Template Laporan Stok Barang Bulanan

Template laporan stok barang bulanan adalah lembar kerja yang mencatat stok awal, jumlah barang masuk, jumlah barang keluar, dan stok akhir untuk setiap barang di setiap gudang dalam satu bulan, sehingga pemilik bisnis bisa memantau mutasi stok tanpa harus membuka kartu stok satu per satu.

Kegunaan laporan stok barang

Laporan stok barang bulanan berguna untuk tiga hal utama: memverifikasi bahwa pergerakan stok tercatat wajar (stok akhir harus sama dengan stok awal ditambah masuk dikurangi keluar), mendeteksi barang yang bergerak lambat atau tidak bergerak sama sekali, dan menjadi dasar keputusan pembelian ulang untuk bulan berikutnya. Bagi bisnis yang belum memakai sistem inventori, laporan ini juga menjadi jembatan sebelum menyusun laporan keuangan bulanan karena nilai persediaan akhir dibutuhkan untuk menghitung HPP.

Isi dan kolom yang wajib ada

Kolom minimal yang harus ada di template laporan stok barang bulanan:

• Kode dan nama barang, agar tidak tertukar antar SKU yang mirip namanya.
• Gudang atau lokasi penyimpanan, terutama jika bisnis punya lebih dari satu gudang.
• Satuan (unit, pcs, dus, kg) agar perbandingan jumlah antar bulan konsisten.
• Stok awal bulan, diambil dari stok akhir bulan sebelumnya.
• Jumlah barang masuk selama bulan berjalan, dari pembelian maupun transfer masuk dari gudang lain.
• Jumlah barang keluar selama bulan berjalan, dari penjualan, transfer keluar, atau pemakaian internal.
• Stok akhir bulan, dihitung dari stok awal ditambah masuk dikurangi keluar.
• Stok fisik hasil opname, untuk dibandingkan dengan stok akhir catatan.
• Selisih antara stok catatan dan stok fisik, beserta catatan penyebabnya jika ada.

Contoh terisi

Pada contoh di atas, semen 40kg punya selisih minus 5 sak antara stok catatan dan stok fisik, yang perlu ditelusuri apakah karena kerusakan saat bongkar muat, kesalahan input transaksi, atau memang hilang. Selisih sekecil ini pada barang bervolume tinggi seperti semen wajar terjadi karena pembulatan saat serah terima, tetapi tetap harus dicatat dan dipantau trennya dari bulan ke bulan.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. 1Salin stok akhir bulan lalu sebagai stok awal bulan ini untuk setiap baris barang dan gudang.
2. 2Rekap seluruh transaksi masuk (pembelian dan transfer masuk) dari dokumen penerimaan barang sepanjang bulan.
3. 3Rekap seluruh transaksi keluar (penjualan, transfer keluar, pemakaian internal) dari dokumen faktur penjualan dan surat jalan.
4. 4Hitung stok akhir catatan dengan rumus stok awal ditambah masuk dikurangi keluar.
5. 5Lakukan stok opname fisik pada akhir bulan dan catat hasilnya di kolom stok fisik.
6. 6Hitung selisih antara stok akhir catatan dan stok fisik, lalu telusuri penyebab untuk selisih yang signifikan.
7. 7Simpan laporan ini sebagai arsip bulanan dan bandingkan trennya dari bulan ke bulan untuk barang yang sering bermasalah.

Kesalahan yang sering terjadi

• Tidak mencatat transfer antar gudang sebagai transaksi terpisah, sehingga stok di satu gudang terlihat hilang padahal hanya berpindah lokasi.
• Menunda stok opname sampai akhir tahun, padahal selisih kecil yang tidak segera ditemukan akan menumpuk dan sulit ditelusuri penyebabnya.
• Mencampur satuan berbeda dalam satu kolom, misalnya mencatat sebagian dalam sak dan sebagian dalam kilogram untuk barang yang sama.
• Lupa memperbarui stok awal bulan berjalan dengan stok akhir bulan sebelumnya, sehingga laporan bulan ini mulai dari angka yang salah.

Kapan pindah ke software

Template Excel seperti ini cukup untuk bisnis dengan puluhan SKU dan satu gudang yang rutin diperbarui. Begitu jumlah SKU mencapai ratusan, ada lebih dari satu gudang dengan transfer rutin, atau lebih dari satu orang perlu mengisi data secara bersamaan, template manual mulai rawan salah rumus dan versi file yang tidak sinkron antar staf.

Di titik itu, sistem inventori yang mencatat mutasi stok otomatis dari setiap transaksi pembelian dan penjualan lebih tepat dipakai, karena laporan stok bulanan bisa dilihat kapan saja tanpa rekap manual di akhir bulan. Untuk memahami dokumen apa saja yang sebaiknya distandardisasi lebih dulu sebelum beralih ke sistem, lihat contoh SOP keuangan, dan untuk dokumen pajak terkait penjualan barang berstok, lihat juga contoh faktur pajak. Kumpulan template dokumen bisnis lain dalam format Excel tersedia di template dokumen bisnis.

Menambahkan kolom nilai rupiah, bukan hanya jumlah unit

Template dasar di atas mencatat pergerakan stok dalam satuan unit, tetapi begitu bisnis mulai butuh menghitung HPP dan nilai persediaan, tambahkan kolom harga pokok per unit dan nilai total (jumlah dikalikan harga pokok) untuk stok awal dan stok akhir. Ini membuat laporan yang sama bisa langsung dipakai sebagai dasar perhitungan nilai persediaan di neraca, tanpa perlu menyusun laporan terpisah khusus untuk kebutuhan akuntansi.

Perlu diingat, harga pokok per unit bisa berbeda tiap batch pembelian jika harga dari supplier naik turun. Untuk itu, tentukan lebih dulu metode penilaian yang dipakai, FIFO (barang masuk pertama dianggap keluar lebih dulu) atau rata-rata bergerak, agar nilai persediaan di template konsisten dari bulan ke bulan dan tidak berubah-ubah metode tanpa alasan jelas. Metode yang dipilih juga harus konsisten dengan yang dipakai untuk menghitung HPP di laporan laba rugi, karena keduanya berasal dari data persediaan yang sama.

Menyesuaikan template untuk lebih dari satu gudang

Bisnis dengan lebih dari satu gudang sebaiknya membuat baris terpisah untuk barang yang sama di gudang berbeda, seperti pada contoh semen dan pipa PVC di atas, bukan menjumlahkan semua gudang jadi satu baris. Cara ini memudahkan mendeteksi jika satu gudang tertentu punya masalah selisih stok yang lebih sering dibanding gudang lain, dan memudahkan keputusan kapan perlu memindahkan stok antar gudang untuk menyeimbangkan kebutuhan.