Pengiriman Sebagian: Mengelola Surat Jalan dan Faktur Bertahap

Pengiriman sebagian adalah solusi saat stok di gudang tidak mencukupi atau pelanggan meminta pengiriman bertahap untuk menghemat ruang penyimpanan mereka. Strategi ini memungkinkan Anda tetap melayani pelanggan tanpa harus menunggu seluruh pesanan lengkap tersedia. Dengan pengelolaan surat jalan dan faktur yang tepat, arus kas perusahaan tetap terjaga karena penagihan bisa dilakukan lebih cepat tanpa menunda penyelesaian seluruh kontrak.

Kapan Anda Harus Melakukan Pengiriman Sebagian?

Dalam operasional harian, Anda mungkin sering menemui situasi di mana pesanan penjualan (Sales Order) tidak bisa dipenuhi sekaligus. Ada tiga skenario utama yang membuat pengiriman sebagian menjadi langkah yang bijak bagi UMKM dan distributor.

Pertama, keterbatasan stok fisik. Jika pelanggan memesan 100 unit barang tetapi stok yang siap hanya 40 unit, mengirimkan apa yang ada akan membantu pelanggan melanjutkan operasional mereka daripada harus menunggu stok lengkap yang mungkin memakan waktu satu minggu lagi. Kedua, kendala logistik. Kapasitas armada pengiriman yang terbatas sering kali memaksa barang dikirim dalam beberapa ritase atau kloter.

Ketiga, permintaan khusus pelanggan. Beberapa pelanggan besar dengan gudang terbatas sering kali meminta pengiriman dilakukan secara bertahap sesuai jadwal produksi mereka. Menguasai alur ini melalui aplikasi faktur penjualan yang handal akan memastikan tidak ada barang yang terlewat atau tertagih dua kali.

Mengelola Surat Jalan Bertahap Secara Akurat

Kunci dari pengiriman sebagian adalah pelacakan jumlah barang yang sudah keluar dibandingkan dengan jumlah pesanan awal. Setiap kali barang keluar dari gudang, Anda wajib menerbitkan Surat Jalan (SJ) yang mencantumkan kuantitas kirim saat ini, bukan kuantitas total pesanan.

Dokumen Surat Jalan ini berfungsi sebagai bukti serah terima fisik barang. Jika Anda menggunakan sistem manual, risiko kesalahan pencatatan sisa stok (backorder) sangat tinggi. Pastikan admin gudang mencatat nomor Sales Order (SO) pada setiap SJ agar tim keuangan dapat melakukan rekonsiliasi dengan mudah. Tanpa referensi SO yang jelas, Anda akan kesulitan menentukan apakah pengiriman tersebut adalah pesanan baru atau pemenuhan sisa pesanan lama.

Strategi Penagihan: Faktur per Pengiriman atau Gabungan

Setelah barang dikirim, pertanyaan berikutnya adalah kapan faktur penjualan diterbitkan. Anda memiliki dua pilihan utama yang masing-masing memiliki dampak pada arus kas dan beban administrasi pajak.

• Faktur per Pengiriman: Anda menerbitkan faktur segera setelah satu Surat Jalan selesai dikirim. Ini sangat baik untuk arus kas karena termin pembayaran dimulai lebih awal. Dalam sistem Coretax yang berlaku sejak 2025, setiap faktur ini harus segera dilaporkan untuk mendapatkan nomor seri faktur pajak.
• Faktur Gabungan: Anda mengumpulkan beberapa Surat Jalan dalam satu periode (misalnya satu minggu) untuk ditagihkan dalam satu faktur besar. Ini menghemat waktu administrasi, namun pastikan tanggal faktur pajak tetap mengikuti aturan DJP mengenai saat terutangnya PPN.

Sesuai aturan pajak terbaru, tarif PPN adalah 12 persen. Untuk barang non-mewah, penggunaan DPP nilai lain 11/12 membuat beban efektif tetap 11 persen. Pastikan Anda memahami Cara Membuat Faktur Penjualan yang Benar agar tidak terjadi kesalahan pelaporan pada sistem Coretax yang kini menggantikan e-Faktur desktop.

Memantau Laporan Sisa Pesanan (Backorder)

Laporan backorder adalah dokumen paling krusial dalam manajemen pengiriman sebagian. Laporan ini menunjukkan selisih antara kuantitas yang dipesan, kuantitas yang sudah dikirim, dan kuantitas yang belum terpenuhi. Tanpa laporan ini, tim purchasing tidak akan tahu kapan harus melakukan pemesanan ulang ke pemasok untuk memenuhi sisa pesanan pelanggan.

Laporan yang baik harus mencakup informasi umur pesanan. Pesanan yang sudah menggantung terlalu lama (misalnya lebih dari 30 hari) harus segera ditinjau apakah akan tetap dipenuhi atau dibatalkan (close order). Jika pelanggan sudah membayar deposit, pastikan Anda merujuk pada alur Uang Muka Penjualan: Alur dari DP sampai Pelunasan untuk menyesuaikan nilai tagihan akhir.

Contoh Kasus Pengiriman Sebagian di Bisnis Distribusi

Mari kita lihat contoh nyata pada distributor bahan bangunan yang menerima pesanan 500 sak semen. Karena keterbatasan armada, pengiriman dibagi menjadi tiga tahap.

Dalam contoh di atas, perusahaan memilih faktur per pengiriman. Jika perusahaan memilih faktur gabungan, maka setelah SJ-003 terbit, admin akan menarik data dari SJ-001 hingga SJ-003 ke dalam satu faktur penjualan senilai 500 sak semen. Metode gabungan ini hanya bisa dilakukan jika seluruh pengiriman terjadi dalam masa pajak yang sama.

Kesalahan Umum dalam Menangani Pengiriman Sebagian

Banyak bisnis mengalami kerugian karena kesalahan administratif saat melakukan pengiriman bertahap. Kesalahan paling fatal adalah tidak mencatat barang keluar secara real-time. Hal ini menyebabkan stok di sistem terlihat masih ada, padahal secara fisik sudah dikirim ke pelanggan menggunakan surat jalan manual yang belum diinput.

Kesalahan lainnya adalah penagihan yang melebihi jumlah kirim. Misalnya, barang baru dikirim 50 unit, tetapi faktur diterbitkan untuk 100 unit. Hal ini tidak hanya merusak kepercayaan pelanggan, tetapi juga menciptakan masalah pada pelaporan PPN di Coretax karena nilai transaksi yang dilaporkan tidak sesuai dengan realitas perpindahan barang.

Terakhir, membiarkan pesanan menggantung tanpa kepastian. Jika stok sisa tidak akan pernah tersedia lagi, segera lakukan pembatalan sisa pesanan agar laporan keuangan tidak menampilkan piutang atau komitmen stok yang semu.

Otomasi Pengiriman Sebagian dengan Sparta

Mengelola pengiriman bertahap secara manual sangat berisiko bagi bisnis yang sedang berkembang. Sparta hadir sebagai ERP web yang menyederhanakan proses ini. Di Sparta, Anda dapat menarik data dari satu Sales Order ke beberapa Surat Jalan secara otomatis. Sistem akan melacak sisa kuantitas secara presisi sehingga Anda tidak mungkin mengirim barang melebihi pesanan.

Fitur "Cegah stok negatif" di Sparta memastikan bahwa Anda tidak bisa menerbitkan Surat Jalan jika stok fisik di gudang memang tidak tersedia. Selain itu, Anda bisa bertanya langsung kepada agen AI Tanya Sparta, seperti "Berapa sisa pesanan untuk PT Maju Jaya?", dan agen akan menyajikan data backorder secara instan tanpa Anda perlu membuka laporan manual yang rumit.

Meskipun Sparta saat ini belum mendukung integrasi marketplace atau fitur batch/expiry, kemampuannya dalam mengelola multi-gudang dan audit log yang detail sangat membantu bisnis distribusi memastikan setiap tahap pengiriman tercatat dengan aman dan transparan.

Langkah Praktis Menertibkan Pengiriman Bertahap

1. 1Audit seluruh Sales Order yang masih terbuka dan identifikasi mana yang memerlukan pengiriman sebagian.
2. 2Pastikan setiap Surat Jalan memiliki referensi nomor Sales Order yang unik.
3. 3Tentukan kebijakan penagihan sejak awal, apakah akan menggunakan faktur per pengiriman atau faktur gabungan bulanan.
4. 4Gunakan alat bantu seperti Sparta untuk memantau laporan backorder secara otomatis agar tim purchasing bisa segera bertindak.
5. 5Lakukan rekonsiliasi stok secara berkala antara data di sistem dan fisik gudang untuk menghindari selisih akibat pengiriman manual yang tidak tercatat.