian di bisnis distribusi
Distributor bahan bangunan menerima faktur dari pabrik semen untuk 200 sak semen dengan harga Rp44.000 per sak. Nilai barang adalah 200 x Rp44.000 = Rp8.800.000. Karena pemasok PKP dan distributor sudah PKP juga, faktur mencantumkan PPN 11 persen dari dasar pengenaan pajak, yaitu 11/12 dikali Rp8.800.000 = Rp8.066.667, sehingga PPN yang tercantum adalah 12 persen dikali Rp8.066.667 = Rp967.999, dibulatkan Rp968.000.
Total faktur yang harus dibayar adalah Rp8.800.000 ditambah Rp968.000, yaitu Rp9.768.000. Tim keuangan mencocokkan 200 sak di faktur dengan bukti penerimaan gudang, mencatat Rp8.800.000 sebagai penambah persediaan, Rp968.000 sebagai PPN masukan, dan Rp9.768.000 sebagai utang usaha ke pemasok dengan tempo pembayaran sesuai kesepakatan, misalnya 30 hari dari tanggal faktur.
Kesalahan yang sering terjadi dengan faktur pembelian
- Langsung mencatat faktur begitu diterima tanpa mengecek ke PO atau bukti penerimaan, sehingga selisih jumlah atau harga baru ketahuan setelah dibayar.
- Mencampur nomor faktur pajak dengan nomor faktur dagang di satu kolom, sehingga sulit dilacak saat menyusun SPT Masa PPN.
- Lupa mencatat tanggal jatuh tempo, sehingga faktur telat dibayar dan merusak hubungan dengan pemasok atau memicu denda keterlambatan.
- Mencatat biaya kirim atau bea masuk sebagai beban umum padahal seharusnya menjadi bagian landed cost yang menambah harga pokok barang.
Kalau faktur pembelian, penerimaan barang, dan PO dicatat di sistem yang sama, seperti pada fitur Sparta, nomor faktur pajak dan nomor faktur pemasok tersimpan sebagai kolom terpisah dan tanggal jatuh tempo dihitung otomatis dari tempo pemasok, sehingga tim keuangan tidak perlu menghitung manual satu per satu.
Faktur pembelian impor dan multi-mata uang
Untuk bisnis yang mengimpor barang, faktur pembelian dari pemasok luar negeri biasanya dalam mata uang asing seperti USD, sementara pembukuan tetap harus dalam Rupiah. Nilai barang perlu dikonversi memakai kurs yang berlaku pada tanggal transaksi, dan kurs itu sendiri sebaiknya dicatat bersama faktur supaya bisa ditelusuri kembali saat rekonsiliasi.
Contoh: faktur impor senilai USD 2.000 dengan kurs Rp15.800 per USD, nilai barang dalam Rupiah adalah 2.000 x Rp15.800 = Rp31.600.000. Kalau ada biaya tambahan seperti bea masuk Rp3.000.000 dan ongkos kirim dari pelabuhan ke gudang Rp500.000, total landed cost yang menambah nilai persediaan adalah Rp31.600.000 ditambah Rp3.000.000 ditambah Rp500.000, yaitu Rp35.100.000, dibagi jumlah unit untuk mendapat harga pokok per unit yang sebenarnya.
Mencampur biaya-biaya ini secara manual di spreadsheet mudah keliru, terutama kalau satu faktur impor mencakup banyak jenis barang dengan proporsi bea masuk yang berbeda-beda. Sistem yang mendukung faktur pembelian multi-mata uang dan alokasi biaya lainnya secara otomatis, seperti pada fitur Sparta, membantu harga pokok per item tetap akurat tanpa perhitungan manual berulang. Faktur impor semacam ini juga bisa dicatat dengan skema PPN inklusif atau eksklusif tergantung kesepakatan dengan pemasok, jadi pastikan skema yang dipakai konsisten dari satu faktur ke faktur berikutnya agar laporan pajak tidak bercampur.
Langkah berikutnya
Untuk memastikan faktur pembelian selalu benar sebelum dibayar, terapkan pengecekan tiga dokumen lewat panduan three way matching, rapikan penerbitan PO lewat aplikasi purchase order, dan lihat cara mengelola hutang usaha agar jatuh tempo tidak terlewat.
