Contoh Berita Acara Stock Opname Gudang dan Cara Mengisinya

Berita acara stock opname adalah dokumen yang mencatat hasil hitung fisik persediaan pada waktu tertentu, membandingkannya dengan saldo catatan, lalu menyebut selisih, penyebab yang sudah dibuktikan, dan tindak lanjutnya. Isi minimalnya: identitas gudang, jam cut-off, tim penghitung, tabel selisih per barang dengan nilai Rupiah, serta tanda tangan petugas hitung, kepala gudang, saksi keuangan, dan pihak yang menyetujui.

Selisih tanggal dokumen perlu diuji melalui cut-off persediaan agar barang yang sedang datang tidak dihitung dua kali.

Artikel ini memberi contoh teks berita acara yang bisa Anda salin, lampiran selisih dengan angka, cara menyelidiki selisih sebelum saldo diubah, dan jurnal penyesuaiannya. Untuk perusahaan dagang swasta, kami tidak menemukan format baku yang diwajibkan peraturan. Susunannya mengikuti kebijakan internal, kebutuhan pemilik, dan permintaan auditor, sehingga yang terpenting adalah isinya lengkap dan bisa dibuktikan.

Fungsi berita acara: bukti sebelum saldo stok diubah

Hasil hitung fisik baru berguna kalau bisa dipertanggungjawabkan. Berita acara menjawab empat pertanyaan yang pasti muncul ketika nilai persediaan turun: siapa yang menghitung, kapan mutasi dihentikan, barang apa yang berbeda, dan siapa yang menyetujui koreksinya. Tanpa dokumen ini, penyesuaian stok hanyalah angka yang ditimpa, dan selisih yang sama cenderung muncul lagi pada opname berikutnya.

Dokumen ini juga memisahkan dua hal yang sering tercampur: menemukan selisih dan mengakui selisih. Petugas gudang menemukan bahwa rak berisi 116 unit sementara catatan 120 unit. Keputusan bahwa 4 unit itu benar-benar hilang, bukan sekadar belum dicatat, baru diambil setelah dokumen penerimaan dan pengiriman diperiksa. Berita acara mencatat kedua tahap tersebut.

Isi wajib berita acara stock opname

• Nomor dokumen, tanggal, dan nama gudang atau lokasi yang dihitung.
• Cakupan: seluruh barang atau hanya kategori tertentu, misalnya opname bergilir untuk barang cepat laku.
• Waktu cut-off: jam mutasi dihentikan, serta nomor dokumen penerimaan dan pengiriman terakhir yang sudah diperhitungkan.
• Metode: hitung buta (lembar hitung tanpa saldo sistem) dan aturan hitung ulang untuk barang yang berselisih.
• Nama tim: penghitung, pencatat, kepala gudang, dan saksi dari bagian keuangan.
• Ringkasan: jumlah barang dihitung, barang cocok, barang berselisih, nilai selisih kurang, nilai selisih lebih, dan nilai bersih.
• Lampiran rincian per barang dengan satuan yang sama dengan catatan persediaan.
• Penyebab yang sudah dibuktikan, penyebab yang masih diselidiki, tindak lanjut, dan penanggung jawabnya.
• Tanda tangan dan tanggal dari setiap pihak.

Contoh teks berita acara yang bisa Anda salin

Misalnya sebuah distributor sparepart menghitung Gudang Utama pada akhir Oktober. Ganti nama, nomor, dan angka dengan data Anda sendiri.

BERITA ACARA STOCK OPNAME No. BA-SO/GU/2026/10. Pada hari Sabtu, 31 Oktober 2026, pukul 16.00 sampai 20.30 WIB, kami yang bertanda tangan di bawah ini telah menghitung fisik seluruh persediaan di Gudang Utama. Mutasi barang dihentikan pukul 15.30 WIB. Dokumen terakhir yang diperhitungkan adalah penerimaan barang PB-0388 dan surat jalan SJ-1043. Penghitungan memakai lembar hitung tanpa saldo sistem; barang yang berselisih dihitung ulang oleh petugas lain. Dari 412 barang yang dihitung, 409 barang sesuai dan 3 barang berselisih dengan rincian pada Lampiran 1. Penyebab dan tindak lanjut tercantum pada Lampiran 2. Berita acara ini dibuat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagai dasar penyesuaian persediaan setelah disetujui. Dihitung oleh, dicatat oleh, diperiksa oleh, disaksikan oleh, dan disetujui oleh: nama, tanda tangan, dan tanggal masing-masing.

Kalimat cut-off dan nomor dokumen terakhir sering dilewatkan, padahal itulah yang membuat hasil hitung bisa dicocokkan. Barang yang keluar dengan SJ-1044 setelah pukul 15.30 tidak boleh ikut mengurangi saldo pembanding. Jika gudang tetap melayani pengiriman darurat selama hitung, catat nomor dokumennya di berita acara agar keuangan bisa mengeluarkannya dari perbandingan.

Lampiran selisih dengan nilai Rupiah

Nilai selisih dihitung dengan harga pokok per unit dari catatan persediaan pada saat cut-off, bukan harga jual. Lampiran contoh ini memuat ketiga barang berselisih ditambah satu barang yang cocok sebagai pembanding:

Tampilkan selisih kurang dan selisih lebih secara terpisah sebelum menjumlahkan nilai bersihnya. Pada contoh di atas, selisih kurang Rp 220.000 dan selisih lebih Rp 110.000. Angka bersih minus Rp 110.000 terlihat kecil, padahal ada tiga masalah berbeda yang masing-masing perlu penjelasan. Selisih lebih tidak boleh dipakai untuk menutupi barang yang hilang.

Selidiki dulu, baru buat penyesuaian

Sebelum berita acara disetujui, telusuri setiap selisih ke dokumen. Pada contoh ini, kelebihan 2 unit oli ternyata berasal dari kiriman pemasok yang sudah diterima di gudang tetapi penerimaannya belum dicatat. Kekurangan 3 V-belt cocok dengan surat jalan SJ-1041 yang barangnya sudah dikirim, tetapi dokumennya masih berupa draf dan belum diposting, sehingga tidak ikut mengurangi saldo catatan. Kedua kasus diselesaikan dengan mencatat dokumen yang terlambat, bukan dengan penyesuaian.

Hanya bearing yang tetap kurang 4 unit setelah dihitung ulang dan tidak ditemukan dokumennya. Jadi penyesuaian yang benar bernilai Rp 100.000, bukan Rp 110.000 bersih dan bukan Rp 220.000. Hasil penelusuran ini dicatat sebagai Lampiran 2: barang, penyebab yang terbukti, dokumen pendukung, dan tindakan. Urutan pemeriksaan yang praktis adalah sebagai berikut:

1. 1Hitung ulang barang berselisih dengan petugas yang berbeda.
2. 2Periksa kesalahan satuan, misalnya dus dihitung sebagai pcs, dan barang dengan kode mirip yang tertukar.
3. 3Cocokkan penerimaan, pengiriman, retur, dan pemindahan antar gudang di sekitar jam cut-off.
4. 4Pisahkan barang titipan pelanggan atau barang milik pihak lain yang ikut terhitung.
5. 5Catat dokumen yang terlambat lebih dulu, lalu hitung ulang selisihnya.
6. 6Ajukan penyesuaian hanya untuk sisa selisih yang tidak bisa dijelaskan, dengan keterangan penyebabnya.

Pola ini sama dengan cara menelusuri saldo negatif di panduan mengatasi stok minus: perbaiki urutan dan kelengkapan dokumen lebih dulu, baru koreksi angkanya.

Jurnal penyesuaian setelah berita acara disetujui

PSAK 202 Persediaan (dahulu PSAK 14) paragraf 34 menyatakan bahwa seluruh kerugian persediaan diakui sebagai beban pada periode terjadinya kerugian. Untuk sisa selisih bearing pada sistem perpetual, jurnalnya:

Jika ada selisih lebih yang tetap tidak bisa dijelaskan, persediaan didebit dan akun selisih dikredit sesuai kebijakan akun perusahaan Anda. Pada sistem periodik, hasil hitung fisik menjadi dasar persediaan akhir dan HPP periode tersebut, seperti dijelaskan di cara menghitung HPP FIFO. Perlakuan pajak penghasilan atas kehilangan persediaan sebaiknya Anda konfirmasi ke konsultan pajak.

Tanda tangan dan pemisahan tugas

Berita acara yang ditandatangani oleh orang yang sama dengan pemegang akses ubah stok tidak banyak membuktikan. Pisahkan peran sejauh ukuran tim memungkinkan. Kolom tanda tangan yang umum dipakai:

• Dihitung oleh: petugas hitung, sebaiknya bukan admin yang mencatat mutasi stok.
• Dicatat oleh: pencatat lembar hitung.
• Diperiksa oleh: kepala gudang, yang menjelaskan penyebab selisih operasional.
• Disaksikan oleh: staf keuangan, yang mencocokkan nilai dan dokumen.
• Disetujui oleh: pemilik atau manajer sesuai batas wewenang, misalnya selisih di atas nilai tertentu yang Anda tetapkan sendiri.

Kesalahan yang membuat berita acara sulit dipakai

• Menghitung saat barang masih keluar masuk tanpa jam cut-off yang jelas.
• Lembar hitung sudah berisi saldo sistem, sehingga penghitung cenderung menyamakan angka.
• Tidak mencantumkan nilai Rupiah, sehingga pemilik tidak bisa menilai besar kerugian.
• Langsung menimpa saldo stok tanpa dokumen penyesuaian dan keterangan penyebab.
• Menggabungkan beberapa gudang dalam satu angka, padahal selisihnya terjadi di gudang tertentu.

Untuk gudang yang lebih dari satu, buat berita acara per gudang dan periksa pemindahan antar gudang yang belum diterima di tujuan. Prinsipnya dibahas di manajemen stok multi-gudang.

Menjalankan stock opname dengan jejak dokumen

Di Sparta, stok opname dan penyesuaian persediaan dicatat sebagai dokumen, dan kartu stok menunjukkan setiap mutasi beserta dokumen sumbernya per gudang. Karena itu, saat selisih seperti contoh oli dan V-belt muncul, Anda bisa melihat dokumen mana yang sudah diperhitungkan di sekitar jam cut-off, sehingga dokumen yang belum tercatat lebih mudah ditemukan sebelum penyesuaian dibuat. Asisten AI Sparta dapat menyiapkan usulan stok opname dari daftar, foto, atau Excel, tetapi usulan itu menunggu verifikasi pengguna lain. Peran Gudang juga tidak melihat harga pokok.

Langkah berikutnya: siapkan lembar hitung buta untuk satu gudang, tentukan jam cut-off, lalu pakai contoh berita acara di atas. Jika Anda ingin mencoba alurnya dengan data stok sendiri, minta akses awal Sparta dan uji satu periode opname bersama tim Anda.