Cara Membuat Jurnal Umum: Langkah dan 10 Contoh Transaksi

Cara membuat jurnal umum adalah dengan menganalisis setiap bukti transaksi, menentukan akun mana yang bertambah dan berkurang, lalu mencatatnya dalam format debit sama dengan kredit sesuai tanggal kejadian. Jurnal umum adalah pintu masuk pertama semua transaksi keuangan sebelum diposting ke buku besar. Artikel ini menjelaskan langkahnya satu per satu, ditutup dengan 10 contoh transaksi dagang lengkap dengan angka.

Langkah 1: Menganalisis bukti transaksi

Setiap transaksi punya bukti fisik atau digital: faktur penjualan, faktur pembelian, kuitansi, bukti transfer bank, atau slip kas kecil. Sebelum mencatat, pastikan Anda tahu persis apa yang terjadi: uang masuk atau keluar, barang masuk atau keluar, dan berapa nominalnya. Kesalahan paling awal biasanya bukan di penjurnalan, tapi di tahap ini, misalnya salah membaca tanggal jatuh tempo atau salah mencatat nominal PPN pada faktur.

Langkah 2: Menentukan akun yang terpengaruh

Setiap transaksi minimal menyentuh dua akun. Tanyakan pada diri sendiri: aset apa yang bertambah atau berkurang, kewajiban apa yang muncul atau lunas, dan apakah ada pendapatan atau beban yang terbentuk. Aturan dasarnya: aset dan beban bertambah di debit, berkurang di kredit; kewajiban, modal, dan pendapatan bertambah di kredit, berkurang di debit. Kalau Anda konsisten memakai aturan ini, kesalahan arah debit-kredit jauh berkurang.

Langkah 3: Menulis jurnal dengan format yang benar

Format standar jurnal umum berisi kolom tanggal, nama akun dan keterangan, debit, dan kredit. Akun yang didebit ditulis lebih dulu rata kiri, akun yang dikredit ditulis di baris berikutnya sedikit menjorok ke kanan. Total nominal debit pada satu transaksi harus selalu sama dengan total nominal kredit, ini disebut prinsip berpasangan (double entry) yang menjadi dasar seluruh akuntansi modern.

10 contoh transaksi dagang dan jurnalnya

Berikut 10 transaksi yang paling sering terjadi di toko atau distributor, lengkap dengan jurnalnya. Semua contoh mengasumsikan bisnis yang sudah PKP dengan PPN 11 persen efektif sesuai DPP nilai lain, jadi PPN dibulatkan untuk kemudahan ilustrasi.

1. 1Penjualan tunai Rp 11.000.000 termasuk PPN. Jurnal: Kas (debit) Rp 11.000.000, Penjualan (kredit) Rp 9.909.910, PPN Keluaran (kredit) Rp 1.090.090.
2. 2Penjualan kredit ke pelanggan senilai Rp 5.000.000 belum termasuk PPN. Jurnal: Piutang Usaha (debit) Rp 5.550.000, Penjualan (kredit) Rp 5.000.000, PPN Keluaran (kredit) Rp 550.000.
3. 3Pembelian barang dagang tunai Rp 8.000.000 belum PPN. Jurnal: Persediaan (debit) Rp 8.000.000, PPN Masukan (debit) Rp 880.000, Kas (kredit) Rp 8.880.000.
4. 4Pembelian barang dagang secara kredit dari pemasok Rp 12.000.000 belum PPN. Jurnal: Persediaan (debit) Rp 12.000.000, PPN Masukan (debit) Rp 1.320.000, Utang Usaha (kredit) Rp 13.320.000.
5. 5Pelunasan piutang dari pelanggan sebesar Rp 5.550.000 (dari transaksi nomor 2). Jurnal: Kas atau Bank (debit) Rp 5.550.000, Piutang Usaha (kredit) Rp 5.550.000.
6. 6Pembayaran utang ke pemasok sebesar Rp 13.320.000 (dari transaksi nomor 4). Jurnal: Utang Usaha (debit) Rp 13.320.000, Kas atau Bank (kredit) Rp 13.320.000.
7. 7Pembayaran biaya sewa gudang bulanan Rp 3.000.000. Jurnal: Beban Sewa (debit) Rp 3.000.000, Kas atau Bank (kredit) Rp 3.000.000.
8. 8Pembayaran gaji karyawan Rp 15.000.000. Jurnal: Beban Gaji (debit) Rp 15.000.000, Kas atau Bank (kredit) Rp 15.000.000.
9. 9Retur pembelian karena barang cacat senilai Rp 1.000.000 belum PPN. Jurnal: Utang Usaha (debit) Rp 1.110.000, Persediaan (kredit) Rp 1.000.000, PPN Masukan (kredit) Rp 110.000.
10. 10Penyusutan kendaraan operasional bulanan Rp 2.000.000. Jurnal: Beban Penyusutan (debit) Rp 2.000.000, Akumulasi Penyusutan Kendaraan (kredit) Rp 2.000.000.

Contoh perhitungan langkah demi langkah

Ambil transaksi nomor 1 sebagai contoh: penjualan tunai Rp 11.000.000 sudah termasuk PPN. Sesuai skema DPP nilai lain (PMK 131/2024), tarif 12% dikalikan dasar pengenaan pajak sebesar 11/12 dari nilai transaksi, sehingga secara efektif beban PPN sama dengan 11% dari nilai bersih transaksi. Untuk harga yang sudah termasuk PPN, nilai bersih dihitung dengan membagi harga total dengan 1,11, yaitu Rp 11.000.000 / 1,11 = Rp 9.909.910 (dibulatkan). PPN adalah selisihnya, yaitu Rp 11.000.000 - Rp 9.909.910 = Rp 1.090.090, sama persis dengan jurnal pada nomor 1. Catatan: pembulatan di atas disederhanakan agar mudah dibaca, di praktik nyata biarkan software akuntansi menghitungnya otomatis agar tidak ada selisih sepersekian rupiah, dan selalu cek aturan terbaru di pajak.go.id kalau ragu.

Kesalahan yang sering terjadi saat membuat jurnal umum

• Lupa memasukkan PPN sebagai akun terpisah, sehingga nilai penjualan atau pembelian tercampur dengan pajak.
• Salah menentukan arah debit-kredit pada akun kontra seperti akumulasi penyusutan atau retur penjualan.
• Mencatat transaksi kas dan bank di akun yang sama padahal keduanya perlu dipisah agar rekonsiliasi bank lebih mudah.
• Total debit dan kredit tidak sama karena salah ketik nominal, terutama saat mengetik manual di Excel tanpa validasi otomatis.
• Menjurnal transaksi jauh setelah kejadian, sehingga detail seperti nomor faktur atau nama pelanggan sudah lupa.

Kesalahan-kesalahan ini biasanya baru terasa dampaknya beberapa bulan kemudian, misalnya saat menyusun laporan pajak tahunan dan ternyata angka PPN Keluaran tidak cocok dengan total faktur yang diterbitkan, atau saat bank meminta laporan keuangan untuk pengajuan kredit dan ditemukan saldo kas yang tidak masuk akal. Semakin cepat kesalahan jurnal terdeteksi dan dikoreksi, semakin kecil risiko kesalahan itu merembet ke neraca saldo, laporan laba rugi, dan akhirnya keputusan bisnis yang diambil berdasarkan angka yang salah.

Mengotomatiskan jurnal umum dengan software

Cara paling realistis untuk menghindari kesalahan di atas, terutama untuk bisnis dengan puluhan transaksi per hari, adalah tidak menjurnal manual sama sekali. Di Sparta, begitu Anda membuat faktur penjualan, faktur pembelian, atau bukti kas dan bank, jurnal umum yang berimbang terbentuk otomatis di baliknya, lengkap dengan pemisahan akun PPN sesuai aturan yang berlaku. Anda tetap bisa membuka jurnal itu kapan saja untuk melihat detail debit-kreditnya, tapi tidak perlu mengetiknya manual satu per satu. Agen AI Tanya Sparta juga bisa menjelaskan kenapa sebuah jurnal terbentuk dengan nominal tertentu, dengan menelusuri balik ke dokumen sumbernya.

Setelah jurnal umum terbentuk dengan benar, langkah berikutnya adalah memposting ke buku besar per akun, lalu menyusun laporan keuangan. Kalau Anda ingin melihat gambaran lengkap prosesnya sampai neraca dan laba rugi, baca cara membuat laporan keuangan. Untuk memastikan kas perusahaan juga sehat, bukan cuma laba di atas kertas, lanjutkan dengan cara membuat laporan arus kas.