Contoh Purchase Order dan Template Excel

Purchase order (PO) adalah surat pesanan resmi dari pembeli ke supplier yang mencantumkan barang, jumlah, harga, dan syarat pembayaran sebelum barang dikirim. Template di bawah punya kolom yang biasa diminta bagian pembelian maupun supplier, lengkap dengan contoh terisi yang bisa Anda salin ke Excel atau Google Sheets hari ini juga.

Untuk apa purchase order dipakai

PO menjadi bukti kesepakatan tertulis sebelum barang dikirim, sehingga baik pembeli maupun supplier punya acuan yang sama soal harga, jumlah, dan tanggal kirim. Tanpa PO, pesanan lewat telepon atau chat gampang berubah di tengah jalan, entah harga naik, jumlah berkurang, atau tanggal kirim mundur tanpa konfirmasi tertulis.

PO juga jadi dasar pencocokan tiga arah (three-way matching) antara pesanan, barang yang diterima, dan faktur pembelian yang ditagihkan supplier. Kalau ada selisih harga antara faktur dan PO, bagian pembelian punya dasar untuk menolak atau meminta klarifikasi sebelum membayar.

Kolom yang wajib ada di purchase order

• Nomor PO dan tanggal pembuatan.
• Nama dan alamat supplier, serta nama dan alamat perusahaan pembeli.
• Daftar barang: nama barang atau kode barang, satuan, jumlah, harga satuan, dan subtotal.
• Syarat pembayaran, misalnya tunai, DP 50 persen, atau tempo 30 hari.
• Tanggal kirim yang diminta dan alamat pengiriman.
• Kolom PPN kalau supplier adalah PKP dan menerbitkan faktur pajak.
• Kolom persetujuan (approval) dari pihak yang berwenang menyetujui pembelian.

Contoh purchase order terisi

Berikut contoh PO dari toko sparepart ke supplier oli dan filter. Struktur ini bisa langsung disalin ke Excel, tinggal disesuaikan nama kolom kalau jenis barang Anda berbeda.

Total sebelum PPN pada contoh ini adalah Rp 10.200.000. Kalau supplier PKP dan mengenakan PPN dengan dasar pengenaan pajak nilai lain 11/12 dari harga sesuai PMK 131/2024, tinggal tambahkan baris PPN di bagian bawah tabel beserta nilainya sebelum total akhir. Tanggal kirim yang diminta dan syarat pembayaran, misalnya tempo 30 hari sejak barang diterima, dicantumkan terpisah di bagian header PO, bukan di dalam tabel barang.

Cara mengisi purchase order langkah demi langkah

1. 1Cek dulu stok yang tersisa dan kebutuhan penjualan sebelum menentukan jumlah pesanan, jangan asal ikut kebiasaan bulan lalu.
2. 2Konfirmasi harga terbaru ke supplier, terutama untuk barang yang harganya sering naik.
3. 3Beri nomor PO yang berurutan dan tidak pernah dipakai ulang.
4. 4Isi daftar barang lengkap dengan satuan dan harga satuan, lalu hitung subtotal per baris.
5. 5Cantumkan syarat pembayaran dan tanggal kirim yang jelas, bukan 'secepatnya'.
6. 6Minta persetujuan dari pemilik atau kepala bagian pembelian sebelum PO dikirim ke supplier.
7. 7Kirim PO ke supplier dan simpan salinannya untuk dicocokkan nanti dengan surat jalan dan faktur pembelian yang datang.

Kesalahan yang sering terjadi

Kesalahan paling sering adalah PO yang dibuat setelah barang sudah dikirim, sekadar formalitas administrasi. Kalau begitu caranya, PO kehilangan fungsi utamanya sebagai alat kontrol harga dan jumlah sebelum komitmen dibuat. Kesalahan kedua adalah harga di PO tidak diperbarui padahal supplier sudah menaikkan harga, sehingga saat faktur datang selisihnya menimbulkan perdebatan.

Kesalahan ketiga adalah tidak ada kolom persetujuan sama sekali, sehingga siapa pun di bagian pembelian bisa memesan barang dalam jumlah besar tanpa kontrol. Kesalahan keempat, PO dan faktur pembelian yang datang tidak pernah dicocokkan satu per satu, sehingga kalau supplier menagih lebih dari yang dipesan, itu baru ketahuan saat laporan hutang sudah bengkak.

PO untuk barang impor atau dari luar kota

Untuk pembelian dari supplier luar kota atau luar negeri, tambahkan kolom untuk metode pengiriman (darat, laut, udara), estimasi lama pengiriman, dan siapa yang menanggung ongkos kirim, karena ini sering jadi sumber sengketa kalau tidak disepakati di awal. Untuk pembelian impor, PO sebaiknya juga mencantumkan mata uang transaksi dan kurs acuan yang dipakai, karena selisih kurs antara saat PO dibuat dan saat pembayaran dilakukan bisa mempengaruhi biaya perolehan barang secara signifikan. Jangan lupa juga mencantumkan siapa yang menanggung biaya kepabeanan dan bea masuk, agar tidak ada pihak yang kaget saat barang sampai di pelabuhan.

Kapan template Excel tidak lagi cukup

Selama jumlah PO per bulan masih di bawah puluhan dan supplier tetap sama, template Excel dengan pencatatan manual masih masuk akal. Begitu jumlah supplier bertambah, PO per bulan mencapai ratusan, atau Anda butuh melihat status setiap PO (sudah dikirim barang sebagian, belum ditagih, sudah lunas) secara real time, mengelola semuanya lewat file terpisah mulai memakan waktu dan rawan salah versi.

Software seperti Sparta membuat PO yang bisa langsung dilanjutkan jadi penerimaan barang dan faktur pembelian di sistem yang sama, sehingga status setiap PO, mana yang sudah diterima penuh dan mana yang masih kurang, terlihat tanpa rekap manual. Fitur pencocokan otomatis juga membantu menandai kalau harga di faktur pembelian berbeda dari PO yang disetujui.

Langkah berikutnya

Template PO ini cocok dipasangkan dengan contoh surat jalan untuk sisi pengiriman dan kartu stok Excel untuk memantau stok sebelum memesan ulang. Untuk dokumen bisnis lain seperti invoice dan kwitansi, lihat kumpulan lengkapnya di template dokumen bisnis Excel. Kalau volume pembelian Anda sudah sulit dikontrol lewat Excel, pelajari fitur Sparta untuk alur pembelian dari PO sampai pembayaran supplier.

Apakah PO bisa direvisi setelah dikirim ke supplier

Bisa, tapi sebaiknya diterbitkan sebagai PO revisi dengan nomor baru yang merujuk ke nomor PO asli, bukan mengedit ulang file yang sama. Ini menjaga jejak audit tetap jelas kalau suatu saat perlu ditelusuri kenapa harga atau jumlah akhir berbeda dari kesepakatan awal. Beberapa supplier juga meminta konfirmasi ulang secara tertulis untuk setiap revisi, terutama kalau revisinya menyangkut kenaikan harga, perubahan jumlah pesanan, atau pergeseran tanggal kirim yang signifikan.

FAQ seputar purchase order