Analisis ABC Persediaan: Cara Mengelompokkan Barang

Analisis ABC persediaan adalah cara mengelompokkan barang berdasarkan kontribusinya terhadap nilai penjualan, di mana kelas A berisi sedikit SKU dengan kontribusi nilai terbesar, kelas B kontribusi menengah, dan kelas C mayoritas SKU dengan kontribusi nilai terkecil. Dengan pengelompokan ini, perhatian dan sumber daya pengelolaan stok bisa difokuskan sesuai tingkat kepentingan setiap barang terhadap bisnis.

Konsep Pareto

Analisis ABC berakar dari prinsip Pareto, di mana sekitar 80 persen nilai penjualan biasanya berasal dari hanya 20 persen SKU. Distributor dengan 2.000 SKU sering mendapati bahwa hanya sekitar 200-400 SKU yang benar-benar menyumbang mayoritas omzet, sementara ribuan SKU sisanya masing-masing berkontribusi kecil meski jumlahnya banyak. Pola ini konsisten muncul di hampir semua jenis bisnis dagang, dari toko sparepart, distributor bahan bangunan, sampai grosir sembako, meski proporsi persisnya bisa sedikit berbeda tergantung karakter industri masing-masing.

Langkah analisis ABC

1. 1Kumpulkan data penjualan setiap SKU selama periode tertentu, biasanya 6-12 bulan untuk gambaran yang representatif.
2. 2Hitung nilai penjualan tahunan setiap SKU (kuantitas terjual dikali harga jual atau HPP, tergantung tujuan analisis).
3. 3Urutkan SKU dari nilai penjualan tertinggi ke terendah.
4. 4Hitung persentase kumulatif nilai penjualan seiring bertambahnya jumlah SKU dari urutan tertinggi.
5. 5Kelompokkan SKU yang menyumbang sampai sekitar 80 persen nilai kumulatif sebagai kelas A, 80-95 persen sebagai kelas B, dan sisanya sebagai kelas C.

Contoh perhitungan

Misalkan sebuah toko sparepart punya 10 SKU dengan nilai penjualan tahunan sebagai berikut (disederhanakan dari ribuan SKU riil untuk ilustrasi): total nilai penjualan seluruh SKU adalah Rp 500.000.000.

Dari 10 SKU, hanya 3 SKU (oli, kampas rem, aki) yang sudah menyumbang 74 persen nilai penjualan, mendekati aturan 80/20. Tiga SKU ini masuk kelas A dan layak mendapat perhatian pengelolaan stok paling ketat.

Kebijakan per kelas

Contoh di bisnis distribusi

Distributor sparepart dengan 3.000 SKU yang menerapkan analisis ABC biasanya menemukan bahwa tim pembelian menghabiskan waktu tidak proporsional mengurus SKU kelas C yang kontribusinya kecil, sementara SKU kelas A yang justru krusial kurang mendapat perhatian rutin. Setelah menerapkan ABC, tim pembelian bisa mengalokasikan waktu peninjauan mingguan khusus untuk 200-300 SKU kelas A, sementara ribuan SKU kelas C cukup ditinjau setiap tiga bulan atau dipesan sekaligus dalam jumlah besar dari pemasok yang sama, sehingga waktu tim pembelian yang terbatas dialokasikan sesuai dampaknya terhadap bisnis secara keseluruhan.

Kesalahan yang sering terjadi

• Mengelompokkan ABC hanya sekali lalu tidak pernah diperbarui, padahal kontribusi SKU terhadap penjualan bisa berubah seiring waktu.
• Menyamakan nilai penjualan dengan volume unit terjual, padahal barang dengan volume tinggi tapi harga rendah bisa berbeda kelas dari barang bernilai tinggi tapi jarang terjual.
• Mengabaikan kelas C sepenuhnya, padahal beberapa barang kelas C tetap penting secara strategis meski kontribusi nilainya kecil, misalnya suku cadang pelengkap yang wajib tersedia untuk melengkapi penjualan barang kelas A.
• Menerapkan kebijakan stok yang sama untuk semua kelas, sehingga kelebihan sumber daya di kelas C dan kekurangan perhatian di kelas A.

Menggabungkan ABC dengan kecepatan perputaran

Analisis ABC murni berdasarkan nilai penjualan kadang perlu dilengkapi dengan kecepatan perputaran barang, karena ada barang bernilai tinggi yang jarang terjual (misalnya part mahal yang sesekali dibutuhkan) dan barang bernilai rendah yang sangat sering terjual. Menggabungkan kedua dimensi ini, kadang disebut analisis ABC-XYZ, membantu membedakan barang kelas A yang permintaannya stabil dari barang kelas A yang permintaannya fluktuatif dan butuh perlakuan pengadaan yang berbeda.

Sebagai contoh, oli mesin di kelas A biasanya juga punya permintaan stabil setiap bulan, sehingga cukup dengan reorder point standar. Sementara itu, part khusus yang kebetulan masuk kelas A karena satu transaksi besar dari proyek tertentu, tapi permintaannya sangat jarang di luar itu, sebaiknya tidak diperlakukan sama seperti oli mesin dalam hal kebijakan stok, karena risiko menumpuk jika dipesan ulang otomatis mengikuti pola oli mesin yang permintaannya konsisten.

Menerapkannya dengan software

Menghitung dan memperbarui pengelompokan ABC untuk ribuan SKU secara manual di Excel sangat memakan waktu dan cepat usang begitu pola penjualan berubah. Software seperti Sparta menyimpan riwayat penjualan setiap SKU secara otomatis dari setiap faktur yang diposting, sehingga laporan nilai penjualan per barang bisa ditarik kapan saja untuk memperbarui pengelompokan ABC tanpa rekap manual dari ribuan baris data.

Setelah pengelompokan ABC selesai, gunakan hasilnya untuk menyempurnakan perhitungan titik pemesanan ulang di economic order quantity, mengidentifikasi barang yang perlu dihabiskan di dead stock, dan menyusun kebijakan pengelolaan stok yang lebih luas di manajemen stok multi gudang. Untuk memilih sistem pencatatan stok yang mendukung analisis semacam ini, bandingkan pilihannya di aplikasi stok barang terbaik.

Sebagai langkah awal, coba terapkan analisis ABC pada satu kategori barang terlebih dahulu, misalnya hanya kategori sparepart kelistrikan, sebelum memperluas ke seluruh katalog. Pendekatan bertahap ini membantu tim memahami cara kerja analisis ABC dan menyesuaikan kebijakan stok tanpa harus mengubah seluruh sistem pengadaan sekaligus, yang berisiko menimbulkan kebingungan di tim pembelian dan gudang pada masa transisi.