Selisih Kas: Penyebab, Cara Menelusuri, dan Jurnalnya
Kas lebih atau kurang? Telusuri 8 penyebab sebelum menjurnal, lalu catat sisanya ke akun Selisih Kas. Ada contoh kas kurang Rp 287.000 dan kas kecil.
Tim Sparta10 menit baca
Selisih kas adalah perbedaan antara uang tunai hasil hitung fisik dan saldo kas menurut catatan pada saat yang sama. Bila uang fisik lebih besar, terjadi kas lebih; bila lebih kecil, kas kurang. Telusuri dulu penyebabnya dan koreksi ke akun yang benar. Sisa yang tetap tidak terjelaskan baru dicatat ke akun Selisih Kas: kas kurang di debit, kas lebih di kredit.
Panduan ini untuk kasir, admin keuangan, dan pemilik toko atau distributor yang menerima uang tunai setiap hari. Masalah kas yang terus menipis karena piutang dan stok adalah topik lain, dibahas di penyebab arus kas negatif.
Kas lebih dan kas kurang, apa bedanya
Saldo kas menurut catatan adalah saldo awal ditambah semua penerimaan tunai, dikurangi semua pengeluaran tunai yang sudah dibukukan. Angka itu dibandingkan dengan uang yang benar-benar ada di laci, brankas, atau kotak kas kecil. Arah selisihnya sudah memberi petunjuk tentang penyebabnya.
Jangan langsung menutup selisih dengan jurnal. Selisih yang penyebabnya ketemu dikoreksi ke akun asalnya, misalnya Bank, Piutang Usaha, atau beban tertentu. Akun Selisih Kas hanya menampung sisa yang sudah ditelusuri dan memang tidak bisa dijelaskan. Bila akun ini dipakai sebagai penampung segala hal, salah catat dan uang hilang sama-sama tersembunyi.
Urutan menelusuri selisih kas sebelum menjurnal
Urutan berikut dimulai dari penyebab yang umumnya paling sering dan paling cepat diperiksa di toko dan distributor, lalu bergerak ke yang lebih jarang. Kerjakan berurutan dan tulis temuan setiap langkah, karena satu selisih bisa terdiri dari beberapa penyebab sekaligus.
- Hitung ulang per pecahan oleh orang kedua. Pisahkan uang per pecahan, hitung lembarnya, lalu kalikan. Periksa juga amplop setoran, brankas, dan uang yang terselip di bawah laci. Bila hasil hitung ulang cocok dengan catatan, selisih tadi hanya salah hitung dan tidak perlu dijurnal.
- Cari penerimaan dan pengeluaran tunai yang belum dicatat. Periksa nota penjualan tulis tangan, kuitansi pelunasan yang dibawa salesman atau kolektor, uang muka pelanggan, dan ongkos yang dibayar tunai ke sopir ekspedisi. Penerimaan yang terlewat membuat kas lebih; pengeluaran yang terlewat membuat kas kurang.
- Cocokkan cara bayar. Pembayaran lewat QRIS, mesin EDC dengan kartu debit atau kredit, dan transfer tidak pernah masuk laci, tetapi sering diinput sebagai penjualan tunai. Bandingkan riwayat di aplikasi merchant QRIS, struk settlement EDC, dan mutasi rekening dengan daftar penjualan tunai. Pembayaran nontunai yang tercatat tunai menimbulkan kas kurang sebesar nilainya; kebalikannya menimbulkan kas lebih.
- Periksa kesalahan kembalian. Selisih seperti Rp 5.000, Rp 45.000, atau Rp 90.000 bisa berasal dari pecahan yang tertukar, misalnya kasir memberi kembalian Rp 50.000 padahal seharusnya Rp 5.000. Bila aplikasi kasir menyimpan uang dibayar dan kembaliannya, periksa transaksi bernilai besar hari itu. Kesalahan kembalian jarang bisa ditagih lagi, jadi biasanya menjadi selisih yang sah.
- Kumpulkan bon kas kecil dan kasbon. Nota bensin, parkir, ongkos kuli, uang makan, dan kasbon karyawan sering disimpan di laci tanpa dibukukan. Bila jumlahnya sama dengan kas kurang, yang perlu dicatat adalah pengeluaran itu, bukan selisih.
- Cek setoran ke bank. Bandingkan slip setoran dan mutasi rekening dengan buku kas. Setoran yang sudah dibawa ke bank tetapi belum dicatat membuat kas di buku lebih besar dari fisiknya dan saldo bank di buku lebih kecil dari rekening koran, dengan nilai yang sama. Koreksinya debit Bank, kredit Kas.
- Periksa tanggal transaksi. Penjualan sore yang uangnya baru dihitung keesokan pagi, atau transaksi yang diinput dengan tanggal salah, menghasilkan kas lebih di satu hari dan kas kurang senilai sama di hari berikutnya. Pola berpasangan ini hilang setelah tanggalnya dibetulkan.
- Cari jurnal ganda atau nominal yang salah ketik. Selisih yang sama persis dengan satu transaksi menandakan transaksi itu tercatat dua kali atau terlewat. Selisih yang habis dibagi 9 mengarah ke digit yang tertukar; uji ini dijelaskan di artikel neraca tidak balance.
- Setelah delapan langkah itu, barulah sisa yang tidak terjelaskan dicatat sebagai selisih kas, disertai catatan langkah yang sudah dikerjakan dan nama pemeriksanya. Catatan ini membedakan selisih yang sudah ditelusuri dari selisih yang ditutup begitu saja.
Contoh menelusuri kas kurang Rp 287.000
Misalnya sebuah toko suku cadang menutup kasir pada sore hari. Menurut catatan, saldo kas seharusnya Rp 6.412.000, sedangkan hasil hitung fisik hanya Rp 6.125.000. Kas kurang Rp 287.000. Supervisor menghitung ulang dan mendapat hasil yang sama, jadi penelusuran berlanjut.
Dari riwayat QRIS ditemukan satu pembayaran Rp 185.000 yang diinput kasir sebagai penjualan tunai. Di laci juga ada nota bensin pengiriman Rp 75.000 yang belum dibukukan. Sisanya, 287.000 - 185.000 - 75.000 = Rp 27.000, tidak ditemukan penyebabnya setelah semua langkah dikerjakan.
Kas dikredit 185.000 + 75.000 + 27.000 = Rp 287.000, sehingga saldo menurut catatan menjadi Rp 6.125.000, sama dengan hasil hitung fisik. Bila dana QRIS belum masuk rekening hari itu, sebagian bisnis memakai akun perantara seperti piutang QRIS sampai dana diterima. Perhatikan juga biaya MDR. Menurut Bank Indonesia, biaya ini ditanggung merchant dan tarifnya bergantung pada kategori usaha serta nominal transaksi, jadi dana yang masuk bisa lebih kecil dari nilai penjualan. Potongan itu dicatat sebagai beban, bukan selisih kas.
Jurnal selisih kas kurang dan kas lebih
Buku teks pengantar akuntansi umumnya memakai satu akun untuk kedua arah, yang dalam bahasa Inggris disebut cash over and short dan di sini biasa dinamai Selisih Kas atau Kekurangan dan Kelebihan Kas. Ini akun laba rugi. Kas kurang dicatat di debit dan berfungsi seperti beban, sedangkan kas lebih dicatat di kredit dan berfungsi seperti pendapatan.
Sebagian bisnis memilih dua akun terpisah, misalnya Beban Kekurangan Kas dan Pendapatan Kelebihan Kas. Hasil akhirnya sama; pilih satu cara dan pakai secara konsisten. Bila ada beberapa kasir atau laci, buat subakun atau cantumkan kode kasir di setiap jurnal, supaya pola per orang atau per laci terlihat.
Menyajikan saldo Selisih Kas di akhir periode
Karena kas kurang dan kas lebih masuk ke akun yang sama, saldo akhir periode adalah nilai bersihnya. Misalnya selama Oktober tercatat kas kurang Rp 27.000, Rp 64.000, dan Rp 12.500, serta kas lebih Rp 40.000 dan Rp 8.000. Total debit Rp 103.500, total kredit Rp 48.000, sehingga saldo akhirnya debit Rp 55.500.
Saldo debit disajikan di laporan laba rugi dalam beban lain-lain, sedangkan saldo kredit masuk pendapatan lain-lain. Saldo bersih yang kecil belum tentu berarti kontrol berjalan baik: kas kurang Rp 2.000.000 dan kas lebih Rp 1.950.000 juga menghasilkan saldo Rp 50.000. Tinjau total debit dan total kreditnya, bukan hanya saldo. Kehilangan besar yang penyebabnya diketahui, misalnya pencurian, sebaiknya dicatat terpisah agar tidak tenggelam di akun ini.
Selisih kas kecil dengan metode dana tetap
Pada metode dana tetap (imprest), saldo akun Kas Kecil selalu sama dengan plafonnya. Pengeluaran tidak dijurnal satu per satu, melainkan saat dana diisi kembali. Selisih juga diakui pada saat itu: kekurangan didebit ke Selisih Kas, bukan dengan mengkredit akun Kas Kecil.
Misalnya plafon kas kecil sebuah distributor Rp 3.000.000. Pada akhir bulan, bon yang terkumpul berjumlah Rp 2.645.000: bensin dan parkir Rp 1.120.000, alat tulis Rp 385.000, konsumsi Rp 640.000, dan ongkos bongkar muat Rp 500.000. Seharusnya tersisa Rp 355.000, tetapi uang di kotak hanya Rp 320.000. Kas kecil kurang Rp 35.000, dan dana yang perlu diisi kembali 3.000.000 - 320.000 = Rp 2.680.000.
Total debit 2.645.000 + 35.000 = Rp 2.680.000, sama dengan kreditnya, dan akun Kas Kecil tetap Rp 3.000.000. Bila uang yang tersisa justru Rp 365.000, ada kelebihan Rp 10.000: pengisian kembali menjadi Rp 2.635.000, Selisih Kas dikredit Rp 10.000, dan bebannya tetap Rp 2.645.000. Isi kembali dana, atau setidaknya jurnal pengeluarannya, pada akhir setiap bulan supaya beban masuk ke periode yang benar.
Pada metode fluktuasi, setiap pengeluaran langsung mengkredit Kas Kecil. Kekurangan yang ditemukan saat pemeriksaan dicatat dengan debit Selisih Kas dan kredit Kas Kecil, sedangkan kelebihan sebaliknya.
Lembar hitung kas harian dan kebijakan toleransi
Selisih paling mudah ditelusuri pada hari yang sama, selagi kasir masih ingat transaksinya dan bon masih di laci. Hitung kas setiap tutup shift dengan lembar sederhana seperti di bawah, ditandatangani kasir dan penghitung kedua. Angkanya melanjutkan contoh toko suku cadang.
Tetapkan modal kembalian dengan jumlah tetap, lalu setorkan sisanya ke bank setiap hari. Laci yang hanya berisi modal kembalian dan penerimaan satu hari jauh lebih mudah dihitung daripada laci yang menumpuk uang beberapa hari.
Untuk toleransi, tidak ada angka standar yang berlaku umum. Bisnis Anda yang menetapkannya dalam kebijakan tertulis, sesuai besarnya transaksi tunai harian dan risiko yang bisa diterima. Kebijakan itu sebaiknya memuat:
- batas nilai selisih per shift yang boleh dicatat supervisor setelah penelusuran;
- siapa yang wajib menyetujui selisih di atas batas itu, misalnya manajer keuangan atau pemilik;
- berapa kali selisih dalam sebulan yang memicu pemeriksaan khusus, walaupun nilainya kecil;
- batas waktu penelusuran, misalnya sebelum shift berikutnya dibuka;
- kapan selisih dibebankan ke karyawan, beserta prosedurnya.
Pisahkan juga tugasnya. Kasir yang memegang uang tidak membuat jurnal selisihnya sendiri dan tidak menyetujuinya. Orang yang membawa setoran ke bank berbeda dari orang yang mencocokkan slip setoran dengan mutasi rekening. Pemegang kas kecil tidak menyetujui pengisian kembali dananya sendiri. Sesekali, lakukan hitung mendadak di luar jadwal tutup kasir.
Kapan selisih kasir menjadi piutang karyawan
Selisih dicatat sebagai beban bila tidak bisa dibebankan kepada orang tertentu. Selisih dicatat sebagai piutang karyawan bila ada dasar yang jelas bahwa seorang karyawan wajib menggantinya. Syarat praktisnya biasanya: laci dipegang satu orang selama shift, kas dihitung bersama di awal dan akhir shift, karyawan mengakui selisihnya secara tertulis, dan kewajiban mengganti sudah diatur dalam kebijakan tertulis sebelum kejadian.
Misalnya kasir yang memegang laci sendirian kurang Rp 150.000, menandatangani berita acara selisih, dan kebijakan perusahaan mewajibkan penggantian. Jurnalnya debit Piutang Karyawan Rp 150.000, kredit Kas Rp 150.000. Saat uangnya diganti, debit Kas dan kredit Piutang Karyawan. Bila laci dipakai bergantian sehingga tanggung jawabnya tidak bisa dipastikan, perlakukan sebagai beban selisih kas lalu perbaiki kontrolnya. Piutang karyawan yang ternyata tidak tertagih perlu dievaluasi dan dihapus menjadi beban, bukan dibiarkan di neraca.
Pemotongan gaji punya aturan sendiri. Pasal 63 PP 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan mengatur bahwa potongan untuk ganti rugi harus sesuai perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama, sedangkan potongan untuk utang atau cicilan utang pekerja memerlukan kesepakatan tertulis. Pasal 65 membatasi total potongan paling banyak 50% dari setiap pembayaran upah. PP ini sudah diubah oleh PP 51 Tahun 2023 dan PP 49 Tahun 2025, yang sepengetahuan kami tidak menyentuh pasal pemotongan upah. Ikuti kebijakan tertulis perusahaan dan konsultasikan kasus tertentu dengan konsultan ketenagakerjaan. Selisih yang terus berulang terutama adalah tanda kontrol perlu diperiksa, bukan sekadar soal siapa yang mengganti.
Sambungkan hitung kas harian dengan rekonsiliasi bank
Hitung kas membuktikan uang di laci, sedangkan rekonsiliasi bank membuktikan saldo rekening. Keduanya bertemu di setoran harian dan dana nontunai. Setiap setoran di lembar hitung kas harus tercatat sebagai pengurang kas dan penambah bank, lalu muncul di rekening koran. Setoran yang dibawa setelah jam layanan bank pada hari terakhir bulan menjadi setoran dalam perjalanan.
Di akhir bulan, jumlahkan setoran dari semua lembar hitung kas dan bandingkan dengan total setoran tunai di rekening koran. Lakukan hal yang sama untuk dana QRIS dan EDC. Pembayaran QRIS yang tercatat tunai, seperti Rp 185.000 pada contoh di atas, terlihat dari dua sisi: kas kurang di laci dan dana masuk tanpa pasangan di rekening koran. Menemukan salah satunya sekaligus menjelaskan yang lain. Langkah rekonsiliasinya ada di contoh rekonsiliasi bank.
Langkah berikutnya
Di Sparta, modul Kas & Bank mencakup pembayaran, penerimaan, transfer antar rekening, dan rekonsiliasi bank. Dokumen yang diposting, seperti faktur penjualan dan penerimaan pembayaran, membuat jurnal seimbang secara otomatis, dan setiap jurnal bisa ditelusuri ke dokumen sumbernya, sehingga mencari transaksi ganda atau salah akun lebih cepat. Cara kerjanya dibahas di jurnal otomatis. Hitung fisik tetap dikerjakan di laci dengan lembar seperti di atas, dan sisa selisihnya dicatat lewat jurnal umum.
Mulai minggu ini, pakai lembar hitung kas di setiap tutup shift dan tulis kebijakan toleransi Anda dalam satu halaman. Setelah sebulan, tinjau total debit dan kredit akun Selisih Kas per kasir. Bila ingin melihat kas, bank, dan jurnalnya tersambung ke dokumen dengan data Anda sendiri, minta akses awal Sparta. Selama akses awal, Sparta bisa dicoba gratis, termasuk simulasi migrasi dari Accurate.
