Cara Mencatat THR Karyawan dan Pencadangannya

Cara mencatat THR yang tepat tidak hanya dilakukan saat pembayaran, melainkan melalui pencadangan bulanan. Dengan mencicil beban THR setiap bulan, Anda menghindari lonjakan biaya operasional yang tiba-tiba di bulan raya. Panduan mencatat THR ini membantu admin keuangan mengelola kewajiban imbalan kerja jangka pendek sesuai standar akuntansi, menjaga akurasi laporan keuangan, dan memastikan ketersediaan dana tunai saat jatuh tempo.

Memahami Kewajiban THR dalam Akuntansi

Tunjangan Hari Raya atau THR merupakan kewajiban imbalan kerja jangka pendek yang diatur oleh undang-undang di Indonesia. Dalam kacamata akuntansi, THR bukan sekadar pengeluaran kas musiman, melainkan beban yang timbul seiring dengan masa kerja karyawan. Jika seorang karyawan bekerja dari Januari hingga Desember, maka hak THR tersebut sebenarnya terakumulasi setiap bulan selama periode tersebut.

Banyak pelaku usaha kecil dan menengah melakukan kesalahan dengan hanya mencatat THR pada saat uang keluar dari bank. Pendekatan berbasis kas ini membuat laporan laba rugi terlihat sangat menguntungkan di bulan-bulan biasa, namun mendadak rugi atau labanya anjlok di bulan pembayaran THR. Untuk menghindari distorsi informasi ini, Anda perlu memahami Cara Membuat Laporan Keuangan: Panduan Lengkap untuk UKM yang menggunakan asas akrual.

Mengapa Pencadangan Bulanan Sangat Penting

Pencadangan atau provisi THR adalah proses menyisihkan estimasi biaya THR ke dalam laporan keuangan setiap bulan. Ada tiga alasan utama mengapa langkah mencatat THR secara dicicil ini krusial bagi kesehatan finansial bisnis distribusi Anda. Pertama, stabilitas margin laba. Dengan membagi total beban THR tahunan menjadi dua belas bagian, biaya operasional bulanan Anda menjadi lebih konsisten. Ini memudahkan pemilik bisnis dalam mengevaluasi kinerja bulanan tanpa terganggu oleh biaya tahunan yang besar.

Kedua, manajemen arus kas. Pencadangan di laporan akuntansi harus dibarengi dengan manajemen saldo bank. Jika Anda sudah melihat angka utang THR yang menumpuk di neraca, Anda akan lebih waspada untuk tidak menghabiskan seluruh saldo kas untuk pembelian stok barang yang berlebihan menjelang hari raya. Ketiga, kepatuhan audit. Jika bisnis Anda berbentuk CV atau PT yang memerlukan audit, pencatatan akrual adalah syarat mutlak agar laporan keuangan dinyatakan wajar.

Langkah Mencatat THR dengan Metode Akrual

Untuk menerapkan pencadangan, Anda harus menghitung estimasi total THR yang akan dibayarkan tahun ini. Misalnya, jika total gaji pokok dan tunjangan tetap seluruh karyawan adalah 120 juta rupiah, maka estimasi beban THR bulanan adalah 10 juta rupiah. Berikut adalah langkah mencatat THR dalam jurnal akuntansi setiap akhir bulan:

1. 1Hitung total estimasi THR tahunan berdasarkan daftar gaji terbaru.
2. 2Bagi angka tersebut dengan 12 untuk mendapatkan nilai beban bulanan.
3. 3Buat jurnal penyesuaian di akhir bulan dengan mendebit akun Beban THR dan mengkredit akun Utang Cadangan THR.
4. 4Ulangi proses ini setiap bulan hingga bulan pembayaran tiba.

Dengan cara ini, akun Utang Cadangan THR di neraca akan terus bertambah setiap bulan, sementara di laporan laba rugi, beban THR muncul secara rutin. Hal ini memberikan gambaran beban tenaga kerja yang sebenarnya setiap bulan, mirip dengan cara perusahaan mengelola kewajiban lainnya seperti yang dijelaskan dalam Cara Mencatat Iuran BPJS Karyawan dan Perusahaan.

Prosedur Pembayaran dan Pelunasan Cadangan

Saat hari raya tiba dan perusahaan membayar THR, Anda tidak lagi mencatatnya sebagai beban di bulan tersebut. Alih-alih mendebit akun beban, Anda mendebit akun Utang Cadangan THR yang telah dikumpulkan selama berbulan-bulan. Hal ini menunjukkan bahwa kewajiban yang selama ini dicatat di neraca kini telah ditunaikan atau dilunasi.

Jurnal saat pembayaran biasanya melibatkan pemotongan pajak penghasilan. Jadi, Anda akan mendebit Utang Cadangan THR, lalu mengkredit Kas atau Bank untuk nilai bersih yang diterima karyawan, serta mengkredit Utang PPh 21 untuk bagian pajak yang dipotong. Jika terdapat selisih antara cadangan yang terkumpul dengan realisasi pembayaran (misalnya karena ada kenaikan gaji di tengah tahun), Anda dapat melakukan penyesuaian di bulan pembayaran tersebut.

Perhitungan PPh 21 atas THR di Sistem Coretax

Sejak Januari 2025, perhitungan PPh 21 di Indonesia telah sepenuhnya menggunakan skema Tarif Efektif Rata-rata atau TER dan dilaporkan melalui sistem Coretax. THR dikategorikan sebagai penghasilan tidak teratur. Dalam aturan terbaru, PPh 21 atas THR dihitung dengan menjumlahkan gaji rutin bulan tersebut dengan nilai THR yang diterima, kemudian dikalikan dengan tarif TER yang sesuai dengan kategori PTKP karyawan.

Penting untuk diingat bahwa pelaporan pajak kini dilakukan melalui portal Coretax yang menggantikan sistem e-Faktur desktop dan DJP Online lama. Pastikan admin pajak Anda telah melakukan rekonsiliasi data antara catatan akuntansi internal dengan data yang diunggah ke Coretax. Meskipun sistem pajak berubah, prinsip dasar pemotongan tetap sama: perusahaan wajib memotong, menyetor, dan melaporkan pajak tersebut paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya.

Contoh Kasus pada Bisnis Distribusi

Mari kita ambil contoh Distributor ABC yang memiliki 5 orang sales dan 3 orang staf gudang. Total gaji pokok dan tunjangan tetap yang menjadi dasar THR adalah 48.000.000 rupiah per bulan. Berikut adalah simulasi pencatatannya:

Pada bulan April saat pembayaran dilakukan, jurnal yang dibuat adalah Debit Utang Cadangan THR sebesar 12.000.000 dan Kredit Kas/Bank sebesar 12.000.000 (asumsi sebelum pajak). Dengan pola ini, laporan keuangan bulan Januari hingga Maret sudah mencerminkan beban tenaga kerja yang akurat, sehingga laba bersih yang dilaporkan tidak menipu pemilik bisnis.

Kesalahan Umum dalam Mencatat THR

Kesalahan yang paling sering ditemukan adalah lupa menyesuaikan cadangan saat ada karyawan baru atau karyawan yang keluar di tengah tahun. Jika ada karyawan baru masuk di bulan Maret, maka perhitungan cadangan mulai April harus diperbarui untuk mencakup proporsi THR karyawan tersebut. Kesalahan lainnya adalah tidak memisahkan dana cadangan secara fisik di rekening bank yang berbeda, sehingga saat jatuh tempo, perusahaan memiliki angka cadangan di buku tapi tidak memiliki uang tunai di bank.

Selain itu, banyak admin yang salah menghitung PPh 21 karena tidak menggabungkan THR dengan gaji bulanan saat mencari tarif TER di tabel pajak terbaru. Hal ini berisiko menyebabkan kurang bayar pajak yang bisa memicu sanksi administrasi di Coretax. Oleh karena itu, ketelitian dalam sinkronisasi data antara bagian HR dan bagian keuangan sangat diperlukan.

Tips Mencatat THR Secara Otomatis

Mengelola cadangan secara manual di spreadsheet sangat rawan kesalahan rumus. Penggunaan jurnal otomatis akuntansi modern dapat sangat membantu. Dengan sistem otomatis, Anda cukup mengatur jadwal posting jurnal penyesuaian setiap akhir bulan. Sistem akan secara konsisten mendebit beban dan mengkredit utang cadangan tanpa ada bulan yang terlewat.

Sparta sebagai ERP web menyediakan fitur akuntansi dan pajak yang mendukung pencatatan ini. Melalui agen AI Tanya Sparta, Anda bisa meminta ringkasan saldo utang cadangan THR kapan saja untuk memastikan kesiapan dana. Meskipun Sparta saat ini belum memiliki konektor langsung untuk mengirim data ke Coretax, sistem kami memudahkan ekspor data dalam format Excel yang siap diimpor ke portal Coretax untuk pelaporan PPh 21. Bagi bisnis distribusi yang memiliki banyak gudang, Sparta memastikan beban THR dialokasikan ke pusat biaya yang tepat sesuai lokasi kerja karyawan.

Glosarium Istilah Akuntansi THR

Akrual: Metode akuntansi yang mencatat pendapatan dan beban pada saat terjadinya, bukan pada saat kas diterima atau dibayarkan. Dalam konteks THR, beban dicatat setiap bulan seiring berjalannya masa kerja karyawan.

Cadangan (Provision): Kewajiban yang jumlah atau waktunya belum pasti secara mutlak namun dapat diestimasi secara andal. THR dicatat sebagai cadangan karena perusahaan tahu akan membayarnya dalam jumlah tertentu di masa depan.

Coretax: Sistem inti administrasi perpajakan baru yang diluncurkan Direktorat Jenderal Pajak Indonesia pada tahun 2025 untuk mengintegrasikan seluruh proses bisnis perpajakan dalam satu platform digital.

Beban Operasional: Biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk menjalankan aktivitas bisnis sehari-hari, termasuk gaji dan tunjangan karyawan. THR yang dicadangkan masuk dalam kategori beban operasional ini.

Kewajiban Lancar: Utang perusahaan yang diharapkan akan dilunasi dalam jangka waktu satu tahun atau satu siklus operasi normal. Utang THR termasuk dalam kewajiban lancar di neraca.

Tarif Efektif Rata-rata (TER): Skema pemotongan PPh 21 yang menyederhanakan perhitungan pajak dengan menggunakan tabel tarif berdasarkan kategori status PTKP dan jumlah penghasilan bruto.

Laporan Laba Rugi: Laporan keuangan yang menyajikan pendapatan dan beban perusahaan selama periode tertentu. Pencadangan THR memastikan beban di laporan ini tersebar merata sepanjang tahun.

Neraca: Laporan yang menunjukkan posisi keuangan perusahaan (aset, utang, dan modal) pada titik waktu tertentu. Utang cadangan THR akan muncul di sisi kewajiban dalam laporan neraca.

Arus Kas (Cash Flow): Aliran uang masuk dan keluar dari perusahaan. Pencadangan secara akuntansi membantu perencanaan arus kas agar tidak terjadi krisis likuiditas saat pembayaran THR.

Imbalan Kerja: Segala bentuk kompensasi yang diberikan oleh perusahaan sebagai imbal balik atas jasa yang diberikan oleh pekerja, mencakup gaji, bonus, THR, dan iuran jaminan sosial.

Pusat Biaya (Cost Center): Unit atau departemen dalam perusahaan yang mengumpulkan biaya. Dalam bisnis distribusi, beban THR bisa dialokasikan ke pusat biaya sales, gudang, atau administrasi.

Rekonsiliasi: Proses membandingkan dua set catatan untuk memastikan keduanya konsisten. Admin keuangan perlu melakukan rekonsiliasi antara daftar gaji internal dengan pelaporan di Coretax.

Penghasilan Bruto: Total pendapatan karyawan sebelum dikurangi potongan pajak atau iuran lainnya. Nilai THR yang digabung dengan gaji bulanan membentuk penghasilan bruto untuk dasar hitung PPh 21.

Proposional (Prorata): Perhitungan nilai berdasarkan perbandingan waktu. Karyawan yang bekerja kurang dari 12 bulan mendapatkan THR secara proporsional sesuai masa kerjanya.

Likuiditas: Kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajiban jangka pendeknya dengan aset lancar yang tersedia. Manajemen cadangan THR yang baik menjaga rasio likuiditas tetap sehat.

Jurnal Penyesuaian: Catatan akuntansi yang dibuat di akhir periode untuk mengalokasikan pendapatan atau beban ke periode yang benar. Mencatat cadangan THR setiap bulan dilakukan melalui jurnal penyesuaian.

Audit Log: Catatan kronologis yang menunjukkan siapa yang membuat atau mengubah data dalam sistem. Dalam Sparta, audit log memastikan setiap perubahan pada nilai cadangan THR dapat dilacak.

Tanya Sparta: Agen AI dalam sistem Sparta yang mampu membaca data laporan keuangan dan membantu pengguna melakukan tindakan seperti pengecekan saldo utang cadangan melalui perintah teks.

Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21): Pajak atas penghasilan berupa gaji, upah, honorarium, tunjangan, dan pembayaran lain dengan nama dan dalam bentuk apa pun sehubungan dengan pekerjaan.

Distorsi Laporan Keuangan: Kondisi di mana laporan keuangan tidak mencerminkan realitas ekonomi yang sebenarnya karena kesalahan metode pencatatan, seperti tidak mencatat beban yang sudah terjadi.

Langkah Praktis Mengatur Dana THR

Setelah memahami cara mencatat THR, langkah selanjutnya adalah disiplin dalam eksekusi. Mulailah dengan meninjau kembali kebijakan penggajian Anda dan pastikan estimasi THR selalu diperbarui setiap kali ada perubahan struktur organisasi. Gunakan sistem akuntansi yang mendukung metode akrual agar Anda tidak perlu membuat jurnal manual setiap bulan. Dengan pencatatan yang benar, bisnis distribusi Anda akan memiliki fondasi keuangan yang lebih kuat, laporan yang lebih jujur, dan manajemen kas yang lebih tenang menghadapi musim raya.