Cara Mencatat Retur Penjualan: Jurnal, Stok, dan PPN

Cara mencatat retur penjualan yang benar adalah dengan membuat jurnal yang mengurangi pendapatan sekaligus mengembalikan barang ke stok dan membalik HPP-nya, lalu jika transaksi asli kena PPN, menerbitkan nota retur yang mengurangi PPN keluaran. Retur yang dicatat asal-asalan membuat laba dan stok sama-sama salah.

Jenis retur penjualan

Ada dua jenis retur penjualan: retur tunai, yang uangnya langsung dikembalikan ke pelanggan, dan retur kredit, yang mengurangi piutang usaha pelanggan karena pembayaran belum lunas. Keduanya mengembalikan barang ke stok, tapi sisi kas atau piutangnya berbeda.

Jurnal retur penjualan kredit

Untuk retur atas penjualan kredit, jurnal yang dibuat adalah mendebit akun Retur Penjualan (kontra pendapatan) dan mengkredit Piutang Usaha sebesar nilai barang yang diretur. Jika transaksi asli kena PPN, PPN Keluaran juga ikut dikoreksi.

Pembalikan HPP dan stok

Selain jurnal pendapatan, retur juga membalik jurnal HPP yang dibuat saat penjualan asli: mendebit Persediaan dan mengkredit HPP sebesar nilai pokok barang yang kembali, karena barang itu secara fisik masuk lagi ke gudang dan siap dijual ulang.

Nota retur dan PPN

Kalau faktur asli sudah menerbitkan faktur pajak, retur penjualan wajib diterbitkan nota retur yang menjadi dasar pengurangan PPN keluaran periode tersebut. Nota retur mencantumkan referensi faktur asli, jumlah barang, dan PPN yang dikoreksi, agar SPT Masa PPN periode itu mencerminkan penjualan bersih setelah retur.

Contoh perhitungan langkah demi langkah

Sebuah toko elektronik menjual satu unit mesin cuci seharga Rp 5.000.000 (harga sebelum pajak) dengan HPP Rp 3.500.000. PPN dihitung dari DPP nilai lain 11/12 dari harga, sehingga PPN yang dipungut adalah 11% x Rp 5.000.000 = Rp 550.000, dan total faktur Rp 5.550.000 dicatat sebagai piutang usaha.

Dua minggu kemudian pelanggan meretur separuh nilai barang karena cacat produksi, senilai Rp 2.000.000 dari harga sebelum pajak, dengan HPP proporsional Rp 1.400.000. PPN retur dihitung dengan rumus yang sama: 11% x Rp 2.000.000 = Rp 220.000, sehingga total nota retur adalah Rp 2.220.000.

Setelah retur, piutang pelanggan yang tersisa adalah Rp 5.550.000 dikurangi Rp 2.220.000, sama dengan Rp 3.330.000, dan laba kotor dari transaksi ini turun dari semula Rp 1.500.000 (Rp 5.000.000 dikurangi Rp 3.500.000) menjadi Rp 900.000 (Rp 3.000.000 dikurangi Rp 2.100.000) setelah proporsi retur diperhitungkan.

Kesalahan yang sering terjadi

Kelima kesalahan berikut adalah yang paling sering ditemukan saat memeriksa pembukuan bisnis dagang yang mencatat retur secara manual, dan semuanya berujung pada laporan keuangan atau SPT Masa PPN yang tidak mencerminkan kondisi sebenarnya.

• Hanya mengurangi kas atau piutang tanpa membalik stok dan HPP, sehingga laporan laba rugi turun tapi stok fisik tidak pernah dicocokkan kembali.
• Mencatat retur sebagai pengeluaran biasa alih-alih akun Retur Penjualan, sehingga laporan pendapatan kotor menjadi tidak akurat untuk analisis.
• Lupa menerbitkan nota retur PPN saat faktur asli sudah kena pajak, yang bisa menimbulkan selisih saat rekonsiliasi SPT Masa PPN.
• Meretur barang yang kondisinya sudah rusak total sebagai stok layak jual, padahal seharusnya masuk kategori barang rusak terpisah.

Retur penjualan tunai: bedanya di sisi kas

Untuk retur atas penjualan tunai, jurnalnya mirip tapi sisi kredit bukan Piutang Usaha, melainkan Kas atau Bank, karena uangnya memang langsung dikembalikan. Misalnya toko retail menjual barang tunai Rp 800.000 dengan HPP Rp 560.000, lalu pelanggan meretur seluruhnya karena salah ukuran. Jurnalnya: debit Retur Penjualan Rp 800.000, kredit Kas Rp 800.000, lalu debit Persediaan Rp 560.000, kredit HPP Rp 560.000. Karena transaksi tunai biasanya di bawah ambang wajib faktur pajak, langkah PPN sering tidak berlaku, kecuali toko tersebut memang menerbitkan faktur pajak atas transaksi eceran tertentu.

Menentukan batas waktu retur diterima

Kebijakan batas waktu retur, misalnya 7 hari untuk barang elektronik atau 24 jam untuk barang mudah rusak, sebaiknya tertulis jelas di faktur atau syarat penjualan agar tidak jadi perdebatan setiap kali ada klaim. Batas waktu ini tidak mengubah cara pencatatan jurnal, tapi membantu staf penjualan menolak retur yang sudah lewat batas secara konsisten, bukan berdasarkan kebijaksanaan masing-masing orang di hari yang berbeda.

Retur atas penjualan barang konsinyasi

Untuk bisnis yang menitipkan barang secara konsinyasi ke toko lain, retur konsinyasi sedikit berbeda karena penjualan baru diakui saat barang konsinyasi benar-benar terjual ke konsumen akhir, bukan saat dikirim ke toko penitipan. Jika barang konsinyasi ditarik kembali sebelum terjual, itu bukan retur penjualan dalam arti akuntansi, melainkan hanya perpindahan stok antar lokasi, karena pendapatan memang belum pernah dicatat atas barang tersebut.

Retur sebagian vs retur penuh

Retur sebagian, seperti contoh mesin cuci di atas, hanya membalik proporsi nilai barang yang benar-benar dikembalikan, sedangkan retur penuh membalik seluruh nilai faktur asli. Kesalahan yang sering terjadi adalah menghitung retur sebagian dengan proporsi kuantitas tapi lupa menyesuaikan harga jika transaksi asli sudah memakai diskon, sehingga nilai retur yang dicatat lebih besar dari yang seharusnya. Selalu ambil proporsi nilai bersih setelah diskon dari faktur asli, bukan harga daftar sebelum diskon.

Mengotomatiskannya dengan software

Sistem seperti Sparta menyediakan dokumen retur penjualan yang otomatis membuat jurnal pembalikan pendapatan, HPP, dan stok sekaligus, serta menghitung ulang PPN sesuai faktur asli tanpa perlu jurnal manual terpisah. Ini penting terutama untuk bisnis dengan volume retur harian, karena mengurangi risiko salah hitung di tengah kesibukan, dan karena dokumen retur selalu merujuk ke faktur asli, proporsi diskon otomatis ikut terbawa tanpa dihitung ulang manual.

Untuk memperdalam topik terkait, baca cara mencatat diskon penjualan, cara menyusun bagan akun agar akun Retur Penjualan tertata rapi, dan pelajari otomatisasi jurnal lebih lanjut di jurnal otomatis akuntansi modern. Panduan lengkap penyusunan laporan ada di cara membuat laporan keuangan.