Cara Membuat Buku Besar dari Jurnal Umum, Langkah demi Langkah
Cara membuat buku besar adalah memindahkan setiap transaksi jurnal umum ke akun masing-masing dengan format saldo berjalan, lalu menjumlahkan saldo akhirnya.
Disusun dengan bantuan AI berdasarkan panduan editorial Sparta, lalu melewati pemeriksaan struktur, keunikan, dan konsistensi otomatis. Lihat metodologi editorial.
Bagian dari panduan Cara Membuat Laporan Keuangan: Panduan Lengkap untuk UKM
Cara membuat buku besar adalah memindahkan setiap baris transaksi dari jurnal umum ke akun masing-masing (proses yang disebut posting), lalu menghitung saldo berjalan setiap akun setelah tiap transaksi. Buku besar berfungsi mengelompokkan seluruh transaksi berdasarkan akun, misalnya semua transaksi yang menyentuh Kas dikumpulkan dalam satu buku besar Kas, sehingga Anda bisa melihat riwayat dan saldo akhir tiap akun tanpa membolak-balik jurnal umum satu per satu.
Format buku besar
Format buku besar yang umum dipakai di Indonesia adalah bentuk empat kolom dengan saldo berjalan: tanggal, keterangan, debit, kredit, dan saldo. Kolom saldo dihitung setelah setiap baris transaksi, bukan hanya di akhir periode, sehingga Anda bisa tahu berapa saldo Kas persis setelah transaksi tertentu terjadi, bukan cuma di akhir bulan.
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| 1 Sep | Saldo awal | Rp 10.000.000 | ||
| 3 Sep | Penjualan tunai | Rp 5.000.000 | Rp 15.000.000 | |
| 5 Sep | Bayar sewa gudang | Rp 2.000.000 | Rp 13.000.000 |
Setiap akun (Kas, Piutang Usaha, Persediaan, Penjualan, dan seterusnya) punya buku besarnya sendiri dengan format yang sama. Untuk akun bertipe debit normal (aset dan beban), penambahan dicatat di kolom debit dan pengurangan di kolom kredit. Untuk akun bertipe kredit normal (kewajiban, modal, pendapatan), berlaku sebaliknya.
Proses posting dari jurnal
- Ambil jurnal umum yang sudah disusun secara kronologis berdasarkan tanggal transaksi.
- Untuk setiap baris jurnal, identifikasi akun yang didebit dan akun yang dikredit.
- Pindahkan nilai debit ke buku besar akun yang bersangkutan pada kolom debit, dan nilai kredit ke buku besar akun yang dikredit pada kolom kredit.
- Hitung ulang saldo berjalan akun tersebut setelah baris itu dimasukkan.
- Catat referensi nomor jurnal di kolom keterangan, supaya kalau ada selisih, Anda bisa menelusuri kembali ke jurnal asalnya.
- Ulangi untuk seluruh baris jurnal sampai semua transaksi dalam periode itu terposting ke akun masing-masing.
Menghitung saldo akhir akun
Saldo akhir akun dihitung dengan rumus: saldo awal ditambah total debit dikurangi total kredit untuk akun bertipe debit normal, atau saldo awal ditambah total kredit dikurangi total debit untuk akun bertipe kredit normal. Saldo akhir inilah yang nanti dipindahkan ke neraca saldo untuk mengecek keseimbangan total debit dan kredit seluruh perusahaan.
Contoh perhitungan langkah demi langkah
Misalkan sebuah toko sparepart di bulan September punya tiga transaksi kas: saldo awal Kas Rp 10.000.000, tanggal 3 September menjual barang tunai Rp 5.000.000 (jurnal: debit Kas Rp 5.000.000, kredit Penjualan Rp 5.000.000), dan tanggal 5 September membayar sewa gudang Rp 2.000.000 (jurnal: debit Beban Sewa Rp 2.000.000, kredit Kas Rp 2.000.000).
Saat diposting ke buku besar Kas, urutannya: saldo awal Rp 10.000.000, ditambah debit Rp 5.000.000 dari penjualan tunai menjadi Rp 15.000.000, lalu dikurangi kredit Rp 2.000.000 dari pembayaran sewa menjadi Rp 13.000.000. Saldo akhir buku besar Kas per 5 September adalah Rp 13.000.000, seperti terlihat di tabel format buku besar di atas.
Transaksi yang sama juga diposting ke buku besar lain. Buku besar Penjualan menerima kredit Rp 5.000.000 pada 3 September, dan buku besar Beban Sewa menerima debit Rp 2.000.000 pada 5 September. Kalau ketiga buku besar ini (Kas, Penjualan, Beban Sewa) dan buku besar lain yang terlibat dikumpulkan salddonya ke satu tabel, itulah yang menjadi neraca saldo.
Mencari salah posting
Salah posting paling sering terjadi dalam tiga bentuk: memindahkan nilai debit dan kredit tertukar sisi, memindahkan ke akun yang salah, atau salah menghitung ulang saldo berjalan setelah baris baru masuk. Cara menemukannya:
- Cocokkan total debit di jurnal umum dengan total debit di seluruh buku besar untuk periode yang sama, keduanya harus sama persis.
- Jika neraca saldo tidak seimbang, hitung selisihnya. Selisih yang habis dibagi 2 sering menandakan satu angka tercatat di sisi yang salah (misalnya debit tertulis di kolom kredit).
- Jika selisih habis dibagi 9, kemungkinan ada transposisi angka, misalnya Rp 5.400.000 tertulis Rp 4.500.000.
- Telusuri kembali dari akun dengan transaksi paling banyak dulu, karena peluang salah posting lebih tinggi di akun yang sering dipakai seperti Kas dan Piutang Usaha.
Kesalahan yang sering terjadi
Selain salah posting di atas, kesalahan lain yang umum: lupa memindahkan satu baris jurnal sama sekali sehingga buku besar tidak lengkap, salah memilih akun karena nama akun mirip (misalnya Piutang Usaha tertukar dengan Piutang Karyawan), dan tidak mencantumkan referensi nomor jurnal di buku besar sehingga sulit menelusuri kembali sumber transaksi saat terjadi selisih di kemudian hari.
Kesalahan lain yang sering luput adalah menunda posting sampai akhir bulan. Kalau jurnal umum dibiarkan menumpuk berminggu-minggu sebelum diposting, saldo buku besar tidak mencerminkan kondisi terkini, sehingga pemilik usaha tidak bisa mengecek berapa saldo Kas atau Piutang Usaha yang sebenarnya saat dibutuhkan, misalnya ketika hendak memutuskan apakah bisa membayar pemasok tertentu hari itu juga.
Menunda posting juga memperbesar risiko lupa detail transaksi. Staf yang mengerjakan posting sebulan sekali cenderung lupa konteks di balik satu baris jurnal yang janggal, misalnya kenapa ada pembayaran sewa dua kali dalam sebulan, dibanding staf yang memposting harian dan masih ingat detailnya. Semakin sering interval posting, semakin cepat kejanggalan itu terdeteksi dan diperbaiki sebelum menumpuk jadi masalah besar di akhir periode.
Mengotomatiskannya dengan software
Posting manual dari jurnal ke buku besar adalah pekerjaan yang paling rawan salah tulis dan salah hitung, terutama kalau transaksi hariannya sudah puluhan sampai ratusan baris. Software akuntansi modern memposting otomatis begitu jurnal dibuat, sehingga buku besar dan saldo berjalan setiap akun selalu terbarui tanpa proses manual dan tanpa risiko tertukar sisi debit-kredit.
Di Sparta, setiap dokumen yang diposting, dari faktur penjualan sampai pembayaran ke pemasok, otomatis menghasilkan jurnal umum sekaligus memindahkannya ke buku besar masing-masing akun secara real-time, sehingga Anda bisa membuka buku besar Kas atau Piutang Usaha kapan saja tanpa menunggu tutup buku. Pelajari juga cara menyusun jurnal umum yang benar di cara membuat jurnal umum, langkah setelah buku besar yaitu cara membuat neraca saldo, dan gambaran besar seluruh proses sampai laporan akhir di cara membuat laporan keuangan. Kalau Anda ingin memahami bagaimana posting otomatis bekerja di balik layar, baca jurnal otomatis akuntansi modern.
