Backorder: Cara Mengelola Pesanan saat Stok Kosong

Backorder adalah kondisi ketika pelanggan melakukan pemesanan untuk barang yang stoknya sedang kosong, namun Anda tetap menerima pesanan tersebut dengan komitmen untuk mengirimkannya segera setelah barang tersedia. Berbeda dengan status habis stok biasa, backorder mencerminkan adanya permintaan aktif yang harus dipenuhi. Pengelolaan yang tepat memastikan Anda tidak kehilangan penjualan sekaligus menjaga kepercayaan pelanggan melalui transparansi estimasi pengiriman.

Dalam operasional distribusi yang kompleks, backorder sering kali menjadi tantangan administratif, terutama terkait sinkronisasi antara bagian gudang dan keuangan. Untuk mempermudah pemantauan stok secara real-time, banyak bisnis kini beralih menggunakan aplikasi stok barang terbaik yang mampu memisahkan antara stok fisik dan stok yang sudah dipesan oleh pelanggan.

Memahami Perbedaan Backorder dan Out of Stock

Banyak orang menganggap backorder sama dengan stok habis atau out of stock. Secara teknis, keduanya memang berarti barang tidak ada di rak gudang. Namun, perbedaannya terletak pada tindakan yang diambil. Pada kondisi out of stock, pelanggan biasanya tidak bisa melakukan transaksi. Sedangkan pada backorder, transaksi tetap berjalan, pembayaran mungkin sudah diterima sebagian atau penuh, dan antrean pengiriman sudah terbentuk.

Backorder biasanya terjadi karena lonjakan permintaan yang tidak terduga atau keterlambatan dari pemasok. Jika Anda sering mengalami hal ini, mungkin sudah saatnya Anda meninjau kembali perhitungan reorder point untuk memastikan pemesanan ulang dilakukan sebelum stok benar-benar menyentuh angka nol. Mengelola backorder membutuhkan ketelitian dalam mencatat janji kirim agar tidak terjadi tumpang tindih antar pesanan.

Langkah Mencatat Pesanan Tertunda Secara Akurat

Pencatatan backorder harus dimulai sejak Sales Order (SO) dibuat. Anda tidak boleh hanya mengandalkan ingatan atau catatan kertas. Di dalam sistem administrasi yang rapi, pesanan yang tidak bisa dipenuhi saat itu juga harus ditandai sebagai pesanan tertunda. Hal ini penting agar tim purchasing tahu berapa banyak barang yang harus segera dipesan ke supplier.

Berikut adalah langkah praktis mencatat backorder agar tidak membingungkan tim gudang:

1. 1Verifikasi jumlah stok fisik yang tersedia saat pesanan masuk.
2. 2Buat Sales Order dengan jumlah total yang diminta pelanggan.
3. 3Pisahkan baris item yang tersedia dan yang berstatus backorder jika sistem memungkinkan.
4. 4Input estimasi tanggal kedatangan barang dari supplier ke dalam catatan pesanan.
5. 5Pastikan status pesanan tetap terbuka (Open) sampai seluruh barang terkirim.

Jika Anda memiliki beberapa lokasi penyimpanan, pastikan untuk memeriksa manajemen stok multi gudang Anda. Bisa jadi stok yang kosong di gudang utama sebenarnya masih tersedia di gudang cabang, sehingga Anda bisa melakukan mutasi stok alih-alih memberlakukan backorder kepada pelanggan.

Strategi Pengiriman Sebagian dan Penagihan

Salah satu cara menjaga kepuasan pelanggan saat terjadi backorder adalah dengan menawarkan pengiriman sebagian atau partial shipment. Jika pelanggan memesan 100 unit dan Anda hanya punya 40 unit, kirimkan yang ada terlebih dahulu. Namun, langkah ini membawa konsekuensi pada administrasi perpajakan dan dokumen pengiriman.

Berdasarkan aturan perpajakan yang berlaku sejak 2025 melalui sistem Coretax, faktur pajak harus diterbitkan saat penyerahan barang atau saat penerimaan pembayaran, mana yang terjadi lebih dahulu. Jika Anda melakukan pengiriman sebagian, maka Anda wajib menerbitkan Surat Jalan dan Faktur Pajak sesuai jumlah yang dikirim pada saat itu. Jangan menggabungkan tagihan barang yang sudah dikirim dengan barang yang masih berstatus backorder dalam satu faktur jika pengirimannya berbeda waktu.

Komunikasi Estimasi ke Pelanggan

Masalah terbesar dalam backorder bukanlah stok yang kosong, melainkan ketidakpastian. Pelanggan biasanya bisa memaklumi keterlambatan asalkan mereka diberi tahu sejak awal. Jangan menunggu pelanggan bertanya di mana barang mereka. Segera hubungi mereka setelah pesanan divalidasi dan stok ditemukan tidak mencukupi.

Berikan estimasi tanggal yang realistis. Jika supplier menjanjikan barang sampai dalam 7 hari, katakan kepada pelanggan bahwa barang akan dikirim dalam 10 hari. Ruang waktu 3 hari ini berguna untuk proses bongkar muat, pengecekan kualitas, dan pengemasan ulang di gudang Anda. Kejujuran mengenai durasi tunggu jauh lebih dihargai daripada janji manis yang terus-menerus meleset.

Contoh Kasus Backorder di Bisnis Distribusi

Mari kita ambil contoh distributor alat tulis kantor (ATK). Seorang pelanggan memesan 500 rim kertas A4. Saat dicek, stok di gudang hanya tersisa 200 rim. Supplier kertas baru akan mengirimkan stok tambahan dalam waktu 5 hari kerja.

Langkah yang diambil distributor tersebut adalah:

• Menghubungi pelanggan untuk mengonfirmasi bahwa 200 rim bisa dikirim hari ini.
• Menginformasikan bahwa sisa 300 rim berstatus backorder dan akan dikirim 6 hari kemudian.
• Menerbitkan Surat Jalan pertama untuk 200 rim dan Faktur Pajak dengan PPN 12% sesuai nilai 200 rim tersebut.
• Mencatat di sistem bahwa masih ada kewajiban kirim 300 rim lagi untuk Sales Order yang sama.
• Setelah stok dari supplier datang, distributor segera memproses sisa 300 rim dan menerbitkan Surat Jalan serta Faktur Pajak kedua.

Dengan cara ini, pelanggan tetap bisa menjalankan operasional kantornya dengan 200 rim kertas yang ada, sementara distributor tidak kehilangan pesanan besar tersebut.

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Mengelola Backorder

Kesalahan fatal pertama adalah membiarkan stok menjadi negatif di sistem akuntansi. Beberapa bisnis sering memaksakan posting pengiriman barang padahal stok di sistem nol, dengan alasan barang fisiknya sebenarnya ada atau akan segera datang. Hal ini merusak keakuratan laporan keuangan dan audit log. Sebaiknya, gunakan sistem yang memiliki fitur pencegahan stok negatif agar data Anda tetap valid.

Kesalahan kedua adalah lupa menagih sisa pengiriman. Karena dokumen yang terpecah-pecah, sering kali admin keuangan melewatkan penagihan untuk pengiriman kedua atau ketiga. Tanpa sistem yang terintegrasi, pesanan backorder bisa terselip di antara tumpukan berkas dan tidak pernah terpenuhi, yang pada akhirnya merugikan arus kas perusahaan.

Mengotomatisasi Backorder dengan Sparta

Sparta membantu Anda mengelola backorder dengan lebih sistematis melalui aturan posting yang ketat. Secara default, Sparta mengaktifkan fitur cegah stok negatif untuk memastikan laporan audit Anda tetap bersih. Saat Anda membuat pesanan penjualan yang melebihi stok tersedia, Sparta akan mencatatnya sebagai komitmen pesanan tanpa langsung mengurangi stok fisik yang belum ada. Anda bisa menggunakan agen AI Tanya Sparta untuk bertanya, Barang apa saja yang masih berstatus backorder minggu ini?, dan agen akan menyajikan datanya secara instan.

Meskipun Sparta saat ini belum mendukung integrasi marketplace otomatis atau fitur batch/expiry, kemampuannya dalam menangani multi-gudang dan integrasi pajak Coretax sangat membantu bisnis distribusi dalam mengelola pesanan tertunda. Anda bisa dengan mudah memantau barang yang masuk dari pembelian untuk langsung dialokasikan ke pesanan pelanggan yang sedang menunggu.

Langkah Praktis Menata Administrasi Backorder

Untuk mulai memperbaiki cara Anda menangani pesanan saat stok kosong, mulailah dengan menetapkan kebijakan internal yang jelas. Tentukan siapa yang berhak menyetujui pengiriman sebagian dan bagaimana biaya ongkos kirim tambahan akan dibebankan. Jika keterlambatan adalah kesalahan internal, sebaiknya perusahaan menanggung ongkos kirim tambahan sebagai bentuk kompensasi kepada pelanggan.

Evaluasi juga performa supplier Anda secara rutin. Jika satu jenis barang terus-menerus masuk ke daftar backorder, itu tandanya Anda perlu mencari supplier cadangan atau meningkatkan batas stok minimum Anda. Dengan manajemen backorder yang rapi, stok kosong bukan lagi bencana, melainkan peluang untuk menunjukkan profesionalisme layanan Anda kepada pelanggan.