Petty Cash Imprest: Contoh Kontrol Dana Tetap

Petty cash imprest adalah pengelolaan kas kecil dengan jumlah dana yang ditetapkan, lalu diisi kembali berdasarkan pengeluaran yang telah diperiksa. Dalam kontrol harian, uang tunai tersisa ditambah bukti pengeluaran seharusnya menjelaskan dana tersebut. Agar pengisian tidak menimbulkan pencatatan ganda, pisahkan pemakaian uang, persetujuan bukti, pemindahan dana dari bank, dan penandaan bukti yang sudah diproses.

Dana tetap bukan berarti uang di kotak selalu sama

Saat kas kecil dipakai, uang fisiknya berkurang. Yang dipertahankan dalam rancangan imprest adalah jumlah dana yang ditetapkan, bukan jumlah lembar uang setiap sore. Buku Principles of Accounting OpenStax menjelaskan bahwa uang yang dipakai digantikan bukti pengeluaran. Buku tersebut juga membedakan pengisian kembali dari keputusan manajemen menaikkan atau menurunkan dana.

Dalam artikel ini, fokusnya adalah alur bukti dari pemegang kas ke pemeriksa dan pembayar. Ini bukan panduan jurnal untuk semua perusahaan. Minta akuntan menetapkan kapan transaksi dibukukan, akun yang dipakai, dan penanganan bukti yang belum lengkap. Rancangan pengendalian harus cocok dengan metode pencatatan perusahaan Anda, terutama jika aplikasi sudah merekam beban saat uang diserahkan.

Tetapkan jenis pengeluaran yang boleh memakai dana, batas per transaksi, dan siapa yang menyetujui pengecualian. Batasnya merupakan kebijakan perusahaan, bukan angka baku dari contoh ini. Hindari memecah pembelian besar menjadi beberapa bon kecil demi melewati wewenang persetujuan. Pengeluaran yang memerlukan PO atau kontrak sebaiknya mengikuti alur pembelian yang sesuai, bukan dipindahkan ke kas kecil supaya cepat dibayar.

Contoh dana Rp2 juta dari pemakaian sampai isi ulang

Contoh hipotetis: perusahaan menetapkan dana Rp2.000.000. Selama satu minggu terdapat tiga pengeluaran yang sudah disetujui: perlengkapan pengemasan Rp320.000, ongkos kurir dokumen Rp180.000, dan alat tulis Rp250.000. Jumlahnya Rp750.000. Jika tidak ada transaksi lain, uang tunai tersisa Rp1.250.000. Pemeriksa dapat menghitung Rp1.250.000 ditambah Rp750.000 sama dengan Rp2.000.000.

Permintaan pengisian kembali disiapkan Rp750.000 dengan tiga bukti tersebut. Setelah uang pengisian benar-benar diterima pemegang kas, uang di kotak kembali Rp2.000.000. Tiga bukti dipindahkan ke arsip paket pengisian dan ditandai sudah diproses, sehingga tidak dihitung lagi sebagai bukti aktif di kotak. Paket arsip tetap dipertahankan untuk penelusuran transaksi dan pemeriksaan berikutnya.

Jika Rp750.000 sudah dipindahkan dari bank tetapi belum diterima pemegang kas, tulis statusnya secara jelas. Jangan menyatakan uang di kotak Rp2.000.000 hanya berdasarkan tangkapan layar permintaan transfer. Catat tanggal pengiriman, penerima, dan konfirmasi dana sampai. Selama serah terima belum selesai, laporan harus menjelaskan mengapa kas fisik masih Rp1.250.000 dan di mana uang pengisian berada.

Satu bukti melewati tiga tangan dengan status berbeda

Berikan nomor unik pada bukti pengeluaran dan nomor paket pengisian. Pemegang kas mengumpulkan bukti, pemeriksa menilai kelengkapannya, dan pihak berwenang menyetujui pembayaran pengisian. Bila tim kecil, pemilik dapat memeriksa paket secara terpisah dari orang yang memegang uang. Usahakan tidak ada satu orang yang mengeluarkan, menyetujui, serta menyatakan pemeriksaannya sendiri selesai tanpa peninjauan.

1. 1Saat uang keluar, tulis tanggal, penerima, tujuan usaha, nominal, dan referensi bukti. Catat uang kembalian pada transaksi yang sama.
2. 2Sebelum mengajukan isi ulang, hitung fisik bersama daftar bukti aktif. Pisahkan bukti yang belum lengkap agar masalahnya terlihat.
3. 3Pemeriksa mencocokkan nominal, identitas transaksi, persetujuan, serta kemungkinan bukti pernah dipakai dalam paket sebelumnya.
4. 4Pembayar memakai nomor paket yang disetujui, kemudian menyimpan referensi transfer atau bukti penyerahan tunai.
5. 5Pemegang kas mengonfirmasi penerimaan. Tandai seluruh bukti dalam paket sebagai sudah diproses tanpa menghapus berkas aslinya.

Foto bon yang sama dapat tersimpan di ponsel staf, email admin, dan folder keuangan. Ketiga salinan bukan tiga pengeluaran. Pada pemeriksaan, cari tanggal, toko, jumlah, serta tujuan transaksi yang sama, selain nomor berkas. Jika satu bon mencakup dua kebutuhan, rincikan pembagiannya dalam satu referensi sumber supaya pemisahan kategori tidak membuat pembayaran baru.

Uang titipan belanja perlu jalur pengecualian

Contoh hipotetis tambahan: dari dana yang sudah kembali utuh Rp2.000.000, staf membawa uang belanja Rp200.000. Ia kemudian menyerahkan bon Rp165.000 dan kembalian Rp35.000. Setelah penyelesaian, kotak berisi Rp1.835.000 dan bukti pengeluaran Rp165.000. Jumlah keduanya tetap Rp2.000.000. Bukti uang dibawa Rp200.000 harus ditutup dengan pasangan bon dan kembalian tersebut, bukan tetap dianggap pengeluaran kedua.

Sebelum staf kembali, surat penyerahan Rp200.000 menjelaskan siapa yang membawa uang. Namun surat itu belum sama dengan bukti pembelian yang lengkap. Pisahkan dari bukti siap isi ulang, dan tetapkan batas penyelesaian internal serta penanggung jawab pengecualian. Jangan mengganti tujuan pada surat sementara dengan pembelian rekaan agar seluruh daftar terlihat lengkap. Pemeriksa harus dapat melihat uang yang belum dipertanggungjawabkan.

Jika bon hilang, minta bukti pengganti atau penjelasan menurut kebijakan perusahaan. Persetujuan pengecualian bukan bukti bahwa transaksi memenuhi semua persyaratan akuntansi atau pajak. Keputusan kelayakan pencatatan perlu ditinjau pihak yang kompeten. Artikel selisih kas membahas penelusuran kekurangan atau kelebihan; pembahasan di sini menjaga siklus dana dan bukti agar masalah tidak tertutup pengisian ulang.

Cegah pengisian kembali dibaca sebagai beban kedua

Kesalahan yang perlu diuji adalah satu pembelian dicatat sebagai beban saat kas dipakai, kemudian nominal yang sama dicatat lagi sebagai beban ketika bank mengisi kotak. Untuk mencegahnya, tentukan satu alur pencatatan bersama akuntan. Cantumkan pada paket apakah pengeluaran sumber sudah dibukukan dan dokumen mana yang merekam pemindahan dana. Jangan mengandalkan keterangan pendek kas kecil saja.

Uji dengan transaksi Rp320.000 pada contoh pertama. Pemeriksa harus dapat menelusuri satu pembelian, satu bukti pembayaran kepada toko, dan bagian Rp320.000 dalam paket pengisian Rp750.000. Laporan tidak boleh menunjukkan dua pembelian perlengkapan dari transaksi yang sama. Pemeriksaan transfer bank secara terpisah dapat mengikuti contoh rekonsiliasi bank, tetapi mutasi bank tidak menggantikan pemeriksaan bon.

Serahkan dana dengan hitungan dan daftar pekerjaan terbuka

Ketika pemegang kas berganti, hitung uang berdasarkan pecahan, daftar bukti aktif, paket isi ulang yang belum diterima, dan uang yang masih dibawa staf. Kedua petugas menandatangani hasil serah terima beserta waktunya. Jika ada perbedaan, tulis apa yang ditemukan dan siapa yang menindaklanjuti. Jangan meminta penerus menandatangani dana utuh hanya karena jumlah yang ditetapkan memang Rp2.000.000.

Sparta menyediakan pembayaran, penerimaan, transfer antar rekening, dan jurnal umum. Bawa satu paket kas kecil untuk memeriksa bagaimana alur yang disetujui akuntan dapat ditelusuri melalui dokumen tersebut. Minta akses awal Sparta: Anda dapat mencoba gratis dengan data sendiri, termasuk simulasi migrasi dari Accurate; belum ada harga final publik. Jadikan satu pengeluaran yang hanya tercatat sekali sebagai hasil uji sebelum mengganti prosedur tim.