Cara Membuat Kartu Stok Barang di Excel dan Rumusnya

Untuk membuat kartu stok barang di Excel, buat kolom Tanggal, No. Dokumen, Keterangan, Masuk, Keluar, dan Saldo, lalu isi satu baris untuk setiap barang yang masuk atau keluar. Saldo tidak diketik, tetapi dihitung rumus: saldo baris sebelumnya ditambah masuk dikurangi keluar. Untuk banyak barang, catat semua mutasi di satu lembar dengan kolom Kode Barang dan Gudang, lalu tampilkan kartu per barang dengan SUMIFS atau FILTER.

Panduan ini untuk admin gudang dan pemilik usaha dagang yang masih mencatat stok di Excel: contoh kartu yang sudah terisi, susunan sheet yang tetap rapi untuk ratusan barang, rumus yang diuji pada contoh itu, kolom nilai Rupiah, dan cek bulanan dengan stock opname.

Kolom kartu stok dan kegunaannya

Kartu stok adalah riwayat mutasi satu barang di satu lokasi, diurutkan menurut tanggal. Bagian kepalanya biasanya memuat kode barang, nama barang, satuan dasar, gudang, dan stok minimum. Di bawahnya, setiap baris mewakili satu kejadian fisik:

• Tanggal: hari barang benar-benar diterima atau dikirim, bukan hari admin mengetiknya. Bila tanggalnya mengikuti waktu input, saldo pada tanggal tertentu tidak bisa dicocokkan dengan hitungan fisik.
• No. Dokumen: nomor penerimaan barang, surat jalan, nota retur, atau bukti pemindahan. Nomor ini jembatan ke kertas aslinya saat muncul selisih.
• Keterangan atau pihak: dari pemasok mana, ke pelanggan mana, atau ke gudang mana. Dua baris keluar 8 pcs bisa berarti penjualan dan pemindahan, dan hanya kolom ini yang membedakannya.
• Masuk dan Keluar: dua kolom terpisah yang selalu diisi angka positif. Total penerimaan dan pengiriman sebulan jadi mudah dijumlah, dan tidak ada tanda minus yang terlupa.
• Saldo: hasil rumus dari baris-baris di atasnya. Kolom ini tidak pernah diketik.
• Opsional: Gudang bila barang disimpan di lebih dari satu tempat, Lokasi rak (misalnya A-03-2) agar petugas tahu di mana mencarinya, dan Paraf bila kartu juga dicetak dan digantung di rak.

Contoh kartu stok barang yang sudah terisi

Misalnya Anda mencatat Bearing 6203 di Gudang Utama selama Oktober 2026 dengan satuan pcs. Agar muat di layar ponsel, kartu ini dipecah menjadi dua tabel yang disambungkan oleh nomor dokumen. Tanda - berarti sel dibiarkan kosong.

Saldo awal ditulis di kolom Masuk agar rumusnya seragam. Retur dari pelanggan juga dicatat sebagai masuk dengan keterangannya, bukan sebagai keluar bernilai minus. Cek angkanya: total masuk 40 + 60 + 5 = 105 pcs, total keluar 35 + 50 + 8 = 93 pcs, dan 105 - 93 = 12 pcs, sama dengan saldo di baris terakhir. Saldo akhir yang berbeda dari total masuk dikurangi total keluar berarti ada saldo yang diketik manual atau rumus yang terputus.

Susunan file yang tetap rapi saat barang bertambah

Banyak template memakai satu sheet untuk satu barang. Cara itu masih wajar untuk sepuluh barang, tetapi dengan 300 barang Anda akan punya 300 sheet, rekap stok harus menunjuk ratusan sheet, dan satu pemindahan antar gudang harus diketik di dua tempat. Susunan yang lebih awet memakai tiga sheet:

• Barang: daftar induk berisi kode, nama, satuan dasar, stok minimum, dan rekap stok per gudang.
• Mutasi: satu baris untuk satu pergerakan, untuk semua barang dan semua gudang, diisi berurutan menurut tanggal.
• Kartu: tampilan kartu stok untuk satu barang dan satu gudang yang dipilih dari daftar.

Pemindahan antar gudang dicatat sebagai dua baris dengan nomor dokumen yang sama. Pada contoh tadi, PG-0003 menjadi baris keluar 8 pcs di Gudang Utama dan baris masuk 8 pcs di Gudang Cabang. Stok perusahaan secara keseluruhan tidak berubah, hanya tempatnya yang berpindah.

Rumus kartu stok di Excel, diuji dengan contoh

Rumus di bawah ditulis dengan titik koma sebagai pemisah argumen, sesuai Excel dengan format regional Indonesia. Bila komputer Anda memakai format regional berbahasa Inggris, ganti setiap titik koma dengan koma; nama fungsinya tetap sama. Bearing 6203 di contoh memakai kode BRG-001.

1. Saldo berjalan pada kartu satu barang

Untuk kartu satu barang dengan Masuk di kolom D, Keluar di E, Saldo di F, dan data mulai baris 2, isi F2 dengan =D2-E2, lalu F3 dengan =F2+D3-E3 dan salin ke bawah. Alternatif yang lebih tahan adalah =SUM($D$2:D2)-SUM($E$2:E2) di F2, disalin ke bawah. Di baris 5 (SJ-0460), rumus itu menghasilkan 100 - 85 = 15.

Rumus pertama bergantung pada sel tepat di atasnya, sehingga menghapus satu baris membuat semua saldo di bawahnya menjadi #REF!. Rumus kedua tetap benar setelah baris dihapus. Biarkan sel Masuk atau Keluar yang tidak terpakai benar-benar kosong; tanda strip yang diketik sebagai teks membuat rumus pertama menghasilkan #VALUE!.

2. Saldo per barang dan gudang di sheet Mutasi

Di H2 sheet Mutasi, ketik =SUMIFS($F$2:F2;$C$2:C2;C2;$D$2:D2;D2)-SUMIFS($G$2:G2;$C$2:C2;C2;$D$2:D2;D2) lalu salin ke bawah. Awal rentangnya dikunci di baris 2, sedangkan ujungnya ikut turun. Jadi setiap baris hanya menjumlahkan mutasi barang yang sama di gudang yang sama, dari baris pertama sampai baris itu sendiri, walaupun di antaranya ada barang lain.

Pada baris SJ-0460, rumus ini menemukan masuk 40 + 60 = 100 dan keluar 35 + 50 = 85 untuk BRG-001 di Gudang Utama, sehingga saldonya 15. Karena dihitung menurut urutan baris, dokumen yang terlambat sebaiknya disisipkan di posisi tanggalnya, lalu rumus H disalin dari baris di atasnya. Pada puluhan ribu baris, rumus ini mulai terasa lambat karena tiap baris menjumlah ulang semua baris di atasnya.

3. Stok saat ini per barang dan per gudang

Di sheet Barang, isi kolom A dengan kode, B nama, C satuan, dan D stok minimum. Tulis nama gudang di E1 dan F1 persis seperti di kolom Gudang sheet Mutasi, yaitu Gudang Utama dan Gudang Cabang. Isi E2 dengan =SUMIFS(Mutasi!$F:$F;Mutasi!$C:$C;$A2;Mutasi!$D:$D;E$1)-SUMIFS(Mutasi!$G:$G;Mutasi!$C:$C;$A2;Mutasi!$D:$D;E$1), lalu salin ke kanan dan ke bawah. Kolom G berisi total semua gudang: =SUM(E2:F2).

Untuk BRG-001, hasilnya 12 pcs di Gudang Utama (masuk 105, keluar 93), 8 pcs di Gudang Cabang dengan anggapan gudang itu belum punya stok sebelumnya, dan total 20 pcs. Kolom E sampai G inilah yang nanti dicocokkan dengan hasil stock opname.

4. Menampilkan kartu satu barang dengan FILTER

Di sheet Kartu, B1 berisi kode barang dan B2 berisi nama gudang. Salin judul kolom Mutasi ke A4:H4, lalu ketik di A5: =FILTER(Mutasi!A2:H5000;(Mutasi!C2:C5000=B1)*(Mutasi!D2:D5000=B2);"Belum ada mutasi"). Tanda bintang berarti kedua syarat harus terpenuhi. Hasilnya meluber (spill) ke bawah dan ikut berganti setiap kali kode di B1 diubah.

Saldo yang tampil adalah kolom H dari Mutasi, jadi baris terakhir kartu BRG-001 di Gudang Utama harus menunjukkan 12, sama dengan sheet Barang. Format kolom A sheet Kartu sebagai tanggal, dan kosongkan sel di bawah A5; bila ada isian yang menghalangi, Excel menampilkan #SPILL!. Menurut halaman dukungan Microsoft, FILTER tersedia di Excel untuk Microsoft 365, Excel 2021, dan Excel 2024, termasuk versi Mac. Excel 2019 dan versi sebelumnya tidak mengenal fungsi ini, sehingga rumusnya berakhir #NAME?.

Di Excel lama ada dua jalan. Yang paling sederhana: aktifkan filter pada judul kolom sheet Mutasi lewat tab Data, lalu saring Kode Barang dan Gudang. Saldo di kolom H tetap benar karena sudah dihitung per barang dan gudang. Bila ingin sheet Kartu yang otomatis, tambahkan kolom bantu I di Mutasi dengan =IF(AND(C2=Kartu!$B$1;D2=Kartu!$B$2);COUNTIFS($C$2:C2;C2;$D$2:D2;D2);"") yang memberi nomor 1, 2, 3 pada baris yang cocok. Lalu isi A5 sheet Kartu dengan =IFERROR(INDEX(Mutasi!A$2:A$5000;MATCH(ROWS(A$5:A5);Mutasi!$I$2:$I$5000;0));"") dan salin ke kanan sampai kolom H serta ke bawah secukupnya.

5. Drop-down kode barang dan penanda stok

Kode yang diketik bebas adalah sumber selisih yang sering terlewat: BRG-001 dan BRG001 dianggap dua barang oleh SUMIFS. Pilih C2:C5000 di sheet Mutasi, buka tab Data, klik Validasi Data, lalu di tab Pengaturan pilih Daftar pada kotak Perbolehkan dan isi Sumber dengan =Barang!$A$2:$A$500. Ulangi untuk sel B1 sheet Kartu. Untuk kolom Gudang dan sel B2 sheet Kartu, pakai sumber =Barang!$E$1:$F$1 agar nama gudang selalu sama dengan judul kolom rekap. Di tab Peringatan Kesalahan, pilih gaya Berhenti supaya isian di luar daftar ditolak. Nama menu bisa sedikit berbeda antarversi Excel.

Untuk penanda, pilih H2:H5000 di sheet Mutasi, lalu buka Beranda, Pemformatan Bersyarat, Aturan Baru, pilih Gunakan rumus untuk menentukan sel yang diformat, isi =$H2<0, dan beri isian merah. Di sheet Barang, pilih A2:G500 dan buat aturan =$G2<$D2 dengan isian kuning untuk barang yang totalnya di bawah stok minimum. Batas itu sebaiknya dihitung dari pemakaian harian dan waktu tunggu pemasok, seperti dijelaskan di rumus reorder point.

Kolom nilai: harga pokok per unit dan metode persediaan

Kartu stok berisi unit sudah cukup untuk gudang. Bagian keuangan biasanya meminta dua kolom tambahan, Harga per unit dan Nilai (unit dikali harga), agar nilai persediaan di neraca bisa dicocokkan. Untuk barang masuk, harganya adalah biaya perolehan per unit. Untuk barang keluar, harganya ditentukan metode persediaan; PSAK 202 Persediaan (dahulu PSAK 14) paragraf 25 menetapkan rumus biaya masuk pertama keluar pertama (FIFO) atau rata-rata tertimbang, kecuali untuk barang yang biayanya diidentifikasi khusus.

Misalnya saldo awal Bearing 6203 adalah 40 pcs senilai Rp 1.000.000 (Rp 25.000 per pcs), lalu masuk 60 pcs seharga Rp 26.000 per pcs atau Rp 1.560.000. Dengan rata-rata bergerak, saldonya menjadi 100 pcs senilai Rp 2.560.000, rata-rata Rp 25.600 per pcs. Pengiriman 35 pcs dinilai Rp 896.000 dan sisa 65 pcs bernilai Rp 1.664.000. Rata-ratanya dihitung ulang setiap kali ada barang masuk.

Dengan FIFO, 35 pcs yang sama diambil dari lapisan tertua sehingga nilainya Rp 875.000. Pengiriman 50 pcs berikutnya memakai 5 pcs sisa lapisan Rp 25.000 dan 45 pcs dari lapisan Rp 26.000, total Rp 1.295.000. Satu baris keluar bisa memakai dua harga, jadi satu kolom harga per baris tidak cukup; Anda perlu mencatat sisa tiap lapisan. Contoh lengkapnya ada di cara menghitung HPP FIFO.

Kesalahan yang sering merusak kartu stok Excel

• Mengetik saldo dengan tangan. Satu angka yang salah terbawa ke semua baris berikutnya tanpa peringatan apa pun.
• Menghapus baris yang keliru. Selain berisiko #REF!, jejak kesalahannya hilang. Lebih aman membuat baris koreksi yang membalik baris salah, lengkap dengan nomor dokumen dan alasannya.
• Mengurutkan tabel menurut kolom selain tanggal, atau hanya menyorot sebagian kolom saat mengurutkan sehingga isi baris tercampur. Saldo berjalan bergantung pada urutan baris, jadi angkanya tidak lagi berarti.
• Baris tanpa nomor dokumen. Catatan keluar 10 pcs tanpa nomor surat jalan tidak bisa dicocokkan dengan faktur maupun tanda terima pelanggan.
• Beberapa orang memegang salinan file. File yang dikirim lewat WhatsApp lalu diedit di dua laptop menghasilkan dua versi stok yang tidak bisa digabung. Simpan satu file di satu lokasi bersama dan tentukan siapa yang boleh menginput.
• Mencampur satuan. Pembelian 10 dus isi 12 ditulis 10, sementara penjualan ditulis dalam pcs. Tetapkan satu satuan dasar per barang dan konversikan saat mencatat: 10 dus menjadi 120 pcs.

Cek bulanan dengan stock opname

Kartu stok yang rapi tetap perlu dibuktikan dengan hitungan fisik. Urutan yang praktis setiap akhir bulan:

1. 1Tetapkan batas waktu (cut-off) dan catat nomor dokumen terakhir yang ikut dihitung. Pastikan semua dokumen sampai batas itu sudah masuk sheet Mutasi.
2. 2Jalankan cek integritas: =SUM(Mutasi!F:F)-SUM(Mutasi!G:G) harus sama dengan =SUM(Barang!G:G). Bila berbeda, ada baris Mutasi dengan kode atau nama gudang yang salah ketik sehingga tidak tertangkap rekap, atau ada kode yang terdaftar dua kali di sheet Barang.
3. 3Buat sheet Opname dengan kolom A Kode Barang, B Gudang, C Fisik, D Sistem, dan E Selisih, lalu tulis tanggal cut-off di G1. Isi D2 dengan =SUMIFS(Mutasi!$F:$F;Mutasi!$C:$C;$A2;Mutasi!$D:$D;$B2;Mutasi!$A:$A;"<="&$G$1)-SUMIFS(Mutasi!$G:$G;Mutasi!$C:$C;$A2;Mutasi!$D:$D;$B2;Mutasi!$A:$A;"<="&$G$1) dan E2 dengan =C2-D2. Kriteria tanggal menjaga saldo sistem tetap per cut-off walaupun mutasi sesudahnya sudah diinput.
4. 4Hitung fisik per barang dan per gudang tanpa melihat saldo sistem, lalu isi kolom C. Misalnya rak Bearing 6203 di Gudang Utama berisi 11 pcs, sehingga selisihnya 11 - 12 = -1 pcs.
5. 5Selidiki setiap selisih sebelum mengubah apa pun: dokumen yang belum diinput, barang yang tercatat di gudang lain, atau satuan yang tertukar. Langkah penelusurannya mirip dengan cara mengatasi stok minus.
6. 6Catat sisa selisih yang tidak terjelaskan sebagai baris penyesuaian di Mutasi dengan nomor sendiri, misalnya PNY-2610-01, yang merujuk berita acaranya. Jangan menimpa angka saldo. Formatnya bisa mengikuti contoh berita acara stock opname.

Kapan Excel tidak lagi cukup

Susunan di atas bekerja baik untuk satu atau dua gudang, beberapa ratus barang, dan satu admin yang menginput berurutan. Masalah biasanya mulai terasa pada salah satu kondisi berikut:

• Pemindahan antar gudang terjadi setiap hari. Setiap pemindahan butuh dua baris, dan satu sisi yang terlupa membuat stok seolah muncul atau lenyap.
• Beberapa staf menginput pada saat yang sama. Excel tidak menahan stok ketika dua admin mencatat pengiriman barang yang sama bersamaan, sehingga 5 pcs terakhir bisa terjual dua kali; pemformatan bersyarat hanya mewarnai saldo minus setelah kejadian.
• Stok harus cocok dengan faktur dan pembukuan. Kartu stok, faktur, dan jurnal biasanya berada di file terpisah, sehingga HPP dan nilai persediaan di neraca dicocokkan manual setiap bulan.
• Anda perlu tahu siapa mengubah baris mana dan kapan, terutama setelah file berpindah tangan berkali-kali.

Bila dua atau lebih kondisi itu Anda alami, kartu stok sudah waktunya pindah ke sistem persediaan. Perbandingan pilihannya ada di aplikasi stok barang terbaik.

Kartu stok di Sparta

Di Sparta, kartu stok per gudang terbentuk real-time dari akumulasi pergerakan barang. Setiap baris tertaut ke dokumen sumbernya, misalnya faktur, penerimaan barang, pemindahan barang, atau penyesuaian persediaan, dan dokumen draft belum menggerakkan stok sampai diposting. Stok opname dan penyesuaian juga berupa dokumen, sehingga koreksi tidak menimpa saldo. HPP dihitung sistem dengan FIFO atau rata-rata bergerak, dan ada laporan stok minimum. Preferensi "Cegah stok negatif" aktif secara default sehingga penjualan ditolak bila stok gudang tidak cukup; pemilik dapat mematikannya untuk alur backorder, dan saat itu stok minus tetap bisa terjadi.

Langkah berikutnya: buat sheet Barang, Mutasi, dan Kartu, masukkan mutasi satu bulan untuk sepuluh barang terlaris, lalu cocokkan rekapnya dengan hitungan fisik. Bila hasilnya menunjukkan Anda sudah melewati batas Excel, Sparta sedang dalam akses awal dan bisa dicoba gratis dengan data perusahaan sendiri, termasuk simulasi migrasi dari Accurate. Minta akses awal Sparta.