Procurement Adalah: Pengertian dan Proses Pengadaan
Procurement adalah proses menyeluruh mencari, memilih, dan mengelola pemasok mulai dari identifikasi kebutuhan sampai barang dibayar dan diterima.
Disusun dengan bantuan AI berdasarkan panduan editorial Sparta, lalu melewati pemeriksaan struktur, keunikan, dan konsistensi otomatis. Lihat metodologi editorial.
Bagian dari panduan Aplikasi Purchase Order: Panduan Alur Pembelian yang Rapi
Procurement adalah proses menyeluruh untuk memenuhi kebutuhan barang atau jasa perusahaan, mulai dari mengidentifikasi kebutuhan, mencari dan mengevaluasi pemasok, negosiasi harga, menerbitkan PO, sampai memastikan barang diterima dan dibayar. Procurement lebih luas dari sekadar membeli, karena mencakup strategi memilih pemasok jangka panjang, bukan hanya transaksi satu kali.
Pengertian procurement
Kata procurement sering dipakai bergantian dengan purchasing dalam percakapan sehari hari, tapi keduanya sebenarnya berbeda cakupan. Procurement adalah fungsi strategis yang memikirkan pemasok mana yang paling menguntungkan dalam jangka panjang, sedangkan purchasing adalah eksekusi transaksionalnya, yaitu membuat PO dan memproses pembayaran.
Procurement vs purchasing
| Aspek | Procurement | Purchasing |
|---|---|---|
| Fokus | Strategi memilih dan mengelola pemasok jangka panjang | Eksekusi transaksi pembelian harian |
| Contoh aktivitas | Evaluasi pemasok, negosiasi kontrak tahunan, manajemen risiko pemasok | Membuat PO, mencatat penerimaan barang, mencocokkan faktur |
| Ukuran keberhasilan | Total biaya kepemilikan, keandalan pasokan, hubungan jangka panjang | Kecepatan proses, akurasi dokumen, harga per transaksi |
| Siapa yang biasanya melakukan | Manajer procurement atau pemilik usaha untuk keputusan strategis | Staf pembelian atau admin gudang untuk keperluan harian |
Pada UKM, satu orang sering merangkap kedua peran ini karena tim masih kecil. Yang penting bukan siapa yang mengerjakan, tapi memastikan keputusan strategis seperti memilih pemasok utama tidak dibuat asal asalan hanya berdasarkan siapa yang menawarkan harga termurah hari itu.
Tahapan procurement
- Identifikasi kebutuhan: tim operasional atau gudang menentukan barang atau jasa apa yang dibutuhkan dan berapa jumlahnya, biasanya dipicu oleh laporan stok minimum.
- Riset dan seleksi pemasok: membandingkan beberapa calon pemasok dari sisi harga, kualitas, ketepatan waktu kirim, dan syarat pembayaran.
- Negosiasi dan kontrak: menyepakati harga, termin pembayaran, dan syarat pengiriman, kadang dituangkan dalam kontrak tahunan untuk barang yang dibeli rutin.
- Penerbitan PO: purchase order dibuat berdasarkan kesepakatan yang sudah dinegosiasikan, mencantumkan barang, kuantitas, harga, dan tanggal kirim yang diharapkan.
- Penerimaan barang: gudang mencocokkan barang yang datang dengan PO, mencatat jika ada kekurangan atau kerusakan.
- Verifikasi faktur dan pembayaran: faktur dari pemasok dicocokkan dengan PO dan bukti terima barang sebelum dibayar, proses yang dikenal sebagai three way matching.
- Evaluasi pemasok: performa pemasok dicatat untuk keputusan pembelian berikutnya, termasuk soal ketepatan waktu dan kualitas barang.
Contoh procurement
Sebuah perusahaan katering butuh pemasok bahan baku sayur segar setiap hari. Alih alih membeli dari pasar tradisional tanpa kontrak, tim procurement mengevaluasi tiga calon pemasok selama dua minggu, membandingkan konsistensi kualitas dan harga, lalu menyepakati kontrak enam bulan dengan satu pemasok yang paling stabil. Proses evaluasi dan negosiasi inilah yang disebut procurement, berbeda dari sekadar order sayur setiap pagi yang merupakan bagian purchasing hariannya.
Contoh di bisnis distribusi
Distributor elektronik yang mengandalkan satu pabrikan untuk hampir semua produknya menghadapi risiko besar jika pabrikan itu telat kirim atau menaikkan harga sepihak. Fungsi procurement di sini berarti aktif mencari pemasok cadangan untuk kategori produk yang sama, bahkan jika pemasok cadangan itu tidak dipakai setiap bulan, supaya distributor punya opsi saat pemasok utama bermasalah.
Distributor yang menjalankan procurement dengan baik biasanya menyimpan catatan riwayat harga dan performa setiap pemasok di sistem, sehingga saat harga dari satu pemasok naik tiba tiba, tim pembelian bisa langsung membandingkan dengan riwayat pemasok lain tanpa mulai dari nol.
Kesalahan yang sering terjadi
- Menyamakan procurement dengan sekadar membuat PO, padahal procurement mencakup evaluasi dan negosiasi pemasok yang terjadi sebelum PO dibuat.
- Bergantung pada satu pemasok tunggal untuk barang penting tanpa mengevaluasi risiko supplier tunggal secara berkala.
- Tidak mencatat biaya tambahan seperti ongkos kirim dan bea masuk sebagai bagian dari total biaya pembelian, padahal ini penting untuk menghitung landed cost yang sebenarnya.
- Memilih pemasok hanya berdasarkan harga termurah tanpa mempertimbangkan riwayat ketepatan waktu kirim dan kualitas barang.
- Tidak menyimpan data vendor management yang terpusat, sehingga evaluasi pemasok bergantung pada ingatan satu orang saja.
Langkah berikutnya
UKM yang ingin merapikan procurement bisa mulai dari langkah sederhana: catat semua pemasok aktif beserta riwayat harga dan performanya di satu tempat, lalu biasakan membandingkan minimal dua pemasok untuk pembelian bernilai besar. Sparta menyimpan daftar pemasok, daftar harga, dan riwayat pembelian dalam satu sistem sehingga tim pembelian bisa membandingkan penawaran tanpa membuka banyak file terpisah. Pelajari juga vendor management, cara menghitung landed cost, risiko ketergantungan pada supplier tunggal, dan pilihan aplikasi purchase order untuk mengelola procurement Anda.
