Alur Pembelian Impor untuk Distributor

Pembelian impor adalah proses membeli barang dari pemasok luar negeri, dimulai dari proforma invoice dan pembayaran, dilanjutkan pengapalan dan dokumen kepabeanan lewat PIB, sampai barang diterima di gudang dan harga pokoknya dihitung termasuk bea masuk, PPN impor, dan ongkos pengiriman. Prosesnya lebih panjang dan berisiko dibanding pembelian lokal karena melibatkan mata uang asing dan waktu tunggu berminggu-minggu.

Proforma invoice dan pembayaran

Proforma invoice (PI) adalah dokumen penawaran resmi dari pemasok luar negeri yang memuat harga, jumlah, dan syarat pembayaran, dan menjadi dasar Anda mengirim uang muka atau pembayaran penuh. Metode pembayaran umum untuk impor adalah TT (telegraphic transfer) langsung ke rekening pemasok, atau L/C (letter of credit) lewat bank untuk transaksi bernilai besar yang butuh jaminan tambahan.

Perhatikan syarat pengiriman (incoterms) yang tertera di PI, misalnya FOB (pemasok menanggung biaya sampai barang naik kapal, ongkos kirim dan asuransi selanjutnya tanggungan Anda) atau CIF (pemasok menanggung sampai pelabuhan tujuan). Incoterms ini menentukan komponen mana yang perlu Anda tambahkan sendiri ke perhitungan biaya total.

Pengapalan dan dokumen

Setelah pembayaran dikonfirmasi, pemasok mengirim barang dan menerbitkan dokumen pengapalan: bill of lading (B/L) untuk pengiriman laut atau airway bill (AWB) untuk udara, invoice final, packing list, dan sertifikat asal barang (certificate of origin) bila diperlukan untuk fasilitas tarif tertentu. Dokumen-dokumen ini dikirim ke Anda atau forwarder sebelum barang tiba, karena semuanya dibutuhkan untuk mengurus kepabeanan.

Kepabeanan: PIB dan biaya masuk

Saat barang tiba di pelabuhan, PPJK (perusahaan jasa kepabeanan) yang Anda tunjuk mengajukan PIB (Pemberitahuan Impor Barang) berdasarkan dokumen pengapalan. PIB inilah yang menentukan nilai pabean, tarif bea masuk sesuai HS code barang, dan PPN impor yang harus dibayar sebelum barang boleh keluar dari kawasan pabean. Detail cara menghitung PPN dari nilai pabean dan bea masuk ada di PPN impor.

Selain bea masuk dan PPN impor, siapkan juga biaya pelabuhan (handling, penumpukan atau demurrage jika kontainer terlambat diambil), jasa PPJK, dan ongkos angkut dari pelabuhan ke gudang Anda. Semua komponen ini disebut biaya impor lainnya dan wajib dimasukkan ke harga pokok barang, bukan dicatat sebagai beban operasional biasa.

Barang masuk gudang dan menghitung harga pokok

Setelah barang keluar dari pelabuhan dan diterima gudang, harga pokok per unit dihitung dengan menjumlahkan harga beli, bea masuk, PPN impor (jika tidak dikreditkan karena belum PKP), dan seluruh biaya lainnya, lalu dibagi jumlah unit yang diterima. Praktik ini disebut landed cost. Contoh sederhana pada distributor sparepart: harga beli barang dari pemasok Rp 300.000.000, bea masuk Rp 15.000.000, biaya pelabuhan dan jasa PPJK Rp 8.000.000, ongkos angkut ke gudang Rp 2.000.000, total biaya Rp 325.000.000 untuk 5.000 unit barang, sehingga harga pokok per unit menjadi Rp 65.000, bukan sekadar harga beli Rp 60.000 per unit dari invoice pemasok.

Harga pokok Rp 65.000 inilah yang seharusnya dipakai untuk menghitung margin dan menentukan harga jual, bukan harga beli Rp 60.000 dari invoice pemasok saja. Kalau biaya impor lainnya tidak dimasukkan, margin yang terlihat di laporan akan lebih besar dari margin sebenarnya, dan bisa membuat keputusan harga jual salah hitung. Pelajari komponen landed cost lebih lengkap di landed cost.

Contoh di bisnis distribusi

Distributor yang rutin impor dari beberapa negara sering menghadapi selisih kurs antara saat pembayaran ke pemasok dan saat barang benar-benar diterima. Kalau pembayaran dilakukan bertahap (uang muka dan pelunasan), catat setiap pembayaran pada kurs saat transaksi terjadi, lalu selisih kurs akhir dicatat terpisah dari nilai barang itu sendiri. Untuk pembelian yang memakai lebih dari satu mata uang sekaligus, lihat penjelasannya di pembelian multi-currency.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menghitung harga pokok hanya dari harga beli di invoice pemasok, tanpa menambahkan bea masuk dan biaya impor lainnya.
• Tidak mengecek incoterms di proforma invoice, sehingga ongkos kirim atau asuransi yang seharusnya jadi tanggungan Anda tidak dianggarkan sejak awal.
• Salah mengurus PIB atau HS code sehingga tarif bea masuk yang dibayar lebih tinggi atau justru berisiko dikoreksi bea cukai belakangan.
• Tidak menyimpan dokumen pengapalan dan PIB secara rapi, padahal keduanya dibutuhkan untuk mengkreditkan PPN impor dan sebagai bukti audit.
• Mengabaikan selisih kurs antara tanggal pembayaran dan tanggal barang diterima, sehingga laporan keuangan tidak mencerminkan biaya riil.

Berapa lama biasanya proses pembelian impor berjalan

Dari proforma invoice disepakati sampai barang siap dijual di gudang, distributor umumnya perlu memperhitungkan waktu produksi atau pengiriman pemasok (1-4 minggu tergantung negara asal dan ketersediaan barang), waktu pelayaran (beberapa hari untuk kawasan Asia Tenggara, bisa 3-6 minggu untuk rute antar benua), ditambah proses kepabeanan di pelabuhan yang bisa selesai dalam hitungan hari jika dokumen lengkap, atau molor berminggu-minggu jika ada pemeriksaan fisik atau kekurangan dokumen. Karena rentang waktu ini panjang dan tidak selalu bisa diprediksi presisi, distributor yang bergantung pada barang impor sebaiknya menjaga stok pengaman (safety stock) lebih besar dibanding barang yang bisa dipesan ulang dari pemasok lokal dalam hitungan hari.

Mencatat pembelian impor di software

Software pembelian seperti Sparta mendukung faktur pembelian impor dengan mata uang asing, biaya lainnya (landed cost), dan PPN inklusif atau eksklusif, sehingga harga pokok per unit yang sudah termasuk bea masuk dan ongkos impor lain terhitung otomatis saat barang diterima, tanpa Anda harus menghitung ulang manual di spreadsheet setiap kali kontainer datang. Urusan PIB dan kepabeanannya sendiri tetap harus diproses lewat PPJK dan sistem bea cukai, di luar software akuntansi.

Langkah berikutnya

Untuk memahami cara menghitung PPN yang dibayar saat impor, baca PPN impor. Untuk struktur dokumen pembelian secara umum sebelum masuk ke kasus impor, mulai dari aplikasi purchase order.