Laporan Umur Piutang: Contoh, Rumus, dan Template
Contoh laporan umur piutang siap pakai: kolom template, umur dihitung sejak kapan, rumus Excel, hitungan cadangan kerugian piutang, dan checklist penagihan.
Tim Sparta9 menit bacaUntuk kebutuhan yang berbeda tetapi terkait, baca Perputaran Piutang: Rumus dan Cek Penjualan Kredit.
Laporan umur piutang (aging schedule) adalah daftar sisa tagihan setiap pelanggan yang dikelompokkan menurut berapa lama tagihan itu belum dibayar, biasanya belum jatuh tempo, 1-30, 31-60, 61-90, dan lebih dari 90 hari. Dari laporan ini Anda tahu siapa yang harus ditagih lebih dulu dan berapa cadangan kerugian piutang yang wajar.
Ubah daftar jatuh tempo menjadi surat penagihan piutang yang sopan, dengan rujukan invoice dan permintaan konfirmasi yang jelas.
Di bawah ini ada susunan kolom yang bisa langsung Anda salin ke Excel, contoh lengkap dengan lima pelanggan dan angka Rupiah, rumus untuk menghitung umur dan kelompoknya, cara memakai laporan itu untuk menghitung cadangan beserta jurnalnya, lalu checklist penagihan mingguan yang membuat laporan ini benar-benar dipakai, bukan sekadar dicetak di akhir bulan.
Untuk pembahasan terkait yang lebih spesifik, lihat Limit Kredit Pelanggan: Contoh Evaluasi Pesanan.
Untuk pembahasan terkait yang lebih spesifik, lihat Mekari Jurnal vs Kledo untuk Penjualan Kredit.
Umur piutang dihitung sejak kapan?
Ada dua cara yang sama-sama dipakai, dan banyak salah paham muncul karena tim keuangan dan tim penjualan diam-diam memakai cara yang berbeda.
- Sejak tanggal faktur: umur = tanggal laporan - tanggal faktur. Faktur tanggal 1 Oktober dilihat pada 31 Oktober berumur 30 hari, berapa pun termin pembayarannya.
- Sejak tanggal jatuh tempo: hari lewat jatuh tempo = tanggal laporan - tanggal jatuh tempo. Faktur yang sama dengan termin 30 hari jatuh tempo 31 Oktober, jadi pada 31 Oktober baru 0 hari lewat dan masih masuk kelompok belum jatuh tempo.
Untuk penagihan dan cadangan, kami sarankan memakai hari lewat jatuh tempo. Alasannya sederhana: pelanggan dengan termin 60 hari yang membayar di hari ke-55 tidak terlambat, tetapi di laporan berbasis tanggal faktur ia akan tampak masuk kelompok 31-60 hari dan ikut ditegur. Tetap cantumkan tanggal faktur sebagai kolom tersendiri, karena auditor dan pemilik sering ingin tahu umur transaksi aslinya. Yang penting, tuliskan dasar perhitungannya di judul laporan, misalnya "Umur piutang per 31 Oktober 2026, dihitung dari tanggal jatuh tempo", supaya semua orang membaca angka yang sama.
Tiga aturan kecil yang sering terlewat: umur dihitung per faktur, bukan per pelanggan; yang diumurkan adalah sisa yang belum dibayar setelah pembayaran sebagian, retur, dan potongan; dan uang muka atau pembayaran yang belum dialokasikan ke faktur ditampilkan di baris terpisah, jangan dikurangkan diam-diam dari faktur tertua.
Template laporan umur piutang: kolom yang perlu ada
Susun satu baris per faktur yang masih terbuka. Urutan kolom berikut praktis dipakai sebagai daftar kerja penagihan sekaligus bahan hitung cadangan:
- Nama pelanggan dan nama salesman atau penanggung jawab penagihan.
- Nomor faktur penjualan dan tanggal faktur.
- Termin pembayaran (misalnya 30 hari) dan tanggal jatuh tempo.
- Nilai faktur, total pembayaran dan retur yang sudah diterima, lalu sisa piutang.
- Hari lewat jatuh tempo (angka, bukan teks).
- Kelompok umur: Belum jatuh tempo, 1-30, 31-60, 61-90, atau lebih dari 90 hari.
- Catatan tindak lanjut terakhir: tanggal kontak, janji bayar, atau alasan sengketa.
Setelah daftar per faktur, buat dua ringkasan: satu per pelanggan (siapa yang paling lama menunggak) dan satu per kelompok umur (seberapa sehat piutang Anda secara keseluruhan). Total kedua ringkasan harus sama persis dengan saldo akun piutang usaha di neraca pada tanggal yang sama. Kalau tidak sama, ada faktur yang belum diposting, pembayaran yang salah alokasi, atau jurnal manual ke akun piutang yang tidak punya faktur. Selisih itu harus dibereskan sebelum laporan dipakai untuk menghitung cadangan.
Rumus umur piutang di Excel
Misalnya sel H1 berisi tanggal laporan, kolom D berisi tanggal jatuh tempo, dan kolom G berisi sisa piutang. Rumus berikut memakai pemisah titik koma sesuai pengaturan regional Indonesia; ganti dengan koma bila pengaturan regional komputer Anda memakai format Inggris.
- Hari lewat jatuh tempo (kolom E): =$H$1-D5. Hasil negatif berarti faktur belum jatuh tempo.
- Kelompok umur (kolom F): =IFS(E5<=0;"Belum jatuh tempo";E5<=30;"1-30";E5<=60;"31-60";E5<=90;"61-90";TRUE;">90"). Fungsi IFS tersedia di Excel 2019 dan Microsoft 365; di versi lama, pakai IF bertingkat.
- Total per kelompok: =SUMIFS(G:G;F:F;"31-60"), diulang untuk setiap kelompok.
- Total per pelanggan dan kelompok sekaligus: buat PivotTable dengan pelanggan di baris, kelompok umur di kolom, dan sisa piutang sebagai nilai.
Pencarian "umur piutang rumus" juga sering merujuk ke rumus rata-rata umur piutang di buku teks: perputaran piutang = penjualan kredit setahun / rata-rata piutang, lalu rata-rata umur piutang = 365 / perputaran piutang. Misalnya penjualan kredit setahun Rp 540.000.000 dan rata-rata piutang Rp 72.000.000: perputarannya 7,5 kali, sehingga rata-rata umur piutang sekitar 48,7 hari. Angka ini berguna untuk melihat tren dari bulan ke bulan, tetapi tidak menunjukkan pelanggan mana yang bermasalah. Untuk itu Anda tetap butuh laporan per faktur.
Contoh laporan umur piutang dengan angka
Contoh berikut fiktif, untuk distributor suku cadang dengan lima pelanggan aktif, per 31 Oktober 2026 dan dihitung dari tanggal jatuh tempo. Ringkasan per pelanggan:
Cara membacanya: lebih dari separuh piutang (Rp 41.500.000 dari Rp 72.000.000) sudah lewat jatuh tempo. Toko Sinar Jaya punya saldo terbesar tetapi tunggakannya baru di kelompok 1-30 hari, jadi cukup diingatkan. PT Karya Bangun tampak sehat karena sebagian besar saldonya belum jatuh tempo, padahal ada Rp 3.000.000 yang sudah lebih dari 90 hari; faktur lama seperti ini sering ternyata faktur yang disengketakan. Bengkel Mitra Motor seluruh saldonya menunggak dan sebagian sudah lebih dari 90 hari, sehingga pengiriman baru ke pelanggan ini sebaiknya ditahan sampai ada pembayaran.
Menghitung cadangan kerugian piutang dari laporan umur
Laporan umur juga dasar menghitung cadangan kerugian piutang (piutang tak tertagih yang diperkirakan). Bagi entitas yang memakai SAK Indonesia berbasis IFRS, PSAK 109 Instrumen Keuangan (dulu PSAK 71, bernomor PSAK 109 sejak 1 Januari 2024, menurut tabel penomoran IAI) memakai model kerugian kredit ekspektasian dan mengizinkan cara praktis berupa matriks provisi, yaitu tarif cadangan per kelompok hari tunggakan. Usaha yang tidak punya akuntabilitas publik umumnya memakai SAK Entitas Privat (SAK EP), yang berlaku efektif 1 Januari 2025 menggantikan SAK ETAP (DDTCNews), atau SAK EMKM. Aturan penurunan nilainya berbeda antar standar, jadi pastikan dengan akuntan Anda standar mana yang dipakai dan bagaimana tarifnya ditetapkan.
Apa pun standarnya, tarif per kelompok sebaiknya diturunkan dari pengalaman Anda sendiri: berapa persen piutang di setiap kelompok yang dulu akhirnya tidak tertagih, lalu disesuaikan dengan kondisi saat ini. Tarif di bawah hanya ilustrasi, bukan patokan:
Rp 7.495.000 adalah saldo cadangan yang seharusnya ada. Misalnya buku Anda sudah mencatat cadangan Rp 4.000.000 dari bulan lalu; maka jurnal penyesuaian bulan ini hanya selisihnya, Rp 3.495.000: debit Beban Kerugian Piutang Rp 3.495.000, kredit Cadangan Kerugian Piutang Rp 3.495.000. Di neraca, piutang usaha tetap Rp 72.000.000 dan dikurangi cadangan Rp 7.495.000, sehingga nilai bersih yang diharapkan tertagih Rp 64.505.000.
Bila kemudian sebuah faktur benar-benar dihapuskan, misalnya Rp 4.500.000 milik Bengkel Mitra Motor, jurnalnya debit Cadangan Kerugian Piutang Rp 4.500.000 dan kredit Piutang Usaha Rp 4.500.000. Penghapusan ini tidak menambah beban lagi karena bebannya sudah diakui saat cadangan dibentuk.
Piutang tak tertagih menurut pajak
Perlakuan pajaknya berbeda dari perlakuan akuntansi. Pasal 9 ayat (1) huruf c UU PPh tidak membolehkan pembentukan dana cadangan dikurangkan dari penghasilan, kecuali untuk usaha tertentu seperti bank, sewa guna usaha dengan hak opsi, dan asuransi (DDTC). Untuk perusahaan dagang biasa, beban cadangan seperti contoh di atas dikoreksi fiskal positif di SPT Tahunan.
Yang boleh menjadi biaya adalah piutang yang nyata-nyata tidak dapat ditagih (Pasal 6 ayat (1) huruf h UU PPh), dengan syarat yang diatur PMK 105/PMK.03/2009 sebagaimana diubah PMK 207/PMK.010/2015: sudah dibebankan di laporan laba rugi komersial, daftar piutangnya diserahkan ke DJP, dan memenuhi salah satu syarat: perkara penagihannya sudah diserahkan ke pengadilan negeri atau instansi yang menangani piutang negara, ada perjanjian tertulis penghapusan utang, sudah dipublikasikan, atau ada pengakuan debitur (DDTCNews). Karena rinciannya teknis, konfirmasikan kasus Anda ke konsultan pajak sebelum menghapus piutang dalam jumlah besar.
Checklist penagihan mingguan berbasis laporan umur
Laporan umur hanya berguna kalau diikuti tindakan. Rutinitas berikut dijalankan setiap Senin; untuk bisnis dengan puluhan pelanggan kredit biasanya tidak sampai satu jam:
- Pastikan semua pembayaran minggu lalu sudah dicatat dan dialokasikan ke fakturnya, lalu cocokkan total laporan dengan saldo akun piutang usaha.
- Kirim pengingat sopan ke faktur yang jatuh tempo dalam 7 hari ke depan, lengkap dengan nomor faktur dan nilai sisa.
- Telepon pelanggan di kelompok 1-30 hari dan catat janji bayar beserta tanggalnya.
- Untuk kelompok 31-60 hari, minta salesman ikut menagih dan cek apakah ada keluhan barang atau retur yang belum diproses.
- Untuk kelompok 61-90 hari, ajukan ke pemilik apakah pengiriman baru ditahan atau dibatasi ke pembayaran tunai.
- Untuk lebih dari 90 hari, putuskan langkah tegas: surat teguran resmi, jadwal cicilan tertulis, atau proses hukum, dan simpan semua bukti upaya penagihan.
- Bandingkan porsi saldo lewat jatuh tempo dengan minggu lalu; bila naik dua minggu berturut-turut, tinjau ulang termin dan batas kredit pelanggan baru.
Sebagian besar "piutang macet" sebenarnya bermula dari data yang tidak rapi: pembayaran tanpa keterangan faktur, retur yang belum dicatat, atau faktur yang terlambat dikirim. Bila faktur dan pembayaran masih dicatat di spreadsheet terpisah, baca juga panduan memilih aplikasi faktur penjualan dan cara jurnal otomatis menjaga saldo piutang selalu cocok dengan dokumennya.
Menyiapkan data piutang yang siap diumurkan
Di Sparta, piutang terbentuk dari faktur penjualan yang diposting, lalu berkurang lewat penerimaan pembayaran, retur penjualan, dan uang muka yang dialokasikan ke faktur, dengan jurnal yang dibuat otomatis saat posting. Karena saldo piutang di buku besar berasal dari dokumen yang sama, total per faktur bisa ditelusuri sampai ke sumbernya. Di dalam aplikasi, agen AI Sparta juga bisa Anda tanya dengan bahasa biasa untuk merangkum kondisi bisnis dan menelusuri asal sebuah angka, dengan menelusuri dokumen-dokumen penyebabnya. Bila Anda membutuhkan tampilan laporan umur persis seperti template di atas, tunjukkan template Anda saat demo agar kami bisa memeriksanya bersama dengan data Anda.
Langkah berikutnya yang praktis: salin kolom template di atas, isi dengan faktur terbuka per akhir bulan ini, dan cocokkan totalnya dengan neraca. Bila Anda ingin piutang, pembayaran, dan retur tercatat di satu sistem sehingga laporan seperti ini tidak perlu disusun manual setiap minggu, minta akses awal Sparta lalu lanjutkan chat WhatsApp langsung dengan founder Sparta, dan coba dengan data perusahaan Anda sendiri, termasuk simulasi migrasi bila Anda pengguna Accurate.
Sebelum menindaklanjuti saldo yang tampak lewat jatuh tempo, cocokkan remittance advice dan alokasi satu transfer ke beberapa invoice. Bukti pembayaran yang belum dialokasikan dengan jelas dapat membuat daftar tindak lanjut berbeda dari penjelasan pelanggan.
