Apa Itu Buku Besar? Pengertian dan Contohnya

Buku besar adalah kumpulan akun (kas, piutang, persediaan, utang, penjualan, dan seterusnya) yang merangkum seluruh transaksi dari jurnal, dikelompokkan per akun, sehingga Anda bisa melihat saldo akhir masing-masing akun pada satu waktu. Kalau jurnal mencatat transaksi secara kronologis, buku besar menyusun ulang angka yang sama menurut jenis akunnya. Dari buku besar inilah neraca saldo dan laporan keuangan disusun.

Pengertian buku besar

Setiap kali Anda mencatat transaksi, langkah pertama adalah menjurnalnya di jurnal umum atau jurnal khusus, urut berdasarkan tanggal kejadian. Masalahnya, jurnal yang disusun kronologis tidak langsung memberi tahu berapa saldo kas atau berapa total piutang pelanggan tertentu sampai hari ini. Di sinilah buku besar berperan: setiap baris jurnal dipindahkan (diposting) ke akun yang sesuai di buku besar, sehingga semua mutasi kas terkumpul dalam satu akun, semua mutasi piutang terkumpul di akun lain, dan seterusnya.

Secara bentuk, buku besar tradisional memakai format T-account: sisi kiri untuk debit, sisi kanan untuk kredit, dengan saldo awal, mutasi, dan saldo akhir. Aplikasi akuntansi modern biasanya menampilkan buku besar dalam format saldo berjalan (running balance), yaitu tabel dengan kolom tanggal, keterangan, debit, kredit, dan saldo yang langsung ter-update setiap baris. Format saldo berjalan lebih mudah dibaca karena Anda tidak perlu menjumlahkan manual untuk tahu saldo pada tanggal tertentu.

Fungsi dan kegunaan buku besar

Buku besar punya beberapa fungsi praktis yang langsung terasa di operasional sehari-hari:

• Menunjukkan saldo akhir tiap akun (kas, bank, piutang, utang, persediaan, modal) pada tanggal tertentu tanpa harus menghitung ulang dari awal tahun.
• Menjadi dasar penyusunan neraca saldo, yang kemudian menjadi dasar neraca dan laba rugi.
• Memudahkan penelusuran (audit trail): kalau saldo piutang terasa janggal, Anda bisa membuka buku besar akun piutang dan melihat semua mutasi yang membentuknya.
• Membantu mendeteksi kesalahan input, misalnya jurnal yang salah akun atau salah nominal, karena mutasi yang tidak wajar biasanya terlihat begitu buku besar dibuka per akun.

Contoh buku besar di perusahaan dagang

Misalnya sebuah distributor alat listrik punya akun Piutang Usaha dengan saldo awal bulan Rp 40.000.000. Sepanjang bulan terjadi tiga transaksi yang menyentuh akun ini: tanggal 3, faktur penjualan ke toko A senilai Rp 15.000.000 (debit, menambah piutang); tanggal 10, pelunasan dari toko B sebesar Rp 20.000.000 (kredit, mengurangi piutang); tanggal 22, faktur penjualan ke toko C senilai Rp 8.000.000 (debit).

Buku besar akun Piutang Usaha akan terlihat seperti ini: saldo awal Rp 40.000.000, ditambah debit Rp 15.000.000 dan Rp 8.000.000, dikurangi kredit Rp 20.000.000. Saldo akhir bulan adalah Rp 40.000.000 + Rp 15.000.000 + Rp 8.000.000 - Rp 20.000.000 = Rp 43.000.000. Angka Rp 43.000.000 inilah yang akan muncul di neraca sebagai saldo piutang usaha, dan bisa Anda cocokkan satu per satu dengan tiga transaksi di atas kalau suatu saat perlu ditelusuri ulang.

Kesalahan umum seputar buku besar

Beberapa kesalahan yang sering terjadi, terutama pada pembukuan manual atau di Excel:

• Posting jurnal ke akun yang salah, misalnya biaya transportasi tercatat di akun biaya lain-lain sehingga laporan per akun jadi tidak akurat.
• Lupa memindahkan satu baris jurnal ke buku besar, sehingga saldo akun tidak pernah balance dengan neraca saldo.
• Mencampur transaksi dua perusahaan atau dua gudang dalam satu buku besar, yang membuat saldo per entitas sulit dipisahkan lagi.
• Mengedit saldo buku besar secara manual tanpa jurnal koreksi, sehingga jejak audit hilang dan sulit dijelaskan saat pemeriksaan pajak atau audit.

Bagaimana software akuntansi mencatat buku besar

Pada software akuntansi modern, buku besar tidak lagi disusun manual dari kertas kerja. Begitu Anda memposting sebuah dokumen, seperti faktur penjualan, faktur pembelian, atau bukti kas, sistem otomatis membuat jurnal berimbang dan langsung memposting ke akun-akun terkait di buku besar. Di Sparta, setiap dokumen yang diposting menghasilkan jurnal otomatis yang taat aturan akuntansi berpasangan, sehingga buku besar selalu seimbang dan Anda bisa membuka kartu buku besar per akun untuk melihat dokumen sumber di baliknya, mirip proses menelusuri contoh piutang di atas. Ini juga yang membuat agen AI Tanya Sparta bisa menjelaskan kenapa sebuah saldo bisa muncul, karena ia melacak balik dari buku besar ke dokumen aslinya.

Kalau Anda baru mulai belajar alur pencatatan dari nol, urutannya adalah jurnal khusus untuk mencatat transaksi berulang, buku besar untuk merangkum per akun, lalu buku besar pembantu kalau Anda perlu rincian per pelanggan atau per pemasok. Pelajari daftar lengkap istilah akuntansi lainnya di glosarium istilah akuntansi, atau baca bagaimana proses ini bisa berjalan otomatis di artikel jurnal otomatis akuntansi modern.