Sales Canvassing: Sistem Kanvas untuk Distributor

Sales canvassing adalah metode penjualan distribusi di mana sales membawa stok barang langsung di mobil atau motor, mengunjungi toko dari satu titik ke titik lain, dan menyerahkan barang saat itu juga sambil menerima pembayaran atau mencatat piutang di lokasi. Berbeda dari taking order yang hanya mencatat pesanan untuk dikirim belakangan, kanvas menuntaskan transaksi jual-beli fisik saat itu juga. Metode ini umum dipakai distributor consumer goods, rokok, dan makanan-minuman.

Pengertian sales canvassing

Kata "canvassing" berasal dari kebiasaan sales berkeliling wilayah tertentu (rayon) secara rutin, biasanya dengan rute dan jadwal kunjungan yang tetap setiap minggu. Sales kanvas membawa stok terbatas sesuai kapasitas kendaraan, menawarkan barang ke toko yang dikunjungi, lalu langsung menyerahkan barang begitu toko setuju membeli. Karena barang berpindah tangan di tempat, sales kanvas juga bertindak sebagai kasir berjalan yang membawa uang tunai hasil penjualan sepanjang hari.

Sales canvassing vs taking order

Taking order adalah sales yang hanya mencatat pesanan dari toko, lalu barang dikirim terpisah oleh tim pengiriman atau gudang, biasanya keesokan harinya. Pengertian lebih lengkap soal taking order dan kapan metode ini lebih tepat dipakai ada di taking order. Kanvas menghilangkan jeda antara pesan dan terima barang, cocok untuk barang dengan perputaran cepat seperti minuman, makanan ringan, atau rokok, di mana toko ingin langsung punya stok tanpa menunggu.

Konsekuensinya, kanvas butuh perencanaan stok yang lebih hati-hati karena barang harus sudah ada secara fisik di kendaraan sebelum sales berangkat, sementara taking order bisa memesan barang setelah tahu berapa yang dibutuhkan dari kunjungan hari itu. Banyak distributor menjalankan keduanya sekaligus: kanvas untuk toko-toko kecil dengan pembelian rutin dan bernilai kecil, taking order untuk pelanggan besar yang pesanannya bisa direncanakan lebih dulu.

Stok di mobil kanvas

Stok yang dimuat ke mobil kanvas pada pagi hari harus dicatat sebagai perpindahan dari gudang utama ke "gudang berjalan" milik sales tersebut, bukan langsung dianggap terjual. Pencatatan ini penting supaya nilai stok perusahaan tetap akurat sepanjang hari: barang yang belum laku tetap tercatat sebagai aset perusahaan, hanya lokasinya berpindah ke kendaraan.

Di akhir hari, sisa barang yang tidak terjual dikembalikan ke gudang dan dicatat sebagai retur muatan, sementara barang yang terjual menjadi dasar faktur penjualan harian sales tersebut. Tanpa pencatatan dua arah ini, gudang utama dan stok yang sebenarnya berada di lapangan akan selisih dan sulit dilacak, terutama jika sales yang sama membawa muatan berbeda setiap hari.

Setoran dan rekonsiliasi harian

Karena sales kanvas memegang uang tunai sepanjang hari, kontrol paling penting adalah rekonsiliasi setoran di akhir hari. Prinsipnya sederhana: nilai barang yang dibawa pagi hari harus sama dengan nilai barang yang kembali ditambah uang tunai yang disetor ditambah piutang yang tercatat atas nama toko yang belum bayar. Jika salah satu komponen ini tidak cocok, ada barang atau uang yang hilang di rute tersebut.

1. 1Hitung total nilai stok yang dimuat ke kendaraan sebelum berangkat, berdasarkan harga jual standar.
2. 2Sales mencatat setiap penjualan di lapangan, tunai atau dengan tempo pembayaran, sesuai kebijakan kredit ke toko tersebut.
3. 3Di akhir hari, hitung sisa stok fisik yang dibawa kembali dan cocokkan dengan catatan penjualan.
4. 4Sales menyetor uang tunai hasil penjualan ke kasir atau rekening perusahaan.
5. 5Bandingkan: stok awal harus sama dengan stok sisa ditambah nilai barang terjual (tunai plus piutang toko).
6. 6Selisih yang tidak bisa dijelaskan dicatat sebagai temuan dan ditindaklanjuti sebelum sales berangkat rute berikutnya.

Contoh perhitungan di bisnis distribusi

Seorang sales kanvas membawa 200 dus minuman dengan harga jual Rp 50.000 per dus, sehingga total nilai muatan pagi itu Rp 10.000.000. Sepanjang hari ia menjual 150 dus secara tunai senilai Rp 7.500.000, dan 30 dus lagi dijual dengan tempo pembayaran 7 hari ke dua toko langganan, senilai Rp 1.500.000. Sisa 20 dus tidak terjual dan dibawa kembali ke gudang, senilai Rp 1.000.000.

Rekonsiliasinya: stok sisa Rp 1.000.000 ditambah penjualan tunai Rp 7.500.000 ditambah piutang toko Rp 1.500.000 sama dengan Rp 10.000.000, persis sama dengan nilai muatan awal. Jika uang tunai yang disetor sales ternyata hanya Rp 7.000.000, ada selisih Rp 500.000 yang harus ditelusuri sebelum setoran diterima sebagai final.

Kesalahan yang sering terjadi

• Tidak mencatat perpindahan stok dari gudang ke kendaraan sebagai transaksi resmi, sehingga stok gudang utama tidak pernah cocok dengan stok fisik.
• Memberi kelonggaran tempo pembayaran ke toko tanpa batas kredit yang jelas, membuat piutang sales kanvas sulit ditagih dan sulit dipantau.
• Menerima setoran tunai tanpa mencocokkan dengan sisa stok dan piutang hari itu, sehingga kekurangan setoran baru ketahuan berbulan-bulan kemudian.
• Tidak mengganti atau merotasi rute sales secara berkala, sehingga sulit mendeteksi pola kecurangan yang berulang di rayon yang sama.
• Mencatat retur muatan sisa terlambat, sehingga stok yang sebenarnya masih ada di kendaraan tercatat seolah sudah terjual.

Software untuk mendukung sales canvassing

Sistem kanvas yang matang di perusahaan besar biasanya memakai aplikasi sales force automation (SFA) di ponsel sales untuk mencatat muatan, penjualan, dan setoran secara real-time di lapangan. Konsep dan manfaat SFA ini dijelaskan lebih dalam di sales force automation. Perlu dicatat dengan jujur: Sparta saat ini belum punya aplikasi mobile native atau modul SFA khusus untuk sales di lapangan, jadi pencatatan detail kunjungan dan lokasi toko tetap perlu alat terpisah jika Anda butuh pelacakan rute secara langsung.

Yang bisa dibantu Sparta adalah bagian belakangnya: setiap muatan kanvas dicatat sebagai faktur penjualan atau transfer stok antar gudang, sehingga stok kendaraan tetap tercermin di kartu stok perusahaan, dan setoran tunai maupun piutang toko dari hasil kanvas masuk ke laporan kas dan aging piutang yang sama dengan transaksi penjualan lainnya. Untuk distributor yang sedang menata seluruh alur penjualan, gudang, dan keuangan dalam satu sistem, gambaran lengkapnya ada di software ERP untuk distributor.