Taking Order: Alur Pesanan Salesman sampai Pengiriman

Taking order adalah metode penjualan di mana salesman mengunjungi pelanggan untuk mencatat pesanan tanpa membawa stok barang di kendaraan. Pesanan tersebut kemudian dikirimkan dari gudang pusat pada hari berikutnya atau sesuai jadwal yang disepakati. Sistem ini sangat efektif untuk bisnis distribusi yang menangani barang bervolume besar, memiliki banyak jenis produk, atau ingin mengoptimalkan biaya bahan bakar armada.

Dalam operasional harian, keberhasilan taking order bergantung pada sinkronisasi antara tim lapangan, admin kantor, dan kru gudang. Jika koordinasi lemah, risiko barang kosong atau piutang macet akan meningkat. Untuk memahami lebih dalam mengenai pengelolaan operasional ini, Anda dapat merujuk pada Software ERP Distributor: Panduan Memilih untuk Bisnis Distribusi sebagai referensi sistem pendukungnya.

Apa Itu Taking Order dalam Distribusi?

Taking order sering dianggap sebagai tulang punggung perusahaan distribusi berskala menengah hingga besar. Berbeda dengan Sales Canvassing: Sistem Kanvas untuk Distributor yang membawa barang langsung di mobil, salesman taking order biasanya menggunakan sepeda motor sehingga bisa mengunjungi lebih banyak outlet dalam satu hari. Fokus utama mereka adalah membangun hubungan dengan pemilik toko dan memastikan ketersediaan produk di rak pajangan.

Strategi ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola inventaris secara terpusat. Karena barang tidak dibawa berkeliling, risiko kerusakan fisik produk atau kehilangan stok di perjalanan menjadi jauh lebih kecil. Selain itu, perusahaan dapat menerapkan kontrol kredit yang lebih ketat sebelum barang benar-benar keluar dari gudang.

Alur Kunjungan Salesman yang Efektif

Kunjungan rutin adalah kunci dalam menjaga loyalitas outlet. Salesman tidak hanya sekadar datang dan bertanya apa yang ingin dibeli, tetapi harus melakukan langkah-langkah sistematis berikut:

1. 1Persiapan Call Plan: Salesman melihat daftar outlet yang harus dikunjungi hari ini berdasarkan rute tetap.
2. 2Pengecekan Stok Toko: Sebelum menawarkan produk baru, salesman memeriksa sisa stok produk Anda yang ada di rak toko (inventory check).
3. 3Edukasi Produk: Memberikan informasi mengenai promo terbaru, perubahan harga, atau produk baru yang baru saja diluncurkan.
4. 4Pencatatan Pesanan: Salesman mencatat jumlah pesanan berdasarkan kebutuhan toko dan sisa stok yang ada.
5. 5Konfirmasi Pembayaran: Jika outlet memiliki tagihan jatuh tempo, salesman wajib mengingatkan atau melakukan penagihan sebelum menerima pesanan baru.

Penting bagi salesman untuk memiliki data historis pembelian agar bisa memberikan saran order yang akurat. Hal ini juga membantu dalam pencapaian Cara Menentukan Target Penjualan Salesman yang telah ditetapkan oleh manajemen.

Prosedur Cek Stok dan Limit Kredit Pelanggan

Setelah salesman mengirimkan data pesanan ke kantor, admin penjualan harus melakukan validasi. Dua hal utama yang diperiksa adalah ketersediaan barang di gudang dan status kredit pelanggan. Jika stok fisik lebih sedikit daripada pesanan, admin harus segera menginformasikan kepada salesman agar bisa dilakukan revisi order atau pemenuhan parsial.

Pengecekan limit kredit adalah tahap krusial untuk menjaga arus kas. Setiap pelanggan biasanya diberikan plafon kredit tertentu. Jika total pesanan baru ditambah saldo piutang yang belum dibayar melebihi limit tersebut, sistem atau admin harus menahan pesanan tersebut (order on hold). Pesanan hanya boleh diproses jika pelanggan melakukan pembayaran cicilan atau ada persetujuan khusus dari manajer keuangan.

Proses Pengiriman Barang (H+1)

Setelah pesanan divalidasi, admin akan mencetak dokumen pendukung seperti surat jalan dan faktur melalui aplikasi faktur penjualan. Proses di gudang dimulai dengan pembuatan picking list atau daftar petik barang. Kru gudang akan menyiapkan barang sesuai urutan rute pengiriman agar proses loading ke truk menjadi lebih efisien.

Pengiriman biasanya dilakukan pada keesokan harinya (H+1). Driver dan helper akan membawa barang beserta dokumen legalitasnya. Saat sampai di outlet, pelanggan akan memeriksa kondisi fisik barang. Jika ada barang yang rusak atau tidak sesuai, pelanggan dapat melakukan retur langsung yang dicatat pada surat jalan. Setelah tanda tangan diterima, status pesanan di sistem harus diperbarui menjadi terkirim.

Contoh Simulasi Taking Order di Bisnis Sembako

Mari kita ambil contoh Toko Berkah yang memesan minyak goreng dan beras kepada distributor PT Maju Jaya. Berikut adalah simulasi perhitungannya:

• Pesanan: 50 karton minyak goreng (Rp 150.000/karton) dan 20 karung beras (Rp 300.000/karung).
• Total Nilai Barang: (50 x 150.000) + (20 x 300.000) = Rp 13.500.000.
• PPN (11%): Rp 13.500.000 x 11/12 (DPP Nilai Lain) atau tarif standar sesuai kategori barang. Asumsikan tarif efektif 11 persen, maka pajak adalah Rp 1.485.000.
• Total Tagihan: Rp 14.985.000.
• Status Kredit: Toko Berkah memiliki limit Rp 20.000.000 dan piutang berjalan Rp 2.000.000. Total eksposur menjadi Rp 16.985.000. Karena masih di bawah limit, pesanan disetujui.

Keesokan harinya, truk berangkat pukul 08.00 pagi. Saat barang tiba, pemilik toko mengecek segel minyak goreng dan kualitas beras. Setelah semua oke, faktur ditandatangani dan satu salinan ditinggalkan untuk toko sebagai bukti hutang atau pembayaran.

Kesalahan Fatal dalam Operasional Taking Order

Banyak UMKM dan distributor pemula mengalami kegagalan karena mengabaikan detail kecil. Salah satu kesalahan yang paling sering terjadi adalah salesman menjanjikan stok ada padahal data di gudang tidak akurat. Hal ini mengecewakan pelanggan dan merusak reputasi perusahaan.

Kesalahan lainnya adalah pengabaian limit kredit. Salesman yang hanya mengejar komisi cenderung memaksakan order kepada toko yang sebenarnya sudah menunggak pembayaran. Tanpa sistem yang mengunci pesanan secara otomatis, piutang perusahaan bisa membengkak tak terkendali. Selain itu, kesalahan penulisan alamat atau rute pengiriman yang tidak optimal seringkali membuat biaya logistik menjadi lebih mahal dari keuntungan yang didapat.

Mengelola Taking Order dengan Sparta

Sparta hadir sebagai solusi ERP berbasis web yang dirancang khusus untuk menyederhanakan alur taking order bagi bisnis dagang di Indonesia. Dengan Sparta, admin Anda dapat memantau pesanan yang masuk secara real-time, melakukan pengecekan stok multi-gudang, dan memvalidasi limit kredit pelanggan secara otomatis sebelum faktur dicetak. Agen AI Tanya Sparta juga dapat membantu Anda menarik laporan penjualan harian atau mengecek saldo piutang hanya melalui perintah teks.

Perlu dicatat bahwa saat ini Sparta masih dalam tahap early access dan belum memiliki aplikasi mobile native untuk salesman di lapangan. Namun, sebagai aplikasi web yang responsif, salesman tetap dapat menginput pesanan melalui browser di perangkat mereka selama terhubung dengan internet. Sparta juga belum mendukung integrasi marketplace atau fitur batch/expiry date, sehingga lebih cocok untuk distributor barang umum yang membutuhkan kecepatan dalam pencatatan akuntansi dan manajemen stok.

Langkah Praktis Memulai Sistem Taking Order yang Rapi

Untuk Anda yang ingin membenahi sistem penjualan, mulailah dengan mendata seluruh pelanggan dan menetapkan limit kredit yang masuk akal bagi masing-masing outlet. Buatlah jadwal kunjungan tetap (Rencana Kunjungan Mingguan) agar salesman memiliki disiplin waktu. Pastikan setiap pesanan yang diambil hari ini langsung diinput ke dalam sistem sebelum jam operasional kantor berakhir agar tim gudang memiliki waktu yang cukup untuk menyiapkan barang.

Evaluasi kinerja salesman tidak hanya dari total nominal penjualan, tetapi juga dari tingkat efektivitas kunjungan (strike rate) dan keberhasilan penagihan piutang. Dengan alur yang disiplin dan bantuan alat yang tepat, bisnis distribusi Anda akan jauh lebih stabil dan siap untuk berkembang ke skala yang lebih besar.

Glosarium Istilah Taking Order

Berikut adalah kumpulan istilah teknis yang sering digunakan dalam operasional taking order untuk membantu Anda memahami ekosistem distribusi dengan lebih baik.

• Call Plan: Daftar rencana kunjungan harian yang disusun berdasarkan rute geografis untuk mengoptimalkan waktu salesman.
• Effective Call (EC): Kunjungan salesman ke outlet yang menghasilkan transaksi atau pesanan nyata.
• Strike Rate: Persentase perbandingan antara jumlah kunjungan yang menghasilkan order dengan total kunjungan yang dilakukan.
• Credit Limit: Batas maksimal saldo piutang yang diperbolehkan bagi satu pelanggan tertentu untuk menjaga risiko keuangan.
• Picking List: Dokumen internal gudang yang berisi daftar barang dan jumlahnya yang harus diambil untuk memenuhi pesanan.
• Loading List: Daftar barang yang sudah disiapkan dan siap dimuat ke dalam armada pengiriman sesuai urutan rute.
• Backorder: Pesanan pelanggan yang belum bisa dipenuhi karena stok barang sedang kosong dan akan dikirimkan saat stok tersedia kembali.
• Drop Size: Rata-rata nilai nominal atau volume barang yang dikirimkan dalam satu kali kunjungan pengiriman ke outlet.
• Stock Out: Kondisi di mana persediaan barang di gudang habis sehingga tidak bisa melayani permintaan pembelian.
• Overdue: Status piutang pelanggan yang sudah melewati tanggal jatuh tempo pembayaran yang telah disepakati.
• Sales Return: Pengembalian barang dari pelanggan kepada distributor karena kerusakan, salah kirim, atau alasan lainnya.
• Journey Plan: Peta rute perjalanan yang harus ditempuh oleh armada pengiriman agar lebih efisien dalam penggunaan bahan bakar dan waktu.
• Invoice: Dokumen penagihan resmi yang dikeluarkan distributor kepada pelanggan sebagai bukti transaksi penjualan.
• Delivery Order (DO): Surat perintah pengiriman barang yang menjadi instruksi bagi bagian logistik untuk mengeluarkan barang dari gudang.
• SKU (Stock Keeping Unit): Kode unik yang diberikan pada setiap jenis produk untuk mempermudah pelacakan stok di gudang.
• Principal: Perusahaan produsen atau pemilik merek yang menunjuk distributor untuk menyalurkan produknya ke pasar.
• Sub-distributor: Pihak kedua yang membeli barang dari distributor utama untuk disalurkan kembali ke area yang lebih spesifik atau kecil.
• Cash on Delivery (COD): Metode pembayaran di mana pelanggan membayar tunai saat barang diterima di tempat.
• Term of Payment (TOP): Jangka waktu pembayaran yang diberikan kepada pelanggan, misalnya 7 hari, 14 hari, atau 30 hari setelah barang diterima.
• Good Issue: Proses pencatatan keluarnya barang dari sistem persediaan setelah barang meninggalkan gudang.
• Inventory Turn Over: Rasio yang menunjukkan seberapa cepat stok barang terjual dan digantikan dalam satu periode tertentu.
• Bad Debt: Piutang yang dianggap tidak mungkin tertagih lagi karena kondisi tertentu dari pelanggan.
• Sales Order (SO): Dokumen pesanan yang dibuat oleh tim penjualan berdasarkan permintaan pembeli sebelum diproses menjadi faktur.
• Buffer Stock: Stok cadangan yang disimpan untuk mengantisipasi lonjakan permintaan atau keterlambatan pengiriman dari pemasok.
• Dead Stock: Barang yang sudah lama tersimpan di gudang dan tidak mengalami pergerakan penjualan dalam waktu yang lama.
• Lead Time: Waktu yang dibutuhkan mulai dari pesanan dibuat hingga barang sampai ke tangan pelanggan.