Perbedaan ERP dan WMS: Mana yang Dibutuhkan Gudang Anda

Perbedaan ERP dan WMS ada pada pertanyaan yang dijawab. ERP menjawab berapa stok dan nilainya, apa yang harus dibeli, ditagih, dan dibayar, serta bagaimana jurnalnya, dengan menghubungkan pembelian, penjualan, persediaan, dan akuntansi. WMS menjawab di lokasi mana barang disimpan, siapa mengambilnya, dan urutan kerja fisik gudang dari penerimaan, penyimpanan, pengambilan, sampai pengiriman.

Banyak pemilik usaha distribusi mencari software gudang ketika stok sering selisih, padahal penyebabnya belum tentu ada di gudang. Artikel ini membandingkan keduanya, menunjukkan cara keduanya bekerja bersama, dan memberi cara sederhana untuk menilai mana yang perlu Anda benahi lebih dulu.

Definisi singkat ERP dan WMS

Gartner, dalam laporan Magic Quadrant for Warehouse Management Systems terbitan Juni 2022, mendefinisikan WMS sebagai aplikasi perangkat lunak yang membantu mengelola dan mengeksekusi operasi gudang atau pusat distribusi secara cerdas. Kemampuan intinya mencakup penerimaan, put-away, penentuan lokasi stok, cycle counting, task interleaving, wave planning, alokasi pesanan, dan picking. Fungsi tambahan seperti manajemen tenaga kerja, slotting, dan penjadwalan dok disebut kemampuan lanjutan.

ERP (enterprise resource planning) adalah sistem yang menyatukan proses inti perusahaan dalam satu basis data: penjualan, pembelian, persediaan, kas dan bank, serta buku besar. Dalam ERP, gudang biasanya dilihat sebagai tempat saldo stok per barang. Setiap barang masuk dan keluar menjadi dokumen yang memengaruhi nilai persediaan, utang, piutang, dan jurnal.

Perbandingan ERP dan WMS

Batasnya tidak selalu tegas. Beberapa ERP menyediakan modul gudang yang mengelola lokasi rak, dan beberapa WMS menyimpan nilai barang. Karena itu, jangan memilih dari label produk. Periksa daftar fiturnya: apakah sistem mengenal lokasi di dalam gudang, mengarahkan tempat menyimpan barang, membuat daftar ambil per rute, dan menerima input dari pemindai.

Bagaimana keduanya bekerja dalam satu alur pesanan

Jika perusahaan memakai ERP dan WMS bersama, setiap sistem memegang bagiannya. Contoh alur satu pembelian dan satu penjualan:

1. 1ERP: pesanan pembelian dibuat dan disetujui.
2. 2WMS: barang datang, koli dicek terhadap pesanan, lalu disimpan ke lokasi rak yang diarahkan sistem.
3. 3ERP: penerimaan menambah stok gudang dan menjadi dasar faktur pembelian serta utang ke pemasok.
4. 4ERP: pesanan penjualan dibuat dan stok dicadangkan untuk pelanggan.
5. 5WMS: daftar ambil disusun per lokasi, barang dikemas, dicek, dan dimuat.
6. 6ERP: pengiriman mengurangi stok, mencatat HPP, membuat faktur penjualan dan jurnalnya.

Titik rawannya ada di antara langkah-langkah itu. Kuantitas di ERP per gudang harus sama dengan jumlah seluruh lokasi di WMS untuk gudang yang sama. Jika integrasinya terlambat atau gagal, gudang terlihat penuh di satu sistem dan kosong di sistem lain. Cocokkan keduanya setiap hari selama bulan pertama pemakaian.

Uji satu minggu: masalah Anda di dokumen atau di rak?

Sebelum membeli sistem baru, catat setiap kesalahan gudang selama satu minggu dan kelompokkan penyebabnya. Misalnya dari 40 kesalahan, 30 berasal dari dokumen, seperti penerimaan yang belum dicatat, surat jalan yang tertunda, atau saldo stok yang salah. Sepuluh sisanya karena barang diambil dari rak yang salah atau lama dicari. Pola seperti itu menunjukkan prioritas Anda adalah disiplin dokumen di ERP, bukan WMS.

Masalah dokumen jarang selesai dengan pemindai barcode. Jika saldo di sistem sudah salah, WMS hanya akan mengarahkan picker ke lokasi yang kosong dengan lebih cepat. Langkah memperbaiki stok minus dan urutan dokumennya dibahas di cara mengatasi stok minus.

Kapan Anda benar-benar perlu WMS

• Satu barang disimpan di banyak lokasi, dan mencari barang menjadi penghambat utama.
• Jumlah pesanan harian menuntut picking per gelombang atau per rute agar truk berangkat tepat waktu.
• Anda perlu pelacakan lot atau tanggal kedaluwarsa per lokasi, misalnya agar barang yang lebih dulu kedaluwarsa keluar lebih dulu.
• Gudang dikelola sebagai jasa untuk beberapa pemilik barang.
• Pelanggan atau kontrak menuntut akurasi dan jejak sampai tingkat lokasi rak.

Jika sebagian besar butir di atas belum terjadi, ERP dengan persediaan multi-gudang yang tertib biasanya lebih mendesak daripada WMS. Pilihan aplikasi stok yang umum dipakai UKM kami bandingkan di aplikasi stok barang terbaik, dan pilihan ERP di software ERP untuk UKM.

Posisi Sparta: ERP dengan persediaan multi-gudang

Sparta adalah ERP akuntansi dan persediaan. Modul persediaannya mencakup banyak gudang, kartu stok real-time, penyesuaian persediaan, stok opname, dan pemindahan barang antar gudang, dengan HPP dihitung sistem memakai FIFO atau rata-rata bergerak. Setiap transaksi yang mengubah nilai persediaan membuat jurnal seimbang saat diposting, sehingga nilai persediaan di laporan sama dengan kartu stoknya.

Data barang di Sparta dapat menyimpan barcode sebagai kolom opsional. Namun fitur WMS seperti lokasi rak atau bin, put-away terarah, wave picking, dan alur kerja pemindaian barcode untuk penerimaan, penyimpanan, dan pengambilan barang tidak termasuk dalam modul Sparta yang kami publikasikan, dan kami tidak mengklaim integrasi bawaan dengan WMS tertentu. Jika operasi Anda membutuhkannya, Anda memerlukan WMS terpisah. Langkah berikutnya: jalankan uji satu minggu di atas. Jika hasilnya menunjuk ke dokumen dan saldo stok, minta akses awal Sparta untuk mencobanya dengan data gudang Anda sendiri.