Cara Membuat Laporan Laba Rugi Perusahaan Dagang

Cara membuat laporan laba rugi perusahaan dagang adalah menghitung penjualan bersih, menguranginya dengan harga pokok penjualan (HPP) untuk mendapat laba kotor, lalu mengurangi laba kotor dengan beban operasional untuk mendapat laba bersih. Bentuk ini disebut laporan laba rugi multi-step, dan cocok untuk toko atau distributor yang ingin tahu berapa margin dari barang dagangannya sebelum dipotong biaya operasional.

Kenapa laporan laba rugi penting untuk perusahaan dagang

Laporan laba rugi menjawab pertanyaan paling mendasar dalam bisnis dagang: apakah barang yang dijual bulan ini benar-benar menghasilkan untung setelah dikurangi seluruh biaya menjalankan usaha, bukan hanya sekadar ramai transaksi. Pemilik toko yang hanya melihat omzet bulanan tanpa menyusun laba rugi sering terkejut saat kas menipis padahal penjualan terlihat besar, karena omzet dan laba adalah dua angka yang sangat berbeda. Laporan ini juga menjadi dasar untuk laporan lain seperti neraca dan arus kas, serta dibutuhkan bank kalau Anda mengajukan kredit modal kerja.

Bentuk single-step vs multi-step

Laporan laba rugi single-step hanya menjumlahkan semua pendapatan, lalu mengurangi semua beban sekaligus, tanpa subtotal di tengah. Bentuk ini cepat dibuat tapi tidak memperlihatkan berapa laba kotor dari barang dagangan sebelum biaya operasional dihitung. Laporan multi-step memecahnya jadi beberapa lapis: penjualan bersih, HPP, laba kotor, beban operasional, sampai laba bersih. Untuk perusahaan dagang, bentuk multi-step jauh lebih berguna karena pemilik bisa langsung melihat apakah masalah ada di margin barang atau di biaya operasional yang terlalu besar.

Menghitung penjualan bersih

Penjualan bersih dihitung dari penjualan kotor dikurangi retur penjualan dan diskon penjualan. Retur penjualan adalah barang yang dikembalikan pelanggan, dan diskon penjualan adalah potongan harga yang diberikan setelah faktur terbit. Kedua pengurang ini penting dicatat terpisah dari penjualan kotor, supaya Anda bisa memantau berapa persen penjualan yang akhirnya kembali atau dipotong.

Menghitung HPP (harga pokok penjualan)

HPP dihitung dengan rumus: persediaan awal ditambah pembelian bersih, dikurangi persediaan akhir. Pembelian bersih sendiri adalah pembelian kotor dikurangi retur pembelian, ditambah ongkos angkut pembelian. Nilai persediaan awal dan akhir sebaiknya diambil dari kartu stok atau hasil stock opname, bukan perkiraan, karena selisih kecil di sini langsung mengubah laba kotor yang dilaporkan.

Menyusun beban operasional

Beban operasional mencakup semua biaya menjalankan usaha yang tidak langsung terkait harga pokok barang, seperti gaji karyawan, sewa toko atau gudang, listrik dan air, penyusutan peralatan, dan biaya lain-lain seperti transportasi atau alat tulis kantor. Kelompokkan beban ini dalam kategori yang konsisten setiap bulan, supaya laporan laba rugi antar periode bisa dibandingkan apel dengan apel.

Contoh perhitungan langkah demi langkah

Ambil contoh Toko Jaya Motor, toko sparepart motor, untuk periode Maret 2026. Berikut data mentahnya sebelum disusun jadi laporan laba rugi.

Langkah pertama, hitung penjualan bersih: 285.000.000 dikurangi 8.000.000 dikurangi 2.000.000 sama dengan 275.000.000.

Langkah kedua, hitung pembelian bersih: 190.000.000 dikurangi 5.000.000 ditambah 3.000.000 sama dengan 188.000.000. Barang tersedia dijual adalah persediaan awal 120.000.000 ditambah pembelian bersih 188.000.000, sama dengan 308.000.000. HPP adalah barang tersedia dijual 308.000.000 dikurangi persediaan akhir 133.000.000, sama dengan 175.000.000.

Langkah ketiga, hitung laba kotor: penjualan bersih 275.000.000 dikurangi HPP 175.000.000 sama dengan 100.000.000.

Langkah keempat, jumlahkan beban operasional: 35.000.000 ditambah 10.000.000 ditambah 3.000.000 ditambah 2.000.000 ditambah 2.500.000 sama dengan 52.500.000. Laba operasional adalah laba kotor 100.000.000 dikurangi beban operasional 52.500.000, sama dengan 47.500.000.

Langkah kelima, kurangi beban di luar operasional utama, yaitu beban bunga pinjaman bank 1.500.000. Laba sebelum pajak adalah 47.500.000 dikurangi 1.500.000, sama dengan 46.000.000. Sebagai catatan, kalau usaha Anda masih memenuhi syarat PPh Final UMKM 0,5% dari omzet berdasarkan PP 55/2022, pajak dihitung terpisah dari omzet penjualan bersih, dalam contoh ini 0,5% dari 275.000.000 sama dengan 1.375.000. Selalu cek dulu ke DJP atau konsultan pajak apakah usaha Anda masih memenuhi syarat tarif ini, karena aturan periode berlakunya bisa berubah. Laba bersih setelah pajak adalah 46.000.000 dikurangi 1.375.000, sama dengan 44.625.000.

Kesalahan yang sering terjadi

• Memasukkan retur dan diskon penjualan langsung ke beban, padahal seharusnya jadi pengurang penjualan kotor.
• Memakai nilai persediaan akhir dari catatan sistem tanpa dicocokkan dengan stock opname fisik, sehingga HPP dan laba kotor jadi bias.
• Mencampur beban operasional dengan beban di luar usaha inti, misalnya beban bunga digabung ke gaji karyawan, sehingga laba operasional terlihat lebih kecil dari yang sebenarnya.
• Lupa memisahkan pembelian aset tetap (misalnya rak atau komputer kasir baru) dari pembelian barang dagangan, padahal keduanya diperlakukan berbeda dalam pembukuan.

Mengotomatiskan laporan laba rugi dengan software

Menyusun laporan di atas manual tiap bulan cukup memakan waktu, apalagi kalau jumlah transaksi penjualan dan pembelian sudah ratusan per bulan. Software akuntansi yang mencatat setiap faktur penjualan dan pembelian sebagai jurnal otomatis bisa menyusun laporan laba rugi multi-step ini secara real-time, termasuk breakdown HPP per barang. Sparta misalnya punya fitur laporan laba rugi multi-step dan multi-periode yang tersambung langsung ke setiap faktur dan kartu stok, sehingga angka HPP tidak perlu dihitung ulang manual tiap akhir bulan.

Kalau Anda baru mulai menyusun laporan keuangan lengkap, mulai dari panduan umum cara membuat laporan keuangan, lalu lengkapi dengan cara membuat neraca dan cara membuat laporan arus kas, karena ketiga laporan ini saling terkait dan idealnya disusun dari data yang sama setiap bulan.